探究现代国企如何加强机要文件管理

马琳

机要文件是指国家政府机关或者企业单位中的一些有着高保密级别的文件及会议纪要。而在现代国企中，在这个信息化高度发达的社会中机要文件对企业的发展也有着重要的作用，如何做好机要文件的管理，如何提升管理人员的保密意识与责任感，对做好机要文件保密保管工作具有重要意义。

机要文件是我国各政府机关单位或各企业开展工作的重要基础，能够对企业的正常运行进行有效管理，在国有企业中，机要文件存在于各个部门中，信息具有多、广、深的特点，在现代化通讯设备高度发展的今天，如果发生失密的话，其严重性和后果都是无法估量。所以，加强机要文件的管理工作和在现代网络环境下监管机要文件网络传输工作是企业现在急需解决的问题。

一、当前机要文件管理工作的现状分析

（一）机要文件管理不够规范

当前国企对机要文件管理方面缺乏严格有效的管理制度，这样机要文件在流转和传阅过程中会出现不规范的工作行为。文件管理制度的不健全，对工作人员的约束力不够，导致文件管理的工作质量也会打折扣。建立机要从业人员选拔制度，机要文件流转，传阅等相关制度是解决机要工作中各种不稳定的因素的重要工作。

（二）从业人员保密意识薄弱

国企中有着很多的重要文件及会议纪要，而作为管理和接触这些机要文件的工作者，既要具备高度的职业素养，也要拥有谨慎的工作态度和保密的工作意识。当前就国有企业而言，很多的从业人员不仅缺乏对文件的保密意识，也在工作过程中缺少对信息的保护意识。特别是在发文与文件流转时，不注重文件隐秘性。如何加强文件管理工作者的保密意识培养，让其认识到机要文件对企业发展的重要性以及泄密所带来的严重后果，是企业管理工作中所面临的重要问题。

（三）网络和电子信息管控问题

现代化网络办公为事业单位或者企業的发展提高了效率同时也带来了风险。E时代的国企、无纸化办公、网络办公平台、网络传输文件等各种信息技术的应用在简单快捷的同时也让网络已经成为信息失密的一个重要途径。因此对于企业网络一定要加强管理和维护，确保企业内部的网络安全。全体员工要清楚的认识到机要文件网络保密工作的重要性和迫切性。

二、加强机要文件管理的有效措施

（一）优化机要文件管理制度

机要文件是公文中具有一定保密级别及期限的公文，在现行的企业公文处理办法和电子公文处理办法管理制度下，优化机要文件的管理制度，第一要更加严格做好登记工作，对接收的时间、内容、属性度需要进行详细的记录，而且还要对接收到的信息内容进行严格的审查，确定其内容真实性。建立电子台账，方便存档备查。第二机要文件在传阅时要有专人负责传阅，文件不能在部门和个人之间直接横传，确保不泄露文件内容。第三要建立奖惩制度，在制度的约束下更有利于机要文件的管理。企业机要文件的管理人员，对重要涉密会议活动要掌握参会人员范围，认真做好会议签到工作。

（二）提高机要文件管理人员的综合素质

文件管理的关键还是在于人，人才是保证文件管理工作正常高效运行的基础。选拔机要秘书一定要具有很高的职业素养，并有良好的政治素质和责任意识。对于政治素养， 要有过硬的政治觉悟，最好是中共党员； 对于文化素养，要具备良好的文化水平及社会常识，能够独立处理问题、思维缜密、洞察力强，具备较高的分析问题能力；对于业务，必须有良好过硬的专业技能，熟知涉密文件及其类型。

人员的培训是也企业长期发展的保障除了定期对机要秘书进行上级机关最新业务工作的培训，有几类人群必须加强管理和保密教育， 如企业工作人员、领导身边人员以及核心部门要害部门的工作人员 。

（三）加强对网络信息的管控

现代化办公设备在企业的使用中便捷与风险并存。对于机要文件而言，在文件形成之后，不能通过互联网媒体传阅，而是要纸质传阅，专人送取，送外地的文件要采更为安全的邮寄形式。

日常工作中要加强办公设备的管理，对于便携式的办公电脑必须以部门为单位进行统一集中保管，加强设备的带出带入监督管控，对于因工作需要而必须要带出的情况， 必须经过相应部门相关领导的同意和审批。电脑中是否有涉密文件，对于涉密文件要认真如实的汇报和记录，不得对涉密电脑进行托运，更不能将该电脑接入互联网公网或者其他不安全的局域网， 杜绝别人使用电脑，警惕信息被拷贝。在差旅结束后返回单位时，携带人必须在第一时间将便携电脑送至单位也确保电脑安全加载入单位办公系统。

三、结语

通过分析我国事业单位的管理机要文件的现状，了解到文件管理工作中还存在着许许多多的问题，国有企业须对症下药，文件保密工作需要严格把控，努力完善相关的管理机制，增强对文件管理工作者的保密意识培养，更是要加强网络信息管理工作，加大监督力度，可以对文件的管理工作提供有效帮助。（作者单位为中铁北京工程局集团有限公司）