以信息促规范

宋思思

摘要：高校后勤档案工作是高校后勤保障工作的重要组成部分，特别是在当下高校规模不断扩大的情况下，档案信息数量叠加，信息化程度也不断加深，因此，以信息化建设为主要突破口，厚实学校档案的基础业务工作已成为各大高校在促进自身档案管理改革和创新上的重要手段，甚至已经成为高校管理信息化的重要组成部分。本文即以高校档案信息化建设为抓手，着重分析档案管理信息化的背景，出现的相关问题，更新对高校档案管理工作的认识，使学校档案真正做到方便、准确、快捷，继而更好的发挥其后勤保障和服务作用。

关键词：高校；档案管理；信息化；规范化；制度建设

一、高校后勤档案管理的信息化背景

教育部在制定的《国家中长期教育改革和发展规划纲要》中提出要“加快教育信息化进程”的要求，并专门指出要在管理与社会服务信息化开展专门研究与探讨。由此可见，高校档案管理信息化已经成为高校档案管理的特色管理模式，是高校档案工作改革和创新的必然趋势，是我们不可忽视的重要背景。

后勤档案信息化的背景冲击意味着档案管理模式从档案的原有实体性管理转变为以档案信息为焦点，这就要求我们转变单一的实体档案管理方式，更加强调利用数据库传输技术、高速扫描技术、数据压缩等技术，将纸质文件、音视频文件和归档电子文件组织成系统信息库，再结合互联网的应用，建立全方位的数字档案馆。这是信息时代的发展要求，因此档案管理也必须与信息化进程相联系，这对于档案管理工作可以说是一个全新的变革。它不仅大大提高了档案管理的水平和使用效率，而且在一定程度上降低了人力劳动强度。当然，这一发展过程需要高校根据有关档案管理办法的要求和有关法律法规的要求，以坚持信息化管理方向为重点，形成档案标准化管理体系，也只有这样，才能真正促进档案的管理规范化。

二、高校后勤档案管理信息化进程中的问题

在高校档案管理信息化的大背景大趋势下，在以信息化促规范化的进程中依然面临许多问题，当前我国高校档案管理信息化存在的问题主要有以下几点：

第一，制度機制问题。不仅仅是关于档案管理信息化的有关制度不健全，即使是档案实体管理本身的机制、制度都需要进一步地细化。当然，信息化的应用也需要我们统一尺度标准，比如字符编码标准、信息转换标准等等，毕竟只有标准统一，才能使传统档案数字化标准的保存、利用和传输成为可能。另外，随着网络化、信息化和数字化的发展，网络的脆弱性和潜在的威胁也越来越突出，而高校档案的信息化管理毕竟还处于探索阶段，网络黑客也成为高校档案信息发展的无形杀手，档案的数字化、信息化要求还不清晰、不完善，档案的保密性和安全性也得不到充分保障，所以有必要完善高校档案数字化与信息化的相关标准，促使整个信息化进程有章可依，有规可循，这也是高校档案管理规范化的应用之义。

第二，人才队伍问题。在高校档案化发展的进程中，缺乏与现代化发展相适应的复合型管理人才。档案工作在高校的各项工作中处于基础性的保障地位，不容易有较为突出的工作成果，任务量大，工作也比较繁杂，这使档案工作岗位在优秀人才的吸引力度上有限，人才队伍的梯队建设有待加强，人员对于信息化的应用能力也需进一步提升。

三、以信息促规范的意见建议

如何在加速高校档案信息化的进程中，实现对档案管理规范化水平的进一步提升，需要管理人员和具体工作人员加强对工作的改革创新力度的重视程度，在正视我们论述的上述问题的基础上，从以下三个方面着手改进信息化和规范化建设工作。

一是要加大投入，加强相关的软硬件设施建设。毕竟档案信息管理必须与计算机、互联网等有效结合，这些是实现高校档案管理工作信息化的基础。所谓“巧妇难为无米之炊”，因此，从硬件条件出发，兼顾软件建设，加大经费投入，改变基础设施的相对陈旧、落后条件是我们进行下一步工作的基础。

二是建立与实际档案信息化情况高度匹配的档案管理制度，创新档案管理机制，实现档案的有效管理，特别提高数字化管理水平。这其中一方面要完善已有的档案实体管理制度，另一方面要特别针对信息化新增的软件，如管理软件、查询软件等等尽快出台相关的制度性规定，从而从制度机制上提高高校档案管理的信息化水平。

三是提高管理人员的综合素质，特别注重培养具有强烈的责任感（特别是保密意识和职业意识），扎实的计算机知识和档案管理知识的复合型人才，可以考虑根据自身实际情况，制定相应的激励政策，调动档案管理人员的积极性和主动性，使他们主动做到知识结构的自我提升，适应现代档案管理工作。

参考文献：

[1]关媛瑞.浅谈大数据时代背景下的档案管理[J].中国管理信息化，2016，19（20）：179-179.

（作者单位：华北理工大学）