学生档案管理工作问题研究

孙玉玲

学生档案是对学生在校期间学习、生活、思想等各方面进行的综合性评价，伴随着每名学生的成长过程，对于准确评价学生、记录学生成长过程具有重要作用。实际工作中存在的一些问题，对学生档案管理工作造成了较大影响，制约了档案管理工作水平的提升，解决好这些问题，对于做好学生档案管理工作意义重大。

一、目前学生档案管理工作存在的主要问题

与前些年相比，学生档案管理工作有了明显的进步和提高，收集、整理、归档等工作日趋规范，但仍然存在着一些突出问题，主要表现在以下几个方面：

（一）重视程度普遍不高。存在着注重硬件实施建设，轻视档案管理制度化、信息化建设等现象，存在着教育主管部门、学校领导和教职工的重视程度还不够高、档案资料单一、档案存放条件较差、档案材料收集不完整等问题，特别是多数学校的档案管理还处于人工管理模式，与教育发展很不适应。

（二）缺乏专业档案管理人员。绝大多数档案管理人员都是兼职，而且不是正规档案专业毕业，甚至有的都没有经过系统专业的培训，导致了管理人员整体水平不高。目前的学生档案似乎能够符合教育部门的相关规定，但仔细分析就会发现，档案并不能准确反映学生在校的实际情况，表现优秀和表现一般的学生，在档案方面没有真正体现出差别，甚至会出现一些篡改学生信息的情况。

（三）档案管理制度不够完善。学生档案管理的随意性较大，没有建立健全完善的档案管理制度，对于档案种类没有清晰明确的划分，过期失效与正常收集的档案也没有明确的界限，销毁档案没有明确的处理步骤，档案室的日常环境得不到标准保证，档案管理工作中时常出现档案丢失、位置不明确、档案受损，甚至随意销毁档案等情况。

（四）档案管理技术手段落后。对于学生档案的管理，目前仍以传统人工管理为主，案卷多为纸质档案，卷内纸质好坏混杂、页面大小不一、手写打印墨迹有浓有淡，且信息量大，数据繁杂，安全性差，不仅给档案资料的收集、整理、立卷、归档等带来了诸多不便，而且由于人工档案管理检索手段落后，查阅利用不便，给档案存放保管、更新达标、日常维护带来了很大困难，也难以保证学生档案的准确性。

二、做好学生档案管理工作的对策建议

针对目前学生档案管理工作中存在的问题，需要教育主管部门、学校方面高度重视，加强组织领导和制度建设，坚持问题导向，聚焦薄弱环节，采取更有针对性更加精准的措施，切实补齐学生档案管理工作的短板。

（一）增强对学生档案管理工作重要性的认识。学生档案管理之所以出现一系列问题，一个很重要的原因就是各方面重视程度不够，没有将其纳入学校工作的重要方面。因此，提高教育主管部门和学校方面对学生档案管理的认识水平，进一步加强组织领导和工作保障，是改善档案管理现状的根本举措。教育主管部门应当将学生档案管理工作，纳入对学校日常管理的重要内容进行绩效考核，并把考核结果作为对学校奖惩的重要依据，进一步激励学校做好学生档案管理工作。同时，学校方面也应该把档案管理工作纳入学校日常管理的重要工作，明确分管领导和具体责任人，加强软硬件建设，并把档案管理工作的成效，作为对学校档案管理人员考核的重要内容。

（二）大力提高档案管理人员专业水平。从现实情况看，学生档案管理比较好的学校，一般都有较为专业的档案管理人员，而那些管理相对混乱的学校，往往没有专职或专业的档案管理人员，可以说，专业的档案管理人员是提高档案管理水平的重要保障。一方面，要加大对现有档案管理人员的教育培训，经常性组织参加专业培训，不断更新管理理念和管理模式，提高专业工作水平。另一方面，要加快建设一支专业的档案管理队伍，每个学校都应该至少配备1名专职的档案管理人员，学校为其设置单独的管理岗位，进行单独的量化考核，才能提高工作的积极性、主动性，才能保障学生档案管理工作的专业化水平。

（三）建立健全学生档案管理制度。不少学校由于缺乏专业人员、领导不重视等因素，往往没有健全的管理制度，有些即使有制度但也不能有效执行，档案管理的随意性较大。各学校要根据《档案法》等法律法规，结合学校工作实际，制定本学校的档案管理制度，包括档案工作岗位责任制、文件材料收集归档、借阅、保密、复制、统计、销毁等在内，形成一套完善的档案管理工作制度，使每项档案工作都有规可循，用制度管人、管档，不断提高学生档案管理的规范化水平，最大限度地避免人为因素对学生档案造成损坏，确保学生档案完整、准确、全面。

（四）积极运用信息化档案管理技术。这是档案管理的发展趋势，主要涵盖两个方面的问题，一是加强顶层设计，教育部或省级教育主管部门要尽快研究制定学生档案管理的信息化制度、标准和具体要求，建立健全统一的数据标准体系。二是各级教育主管部门、各学校要以超前眼光，研究制定本系统、本学校档案管理信息化系统的基本条件和标准，及早做好一些基础性工作，配置相应的信息设备，加快建立学生档案管理数据库。积极推动由原来的笔写文字或打印件向信息管理系统的过渡。只有建立起相对完善的数据库系统，才能运用先进的信息技术对学生档案资料进行科学的管理和应用。

三、結语

学生档案管理工作是一项较为系统的工作，需要档案管理部门、教育主管部门和学校方面上下联动、齐抓共管，从专业档案管理人员配备、信息技术应用、规章制度建设等方面入手，采取针对性措施有效解决工作中的突出问题和薄弱环节，建立健全档案管理工作长效机制，不断推动学生档案管理工作迈上新台阶、达到新高度。

（作者单位：威海市第一中学）