人事档案信息化管理与服务工作之探析

张青松

摘要：信息化时代要求人们努力从生活中去挖掘各种各样的信息，这就需要我们去解决如何打造人事档案管理信息化建设，人事档案管理工作是一项系统、耗时多、复杂程度高的工作，信息数字化是其发展的必然选择。在进行档案管理信息化建设过程中，需要档案管理部门的工作人员积极地进行参与，同时需要全体部门的人员进行积极的配合，并且对于管理过程中产生的问题进行分析，并采取针对性的措施。推动人事档案信息化管理，使干部人事档案能够适应干部工作的需要，适应干部人事档案管理服务的新要求。

关键词：人事档案；信息化管理；探析

1 人事档案管理信息化建设的重要性

1.1 干部人事管理的需要

干部人事档案对优秀干部的考察、识别、培养、任用可以提供重要的依据，同时对加强干部队伍建设，促进工作的监察、党政管理具有重要的意义。进行干部人事档案信息化可以提供人员数据库服务，对干部人事的个人履历表、人员基本信息、干部职位变动等相关资料能够快速地查询，使领导和相关部门对干部队伍的整体情况进行整体的把握和掌控。

1.2 流动人员人事管理的需要

随着流动人员人事档案逐年递增，流动人员人事档案管理信息化的建设尤其重要。档案管理的信息化极大方便了工作人员和服务对象，降低了工作量，提升了服务效率。比如应用系统智能分配方法来管理库房，使得人事档案出入库更加简便、快捷、高效和准确，让库房管理工作变得更加简单，库房空间利用更加充分合理。通过档案信息化可实现档案系统与互联网数据的实时同步。同时，还可以通过扫二维码查询网络数据，具备防伪验证功能。

1.3 人事信息的利用率得到了提高

传统的人事档案管理，对档案的查询工作比较费时费力，同时其准确度也较低，存在人事部门对档案更新不及时的情况，例如有些人员已经离职，却没有及时对其等资料进行处理等情况。在进行人事档案信息化建设中，可以通过计算机对人事档案进行管理，提高档案工作的工作效率，信息化建设可以直接对档案信息资源进行分类、分析、提取，和传统的档案管理相对比，更容易保存、查询、修改，提升了档案的管理的效率，降低了档案管理的成本。

2 当前存在的一些问题

2.1 人事档案管理的模式过于单一

当前，人事档案管理工作虽有运用了先进的信息化技术，但却没能建设统一的人事管理系统。目前的档案人事管理工作的模式比较单一，有一些单位部门比较多，每个科室都有独立的档案管理，没有专门的人事部门进行管理，也没有统一固定的模式，信息化管理工作仅仅是部门内部的合作，忽略了职工层次的多样性，管理工作的方式不够灵活，内容不够丰富。

2.2 档案造假现象有禁不止

目前在干部档案管理中还存在一些造假的行为，干部档案是进行干部考察的重要依据，目前，有很多的法律法规的对造假行为有所遏制，但是仍然不能杜绝。干部履历主要包含年龄、工龄、党龄、学历、工作经历和干部身份这几个方面，干部履历造假主要之中在年龄、经历经验、学历。甚至有的档案内容只有性别是真的，其他的都是假的。

2.3 档案专业人员待遇有待提升，队伍建设有待加强

档案管理人员的政治和业务素质参差不齐，特别是对信息化建设的认识不够。有的档案工作人员专业知识学习不够，没有很好掌握现代信息管理技术，知识面有待进一步拓宽。干部人事档案工作人员在干部档案建设和管理工作中任务重责任大，但是他们的职级别待遇普遍偏低。要妥善解决他们的职级待遇，在职务职级的晋升，在职称评定等方面给予照顾，保持队伍相对稳定。对那些为档案工作做出贡献的同志给予表扬和奖励。

3 档案信息化管理对策研究

3.1 健全优化档案管理制度

按信息化的要求优化干部人事档案收集制度、鉴别归档制度、查（借）阅制度、档案转递制度、保密制度等。档案管理人员运用信息化更好地对每一份收集上来的材料进行鉴别、甄选，确保干部档案真实、准确。档案管理人员要坚决做到“五不查”、“四不借”、“三不转”，即无介绍信不查、非正式党员不查、涉及本人不查、牵扯家属不查、未经领导批准不查；未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，亲属档案不借；个人带档不转，没有调令不转，材料不全不转，有效提高档案的准确性和工作效率。

3.2 强化法规建设严肃档案纪律

組织人事部门，要强化人事档案管理意识，在进行人事档案管理工作中，要根据国家的法律法规的，对档案管理的制度进更新，对人事档案工作进行研究，创立档案管理体系，增加档案管理的信息化进程，注重档案管理目标和信息化的连接。在进行档案管理的各个环节进行严格的控制，尤其是档案的存放、调阅等环节更是不能忽视，实行责任制，有专人负责，将各项措施落实到位，强化法规建设严肃档案纪律严禁造假，以便档案能够更好的得到管理与保护。

3.3 加强档案人才队伍建设

干部档案工作人员在干部档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任。各级组织要加强档案工作的领导，要注意加强档案工作队伍的建设。人事档案管理人员必须有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。在加强人事档案管理人员思想教育的同时也要加强档案管理人员的培训工作，要不断开展继续教育，加强管理人员的信息化培训，普及现代知识教育，培养信息化管理理念，改善他们原有知识结构，丰富档案管理者专业知识能力，将传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档能力结合起来。培养出一支政治可靠、技术过硬、专业协调、结构合理的信息化人才队伍。使人事档案管理工作的信息化水平进一步提高。

4 结语

应用信息化管理技术手段，实现了查询快速化、信息管理标准化、证明出具规范化、数据统计精准化和权限分配科学化，可以在减少对原始档案损害的同时提升档案管理的服务效率、管理水平，增加原始档案的利用价值。人事档案管理信息化还可以促进人事档案管理的转型。因此，研究人事档案的信息化建设对机关和服务就显得具有积极的现实意义。

参考文献：

[1]张晓莉.人事档案管理信息化建设的策略研究[J].知识文库，2016，23：232.

[2]董爱华.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].鸭绿江（下半月版），2016，12：279.