房产档案管理的信息化建设

王彩虹

随着城市化进程的逐渐加快，昌吉市在进行实际的房产档案管理过程中，由于存储数量的不断增多，大大增加了管理人员的工作量。因此，推动房产档案管理工作的信息化建设，不仅能够优化信息管理流程，减少工作失误，还能提升资源的利用效率，促进档案管理制度化和信息化水平的建设。

1 当前昌吉市房产档案管理存在的问题

1.1 抗风险能力较低

在房产档案管理过程中，房產档案等资料是重要的信息交易凭证。但是从目前来看，昌吉市房产档案资料的抗风险能力还较低，一旦受到外界自然因素或是人为因素的限制，就难以保证资源信息的准确性和真实性，对档案资料的管理带来负担。具体的原因主要是由于昌吉市位于新疆地区，受到经济条件的限制，虽然房产档案管理部门做好了基本的部署和管理工作，但是由于档案室等基础设施的不健全，容易遇到一些不可抗力的因素，产权档案的抗风险能力就会大大降低，产生各种后续问题。

1.2 档案资料信息不够完整

在昌吉市，由于房产档案管理人员很少参与到实际的房产管理业务中，平时的工作只是做一些登记业务的处理等，并没有真正从事到档案管理的全流程工作中。因此常常会出现这种情况，明明房产审批手续已经完成了，相关证件也已经签发完毕，但是档案管理人员在归档过程中却发现其中缺少必要的资源信息。再加上想要补齐相关资料具有相当大的困难，因此常常造成房产档案信息的不完整，为实际的管理工作带来阻碍。因此，如果档案管理人员不能及时应用信息化手段对这些问题进行优化和总结，就会使类似问题持续恶化下去，加大与其他城市的发展差距。

1.3 房产档案管理的形式单一

想要保证房产档案信息的完整性，除了要保证文字和图片信息之外，还应该有一些录音和视频等资料作为凭证。但是随着时代的发展和社会的进步，真这些资料已经无法满足人们的需求，再加上房产档案信息的特殊性，在保存过程中需要一种新的载体形式，也就是信息化处理流程，一旦该流程发生问题或出现故障，将大大提升房产档案管理成本。因此，对于一些特殊资料的管理，应该要聘请专业的管理人员，制定科学合理的管理制度，从而满足昌吉市的社会发展需求。

1.4 房产档案管理缺乏科学理论的指导

当前，昌吉市在办理房产档案管理工作中，登记、管理和财务等流程都在同一个办公区域完成，往来的人员众多，缺乏统一的管理制度和规划。再加上办理现场缺乏专业的监控体系和人员指导等，使得房产档案在办理过程中存在一定的漏洞，如果管理人员疏忽办理，就会造成严重的经济损失，不利于社会的发展。

2 促进房产档案管理信息化建设的方法

2.1 实现信息化精细归档

促进房产档案管理的信息化流程是办理现代房产工作的主要手段。因此在实际的管理过程中，应该认识到工作细分，尤其是归档工作的重要性。管理人员首先要对事先已经拟定好的资料进行搜集和分析，对当前已有资料进行审核和分析，在技术人员的鉴定之下，保证这些信息资料的完整性。同时，管理者还应该及时调取审查室的档案资料，确保存储档案信息的完整性和简洁性，处理好其中不必要的内容，使内容清晰，定期做好排序和整理工作。最后，管理者还应该进行数字化和信息化的档案录制工作，录制过程中需要有专业人员的监督，对信息进行细致的检查，防止录入错误造成重要经济损失。

在完善上述工作的同时，也应该保证档案管理的事前控制工作，第一，强化对房产档案资料的审核管理，相关人员在登记的过程中要保证各类信息都是合法有效的，并根据提供的文件资源类型进行整理和分类，并按照相关流程填写报表；第二，房产资料的形成要具备合法性，申办人在办理业务之前，需要根据相关法律规定填写并补齐资料，本人亲自到场签字或盖章；第三，对产权资料的移交进行管理，也就是在资料交接的过程中，管理者需要进行再一次审查，发现资料不足或失真，应该查明原因并补齐资料。

2.2 促进房产档案管理的制度化

促进房产档案管理的制度化是提升管理质量的关键性因素。因此，管理者应该结合昌吉市房产管理部门的特点，以及当地房地产开发的实际特征，建立完善的管理体制和制度，其中包括对相关资料的登记、审查、归档以及认定等工作等流程，在全面提升房产档案管理质量的同时，还应该建立信息化管理制度，在办公室安装监控系统，一旦发现有违法乱纪的行为，移交到相关部门严惩，从而整治昌吉市房产档案管理市场，促进社会的发展和人们生活水平的提升。

2.3 建立长期化的管理人才培养模式

从当前发达城市的房产档案管理模式来看，只有促进高科技人力资源的建设，才能促进房产档案的信息化管理质量，加强昌吉市总体房产档案管理的水平。因此在实际的人才培养过程中，应该促进长期培养计划的制定，加强对房产档案管理人员的信息技术培养力度，促使其保持良好工作心态和工作效率的同时，为其制定长期的工作和管理目标，为档案管理人员提供外出学习的机会，使其能够学到发达城市先进的房产档案管理经验，并应用到日常的工作当中，平时不断更新自身素质，养成良好的学习习惯，主动学习先进的信息化管理经验和技术，从而促进昌吉市房产档案管理的信息化建设水平，为当地人们的生活提供基本保障。

3 总结

综上所述可知，昌吉市在房产档案管理过程中，存在一定的制度和管理方法等问题，为城市的建设发展带来阻碍。因此在实际的管理过程中，应该全面提升管理人员的信息化技术能力，建立信息化的房产档案管理制度，从资源分类入手，强化对归档工作的细分设定，从而促进昌吉市房产档案的信息化管理水平。

（作者单位：新疆昌吉市房地产管理局）