新时期教学秘书在高校教学管理中的地位和作用

郝举红 姜峰

摘要：教学管理工作是影响高等学校教学工作质量的重要因素之一，而教学秘书在教学管理工作中的起着举足轻重的作用。教学秘书是连接学校教学管理部门和二级分院之间的重要桥梁，同时也是联系教师和学生之间的纽带。在教学管理中，教学秘书承担着重要的工作职责，更是扮演着多重角色。因此，本文對教学秘书在高等学校教学管理中的地位和作用进行简要的分析，以便更好的促进教学管理工作的进行。

关键词：高等学校；教学管理；教学秘书

本科教学合格评估对我们而言是现阶段工作中的重点，为了顺利的迎接合格评估，学校为我们提供了培训学习的机会。通过培训让我进一步对自己的工作性质、岗位职责和在教学管理中的地位及作用有了深刻的认识。教学工作对民办普通高等学校来说，仍然是办学的重中之重。教学管理工作则是教学工作中的不可忽视的一环，教学管理工作直接影响着教学质量，甚至进一步影响高校人才的培养。教学秘书是管理工作的重要执行者、管理者和协调者。在合格评估的大背景下，在我们实施二级分院的教学管理下，教学秘书的工作范围广泛扩大，教学秘书承担的工作量日益增多，教学秘书的角色定位更加丰富。同时，教学秘书的工作质量直接反馈到学院教学工作的成果上来。因此，我校的现状对教学秘书的工作提出了更精、更高、更新的要求。

一、高等学校教学管理中教学秘书的地位

在高校的教学管理中，二级分院承担着日常教学管理工作，教学秘书是二级教学单位中最基层的管理者和组织者，始终位于第一线的执行层，需要和学校各职能部门和教师、学生接触，这就决定了教学秘书角色定位的多样化。

第一是校内关系的协调沟通者，二级分院的教学管理工作离不开学校多个部门和管理层的支持，教学秘书是搭建这些部门和二级分院之间关系的协调者和沟通员；第二是师生的服务者，教学秘书需要为教学主管部门（例如教务处、督导处）和教学领导提供服务工作（例如各种信息数据的提供）；第三是领导的助手，需要将领导需要的各种资料整理、收集、统计供各级领导参考；第四是教学工作的基层管理者，高校的日常管理工作范围比较广泛、工作繁多，例如各种教学资料的归档、教学计划的实施、课程和考试的安排等等这些都是由教学秘书来完成的。总而言之，教学秘书虽然一直没有受到学校教学管理的重视，但是却一直在承担着教学管理中不可或缺的角色工作。

教学秘书的工作繁重，大到参与新专业的申请、建设规划，人才培养方案的制定，期末考试、国家英语四级考试的安排，小到教材的预订、课程的安排和外聘教师的邀请，以及各种通知的发布等等这些大大小小的教学事务，都离不开教学秘书的辛勤劳动。教学秘书的工作性质决定了教学秘书的地位是平凡的却不可或缺的，秘书的发展和教师队伍和辅导员队伍的建设发展一样重要，但是，许多民办院校在教学秘书队伍的建设和发展的问题上还存在很大的漏洞。首先，教学秘书奖励体制的不健全，让教学秘书在工作中感受不到这个职位带来的成就感和幸福感。其次，教学秘书的个人发展方向单一，晋升空间小。与专任教师相比，教师队伍的壮大与教学秘书的职业发展形成鲜明对比，教学秘书每天投身于繁杂的教学行政事务中，缺少个人提升的机会，再付出和收获不对等的条件下，教学秘书的职业地位更是占据下风。再次，高等学校的最核心的工作就是教学，教学秘书便是核心工作的最重要的执行者。最为最基层的管理服务人员，教学秘书的工作千头万绪，身兼数职。但是很多教师和领导对教学秘书的工作存在误解，认为教学秘书的职位是可有可无的，专业化要求不高。恰恰相反，教学秘书的工作对所有的教学管理工作的影响无处不在，秘书工作的质量直接影响到教学工作的质量高低。

