探索高校实物档案开发利用新思路

李巧兰

摘 要：高校实物档案主要是从招生环节、教学环节、科研环节到管理环节形成的实物档案，将实物作为载体，具有一定的历史价值，充分开发利用实物档案，使之达到既能记载过去，又可以服务现在，更具有启示未来的作用。如何在传统的开发利用方法中寻求新的思路，创新实物档案的管理模式，充分体现它在校园文化建设中的重要作用，是我们高校档案工作者所要完成的一项重要工作。

关键词：高校；实物档案；开发利用

一、高校实物档案的特点分析

（1）直观性特点分析。

对于实物档案而言，其载体与内容较为特殊，能够以各种姿态把“真实面貌”呈现在人们面前，使得人们可以直接利用感官对其进行观察、辨识，再通过文字对其内容与作用进行描述，全面展现档案开发利用价值。

（2）多样性特点分析。

高校实物档案无论其载体还是质地都是多种多样的，例如：有奖牌、奖章、锦旗等，质地有纸质的、金属的、木质的等等。还有学校在各种活动中获得的一些纪念品与礼品，这些都具有一定的历史价值，能够体现办校历史中的重大事项与荣誉。此外，实物档案中还包含在教学活动、科研活动中形成的发明创作、停止使用的印章等物件。

（3）原始记录特征分析。

高校实物档案具有原始记录的特征，可以把过去发生的人或事向现在和未来的参观者展示，能够客观且真实的记录学校各个阶段的历史发展轨迹，是不可复制的珍贵记录。

二、高校实物档案传统开发利用方式分析

除了要做好实物档案的收集工作与管理工作，还要对其历史价值进行深入地挖掘，根据实物档案的不同属性合理开展利用，创建现代化的管理机制。但是，目前一些高校还在使用传统的方式对实物档案进行开发利用，由于开发力度不够，导致利用效果不佳，难以真正展现实物档案本身具有的价值。

（1）实物档案展览措施落后。

实物展览是实物档案最常用，也是最主要的利用方式。大部分高校的实物档案在校史馆只是摆放在展柜内，而且由于面积限制，参观者只能看到部分的藏品。由于未能引进声、光、电等多媒体手段对陈列品品进行全面、系统地展示，导致高校实物档案开发利用效果不明显，未能增强高校的知名度与影响力。

（2）缺乏详细的实物档案说明系统。

在编写实物档案说明时，只是简单地列出获得该物件的时间、地点、事由，未能对其背景信息进行详尽地描述，导致影响力与可读性降低，从而影响了利用的效果。

三、高校实物档案开发利用新思路

在新时代背景下，高校应从深层次多方面挖掘实物档案开发利用的新思路，建立多元化的实物档案开发利用途径，顺应时代的发展，提升开发利用效果。具体为以下几点：

（1）创新实物档案展览形式。

利用实物档案丰富的内容，广泛的来源，特殊性强等特点，通过多形式、多途径、多层次开展实物档案展览工作。如在校庆、新生入学期间、国际档案纪念日等特殊的日子举办展览；或者在某位知名校友或对学校有重要影响力的人物诞辰之际举办专题展览；又可以按实物档案的不同种类举办各式各样的展览，如举办荣誉类实物展、废止印章专题展、名师教案专题展等等。在实物档案进行展览的过程中，让师生在参观的过程中受到不同文化信息的熏陶、教育，爱校敬师之情由然而生。还可以将实物档案图片装订成册作为赠品，对高校进行宣传，提升其知名度与影响力。[2]

（2）加强对实物档案说明补充工作。

在实物档案开发利用的时候，还要重视、加强实物档案的编研工作。一件实物档案的说明资料是否完善，是否详细，直接决定了参观者对它的感受程度。生动、详实的实物档案说明，能引起参观者对它产生浓厚的感情和共鸣。还可以深入挖掘实物档案来源背与之相关的人或事，把这些信息融合在讲解员的讲解稿中，在讲解员引导参观者观看实物档案时娓娓道来，必定会加深参观者对实物档案的印象。

（3）高校实物档案的开发利用应加强网络信息技术的应用。

第一，科学开展实物档案的数字化工作，提高信息资源检索。在开发利用实物档案的过程中，应将数字化利用作为核心内容。如将学校获得某项荣誉的时间、获奖时间、授予单位、材质类型等信息一一录入档案管理系统，系统会自动生成相应的实物档案目录，查询者可快速地通过目录找到所需要的材料，这样可以缩短查档时间，从而提高实物档案的利用率。

第二，高校可以建设网上虚拟展厅，导入实物档案数字化成果，以图片形式对其利用。广大师生不用亲临校史馆，只需登录网上展厅便可浏览学校的各类实物档案。那些因空间或环境不能现场展示的实物档案，就能通过数字化的图片在网上进行展示，使得更多的人了解学校，扩大高校在社会上的影响力。

（4）搭建起实物档案与照片档案、文书档案之间的桥梁，提高利用价值。

实物档案由于形状、规格大小不一，载体多种多样，对外提供利用时常常带来不便，档案工作者如在收集、整理时对实物档案进行拍照，晒出相片，做成实物档案相册，并在对应的相片下提供简要的文字说明，利用者可以通过翻查相册，直接看到实物档案外形，了解该件实物的概况。这样不但可以减少翻查实物档案的次数，而且可以提高利用效率。实物档案与照片档案、文书档案之间存在着一定的内在联系，虽然它们的载体不同，但反映的却是同一件事物或事情。如某校獲得“XX先进单位”称号，这个奖项既有牌匾或奖状，又有获奖的上级文件，档案管理者在提供利用时如果可以把同一件事件的照片、文字与实物档案一并提供，主动搭建起它们之间的桥梁，满足使用者全方位、多层次、多角度的利用需求，更能立体地展现学校历史活动记录的真实性。

（5）充分利用新媒体环境，发挥实物档案的宣传作用。

手机、移动网络等新媒体的应用已慢慢成为人们日常生活中密不可分的一部分。在新媒体环境下，不但使实物档案的利用渠道得到拓宽，更打破了实物档案利用的时空限制。档案工作者可以主动利用这种新兴的媒介，在本校的官方微信或新媒体平台开设实物档案专题栏目，如“一物一故事”栏目等，把对本校影响深远、具有极高查考价值的实物档案的照片结合真实的历史事件，通过发文推送，让更多的人了解学校的光辉发展历史，还可以改变人们对实物档案利用旧有模式的思路，变被动为主动。

四、结语

高校在对实物档案进行开发利用的过程中，要改变被的服务方式，要主动收集、扩大馆藏、拓宽利用渠道，顺应新时代发展的要求，更好地为学校教育事业做出积极的贡献。

参考文献：

[1]杨伟龙.试述高校实物档案的收、管、用[J].兰台世界，2015（23）：8182.

[2]赵莉.也谈高校实物档案管理[J].时代金融（中旬），2014（7）：240，249.