宋明君
在社会主义体制不断进步的今天,行政事业单位具备的职能逐渐提升,工作量也大大增加,资产管理的内部控制效率因工作量增加等多种因素影响出现下滑,要提高这一指标,就需要行政事业单位从多方面分析问题,提出解决策略。
一、当前行政事业单位资产管理内部控制中存在的不足
(一)资产安排不合理,使用率偏低
我国多数行政事业单位都面临着资产使用率偏低的问题,这是由于在行政事业单位经营过程中,通常会将资产管理工作安排到财务部门,财务部门工作内容繁杂,难以合理安排资产,导致资产的使用效率低下。目前我国很多行政事业单位都存在资产闲置等问题,这一问题不仅不能让闲置的资产发挥应有的作用,更降低了单位资产管理内部控制效率。
(二)资产使用不合理,损失率偏高
我国行政管理事业单位的资产管理工作要遵守国家制定的相关政策,使用资产的时候需要通过既定程序层层审核。然而目前有部分行政事业单位在使用资产的时候没有按照上述流程进行,甚至有的行政事业单位会因管理者的主观思想而直接决定资产使用方向,这种过于随意的资金使用方式大大降低了资产管理内部控制效率,增加了资产损失率,同时也容易滋生贪污现象。
(三)资产管理监管力度不足
监管是保证工作效率和质量的重要途径,对于行政事业单位来说,良好的资产管理监管机制,是提高单位资产管理内部控制效率的重要手段。行政事业单位应确保资产使用的合理性,才能让资产发挥应有的作用。然而目前多数行政事业单位的监管機制形容虚设,监管效果较差。这一现象主要表现在资产管理人员态度不端正、管理者不重视工作监管等方面,可见监管力度不足也是导致行政事业单位资产管理内部控制效率难以提升的重要原因。
二、提高行政事业单位资产管理内部控制效率的途径
(一)构建科学的资产管理内控制度
资产管理工作的重要性不言而喻,而对资产管理进行内部控制则是确保资产管理工作顺利进行的前提。因此行政事业单位应对资产管理内控工作给与充分重视,按照不同单位具体情况构建科学的资产管理内控制度。行政事业单位应将资产管理工作的职责具体化,对于工作人员的资产管理权限进行具体规定。同时建立完善的资产使用流程,并要求资产管理人员严格按照流程处理资产,提高资产转移活动的准确率。具体来说,行政事业单位需要从资产采购制度开始完善,提高资产采购制度的合理性,利用有效的管理制度加强资产采购环节地控制,充分发挥单位采购工作人员的工作能力,让资产采购纳入单位预算中,并按照既定的采购计划逐步落实。行政事业单位可以通过五个环节进行采购,分别是申请、审批、采购、验收和入账,通过严格的采购制度,可确保资产质量。
采购工作中的验收环节十分重要,想要构建完善的资产管理内控制度,科学的资产验收制度必不可少。资产验收的目标在于检验资产与采购计划之间的匹配性,需要行政事业单位资产管理部门和财务部门一起验收,如果单位购置的是具有一定技术含量的资产,如技术设备等,则单位需要聘请相应方面的专家或技术人员进行验收,保证资产质量。资产验收制度构建好以后,需进行下一步的资产管理制度,对资产管理人员制定守则,要求资产的交接、领用和保管等通过都要以手续作为议据,管理人员需将资产管理的相关手续存档,便于查询。对于资产管理人员要采取激励机制,资产管理效率高的员工给与奖励,差的按照制度进行处罚,出现资产人为原因损坏的要求负责人赔偿或维修等等,让每个工作人员都重视资产管理。
(二)建立资产管理审计部门
行政事业单位构建资产管理审计部门的目标在于提高资产管理监度力度。审计部门的建立可以对资产管理工作进行有效监度,避免资产因管理者个人想法而被随意处置的情况出现。行政事业单位的审计部门应严格按照资产管理内部控制制度对资产管理每个环节进行监督检查,按照资产管理效率进行奖惩。对于贪污等劣性行为视情况严重程度内部处理或移交司法机关,保证单位资产管理质量。
(三)引用现代化的资产管理理念
我国行政事业单位的资产形式日益复杂,资产数量十分庞大,如果采用传统管理方式,不仅工作人员的工作量过多,也会降低工作效率,影响资产管理效果。因此行政事业单位应结合时代发展,将先进的现代化资产管理方式引入到单位内部。在互联网时代,现代化的资产管理方式即利用信息技术进行,要进入信息技术,首先要管理者转变传统资产管理理念,构建新的管理系统。行政事业单位可建立资产管理信息系统,让管理者通过互联网或内部网络实现资产信息共享,通过设置管理权限而限制管理者浏览权限,一旦发现资产信息系统和实际情况不相符,则及时进行核实,第一时间更改资产信息系统信息,保证资产信息的准确性。这样一来资产管理员工的工作量大大减少,效率则会显著提升。
三、结语
综上所述,行政事业单位的资产管理内部控制工作十分复杂,要保证控制质量,就必须从源头入手,用科学的制度和完善的监督机制以及合理的管理方法对资产进行管理。只有这样才能让行政事业单位的资产管理内部控制效率提升,保证资产管理的时效性。(作者单位为宁夏固原市科学技术发展和信息研究所)