电子档案管理与档案管理信息化建设

乌兰格日乐

摘 要：电子档案作为档案信息化建设的重要组成部分，对于提高信息化建设的规范性和可靠性有着十分重要的作用，能够提高档案处理的高效性。电子档案对于各行各业都有十分重要的影响，但每个行业的档案管理方式都不相同。本文从交通运输、医疗及教育领域三方面进行分析，为电子档案的建设与管理提供相应建议。

关键词：电子档案管理；信息化建设；管理能力

中图分类号：G72文献标识码：B文章编号：1672-1578（2018）02-0005-01

引言：档案信息化建设主要就是转变信息保存方式，将实体保存的档案转变为数字化信息保存，从而使得档案信息保存更加安全、久远，真正实现档案资源合理利用，提高档案管理能力。目前我国很多档案管理部门都已经实施档案信息化管理方案，但是总体建设水平还较差，并且在建设过程中十分容易受到其他因素的影响，导致档案管理能力降低。因此本文就要找出目前的档案管理信息化建设中出现的问题并提出相应的解决方案。

1.电子档案与传统档案管理的差异

1.1管存空间不一样。传统档案一般都分类存放于档案盒中，然后放置在档案室进行统一保存管理。而电子档案的管理方式比较多样化，一部分电子档案是采用在线集中的方式，然后将电子文本转移到具体的信息地址進行管理；一部分是通过掌握其信息地址进行管理与保存；还有一些是将电子信息保存到磁带、光盘之中，然后在进行统一管理。

1.2管理保存技术不同。传统档案对于保存环境有一定的要求，需要做好室内的温度、湿度以及防火等技术控制，这样才能保证档案保存的安全性。而电子档案管理是通过技术手段进行信息收集与管理，因此就会对电子信息管理技术有一定的要求。电子档案管理的优势明显大于传统档案管理，但是在管理过程中电子档案也比较容易受到磁场、污染等影响，并且电子计算机还会有病毒侵入的情况出现，硬件系统也需要定期升级更新与维护，这些都会影响到电子档案的调取、识别等情况。

1.3档案利用效能不同。传统档案保存的专题性及系统性特点都比较强，但是在提取档案期间查找比较费时间，时效性较低。而电子档案抽取档案就可以快速搜索提取，迅速的为使用者使用，并且电子档案还可以使用在线传输的方式传送，这样就没有了地域空间及时间的限制，可以实现电子档案信息数据共享，从而让人们使用的更加方便快捷。

2.档案工作信息化建设中电子档案管理的应用

档案工作信息化建设是顺应时代发展衍生出来的产物，是全面运用现代化信息技术对资源信息的采集，处置，管理，利用，为我们的工作、生活及国家服务。电子档案管理集中了档案工作信息化建设的核心内容，在实际应用中必不可少。

2.1电子档案管理在交通运输管理中的应用：在交通运输管理中会涉及大量的资料信息，信息电子化就能帮助工作人员更加及时准确的获取信息，提高了交通运输信息数据的管理效率，更深入推进了档案工作信息化建设。例如：车辆管理，随着人们物质生活水平提升，购买车辆的的人越来越多，传统纸质档案转化为电子档案后，存储信息更加全面，档案信息查询上有了很大的便捷性，对于车辆的违规情况，年审情况等各地监管部门可迅速提取信息；同时，电子档案开放在相关平台上，供车辆拥有者或驾驶人查询并及时遵循交通管理条例处理车辆问题，大大提高了交通运输管理的协作性和效率。在针对交通运输档案管理的需求中，科学合理的分类规则最为重要，根据资料的性质，可以分类为：车辆基础情况档案，违规记录档案，道路监控情况，案件档案等，下面可具体设置对应个人的信息，建立对应分类模式，推进完善交通运输档案工作信息化建设的效果。

2.2电子档案管理在医疗档案管理中的应用：医院的档案管理主要就是对于医疗案例及文献的保存及管理，电子档案在医院档案管理中的应用能够帮助医护人员更加及时的调取档案信息，使医护人员更加及时准确的确认患者病情。人们在实际就医过程中，不在同一地方看病的情况很多，医疗档案信息化就显得非常重要，对于有些疾病，医生需要调用病人病史，正确判断病人病情，规范的电子档案管理手段，能及时查找并完整真实呈现病况记录，否则有可能影响病人就医甚至造成重大医疗事故。与此同时，建立规范的电子档案管理制度，能让医疗档案信息建设工作稳步前进，避免在档案信息化建设中隐私的泄露，这对于病人十分重要，在档案管理中尤为需要重视。

2.3电子档案管理在教育管理中的应用：大数据时代背景下，学生的知识吸取，学校的教育手段有了翻天覆地改变，信息的大量涌入，对人才的综合素质要求也不断在提高。教育中，我们的教学资料档案从以往单一的课本，发展成现在多样化的全息资源，主要集中表现为在信息化资料。如何管理好这些学习资源，提供给学生全面便捷的学习资料库，需要完善的管理系统。目前，除了我们学校图书馆管理系统中应用的电子档案检索查询管理模式，还有学习资料的共享盘管理，包括共享内容的上传审核，下载使用等，以及相关内容的分类办法。

3.电子档案管理的趋势和方向

在信息化浪潮下，目前的现状是计算机和信息技术的普及带来电子档案的普及，涉及各行各业各个领域，形式丰富多样，信息化基本的大环境和设备已形成。作为信息化的重要内容载体，档案信息化建设的工作日趋重要，电子档案信息化技术水平和管理水平很大程度影响到各行业领域的发展能不能跟上时代的进步需求。在档案管理的技术和方式不断迭代更新的趋势下，信息的收集，存储，提取，使用越来越快捷方便且智能化，最终都是为了更好服务社会。

4.结语

在目前大数据的影响下，出现了各种高端信息技术，例如物联网、云端、数据库等，这些都为电子档案的建设提供了方便。电子档案管理在我国已有较明确的相关管理标准，但是还需要根据时代的不断发展变化，进一步完善相关法律法规。面对如此大的社会需求，对于档案管理人员也提出了更高的要求，需要档案管理人员不断的学习相关知识及技术，为电子档案管理提供更加有力的技术支持。

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