二、高等学校教学管理中教学秘书的作用

2.1沟通和协调作用

教学秘书是学校教务处和各二级分院之间的桥梁，其沟通作用主要体现在教学相关的信息在各部门的上传下达中，关系到学校、分院上下级信息的畅通；二级分院和上级教学主管单位教务处之间存在的传达与反馈；教师与学生之间各类教学事务的协调，如调串课、参加会议、请假等；分院与分院之间；专业与专业之间；教师与教师之间；学生与学生之间的关系，保障高校各部门之间工作的协调开展，协调好基层教学单位内部的教学管理活动，有效发挥其处于教学管理工作中的协调作用。

2.2服务作用

尽管高校教学秘书是管理者，但其职位的性质要求秘书需要为学校教师和学生提供服务。教师、学生在学校遇到的绝大部分问题都需要靠教学秘书解决。应该说，具有管理与服务双重身份的教学秘书在高校中具有不可忽视的重要作用。一要服务领导，辅助领导处理分院各项教学事务；二要服务教师，合理安排教学计划，帮助教师办理调串课、请假手续等事务；三要服务学生，提供学生成绩的查询、打印、身份证明，并积极主动与学生有效沟通，以人为本地帮学生解决问题。

如果教学秘书不能够有效地进行工作，就会使得高校教学管理工作脱节，导致协作、沟通障碍，进而影响到正常教学秩序的开展。因此，高校教学秘书是高校师生的“服务者”，他们为高校师生做好服务工作，确保师生们毫无后顾之忧进行教学与学习。

2.3管理作用

高校教学管理队伍中教学秘书是最底层的组织者，教学秘书的组织和管理作用是工作的重中之重，教学秘书大部分的工作是根据人才培养方案实现课程的合理安排，工作内容绝大多数是在教师和学生的管理方面。主要包括参与教学计划和教学任务的制定与学生学籍管理；参与校内校外各类考试、成绩及试卷的管理、毕业设计（论文）的审核、实践实训课程以及毕业实习的管理等。教学秘书为教师提供教学服务、为学生课程等日常事务提供服务，因此要求其发挥在教学管理中的服务和育人作用。

2.4信息传递作用

教学秘书应该对学院领导、教学主管部门（教务处）所下达的各项方针政策、规章制度要及时、准确地传达给二级分院的各教研室和学生，为了能够高效、准确地传递教学信息，通常情况下教学秘书需要建立一个个信息传递体系例如：QQ群和微信群并对其进行管理。高等学校各分院、各职能部门之间存在大量教学管理文件、教学资源等，教学秘书及时传递这一类信息是避免教师课程安排出现冲突的主要途径。除此之外，还要将学校其他各职能部门例如科研处、督导处、工程实训中心等部门的通知和教学计划，及时传达给各教研室和学生，辅助教学计划的有序开展。在高校教学管理过程中，教学秘书是否能发挥其信息传递功能是各二级分院工作的是否能有序开展的基本保障。

总结

在民办高等学校教学管理工作中，教学秘书的工作系统性较强，覆盖范围较广，其在高校教学管理工作中的角色相对较为特殊，发挥着承上启下的关键作用。随着我国教育教学改革工作的不断推进，民办高等学校教学管理工作的不断强化、不断深入，教学秘书作为一线教学管理人员，其工作质量直接影响高校的教学质量，不断提高教学秘书的工作地位，重视秘书的管理作用，才能促进我国民办高等学校教育事业的长足发展。

参考文献

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[2]高威.浅议高校系部教学管理中教学秘书作用的发挥[J].教育界，2014，（4）：5-5

[3]江晓春.高校教学秘书在教学管理中的协调工作及作用.林区教学，2017，（5）：121-123

作者简介：郝举红（1980——），女，硕士研究生，讲师，研究方向：教育教学。

姜峰（1986——），女，硕士研究生，讲师，研究方向：教育教学。

基金项目：黑龙江省教育科学“十三五”规划2018年备案课题“大学生创新创业能力培养研究”（项目编号：GJC1318160）阶段性成果。

（作者单位：哈尔滨远东理工学院）