提高文书档案年度整理归档质量的策略研究

林岩

摘要：文书档案通常是保存备用资料或具有价值意义的档案文件，不同的档案储存方式对应不同的整理归档方式，如何提高文书档案年度整理归档质量是文章将思考的重点。

关键词：文书档案；年度整理；归档策略

文书档案年度整理归档工作是一项综合性工作。在整理档案时不仅要注重搜查简便，还要注重文书档案的归档质量。

一、提高整理归档质量的方法

（一）重视文书档案管理工作

很多学校对文书档案的管理工作没有给予充分重视，对档案管理投入严重不足，导致文书档案管理人力、物力缺乏，文书档案整理归档质量得不到保障。为改善这一现象，学校领导应对档案归档工作给予重视，重新构建文书档案知识结构，并在文书档案中投入相应的人力和资金，从而提高文书档案的归档质量[1]。

（二）加强文书档案管理人员培训

文书档案年度整理归档工作是一项复杂又庞大的整理工作，其工作内容涉及建立档案、收集档案、归类档案、策划档案、安放档案等方面。在档案建设中，工作人员的管理水平直接影响着归档质量，管理人员作为档案的规划者，需要具备全面的档案管理知识，并掌握具体的档案管理方法。面对新入职的档案管理人员，应做好培训工作，可让新入职的工作人员先熟悉档案内容，根据档案内容来进行分类，对同类型的档案进行收集，再将集齐的档案进行相应的编号、装订、保管等。

在文书档案进行年度整理归档时，若出现信息错误或信息核对不上的情况，管理人员应及时根据档案信息寻找相应管理部门，对其信息进行修改和核实，拒绝对档案进行篡改或违反规定地归档，避免造成日后档案查询时的信息错误。对老职员反馈的归档相关问题做到及时回复，以免延误归档时间。对新入职的档案管理人员要做好指导工作，确保档案年度整理归档准确无误地进行，减少日后档案收集过程中出现返工现象。因此，在文书档案整理过程中，各部门领导及相关工作人员应积极配合文书档案管理人员，确保文书档案年度整理归档的质量[2]。

（三）严把初始档案材料质量关

在文书档案的收集过程中，应做到档案不遗漏、不缺失，档案中的资料、文字信息、图片信息都与该档案的归类方向一致。在整理文书档案时，应确保档案中的每一页都完好无损，若发现有损坏，应及时进行复制更新。在整理证件类档案时，管理人员应注意其的正件、附件、印件等是否齐全，档案资料完整度一定程度上决定着收集工作的质量，这也是许多学校实施文书档案搜集整理工作的难点。

对此，应强化各科教师对档案收集管理工作的认识，让他们在资料收集的最初阶段把好关。由于班级学生信息量较大，各科教师可建立专门学生信息档案，把学生的考试成绩和平常表现等信息收集到该文档中，并每个月把它交给班主任，后者再对这些信息进行核对并装订，最后交给档案管理人员进行管理。任课老师档案管理不仅影响日后年度整理归档质量，还影响学生毕业后的学业信息。收集过程中，文书档案在各个环节中得到重重审核，不仅能够减少年度归档中的信息缺失，也能减少管理人员的工作量。

管理人员收集到各班级资料后，应及时分类，检查文档的完整性，并对其进行核对，尤其是文档中的书写材料，要对其书写的质量严格把关，使其符合档案长期保存的要求，并确保档案标注文件的日期、班主任姓名、年级、班级、内容简介等重要信息准确无误，这些信息直接影响日后的档案查询。检查完这些工作后再对其进行整理，提高文书档案在年度整理中的归档质量[3]。

二、临时性档案文件信息收集管理办法

在档案收集过程中，常常会因部门人员调动或人员离职导致文件遗失。为此，档案管理人员应加强临时性档案文件的收集工作，如在部门召开会议后及时收集会议相关文件，分类整理成档案，以便日后查阅。出现人员离职时，档案管理人员应及时到该岗位与离职人员协调，并带回相关资料进行整理。在交接临时性档案时，应严格按照规定，查阅并审核交接内容，确保没有遗漏文件信息后，再对文件进行收集管理，并对其进行复制，做到档案有备份。

收集档案文件时，要清楚该档案的文件类型、收集时间及管理期限等，确保档案整理工作的顺利进行。

目前，学校很多部门都开始建立档案归档制度，但是也出现了很多文件不能及时归档的现象，特别是有些未经收发的等级型文件，如学校任课教师在其他班级听课带回的有效文件资料，很容易被分散在各个学科的教师手中。针对这种现象，管理人员不仅要制订相关文书归档制度，还应在各学科中推行归档制度，以减少文件遗失。

管理人员在实施这些制度时，可采取以下措施：发布相关归档过程信息，让教师了解归档资料的重要性，并规定任课教师把重要文件主动上交给文档管理部门，其中任课教师去其他班级学习规定应带回的文件，要交给文档管理部门，对不执行相关规定的教师进行罚款处罚，并且只有把相关文件上交给管理部门后方可去财务部门领回罚金。档案收集制度的建立不仅可以减少文件遗失给档案管理工作帶来的麻烦，还能培养各科教师及时上交文件信息的好习惯。

在接文发文上，应明确规定文件由文书人员进行收集。在收到文件时，文书人员负责对内容进行审核和核对，若发现内容有错误时，应先发还给信息文件的来源地址，再通知对方部门进行审核，待对方发送正确的文件过来时，文书人员再对其进行复制，并把附件交给归档工作人员。归档工作人员收到文件时应做好登记工作，确保文件没有遗漏。管理人员在整理普通信息文件过程中，要明确档案的归档日期和期限。普遍归档期限通常是在文书档案整理后的一年内完成资料收集工作和归档工作，之后管理人员只需负责对其进行保管。在保管中，为便于明确归档期限，管理人员可在该档案侧面标明入档日期和归档期限，以提高日后收集效率。

三、结语

综上所述，文书档案年度整理归档工作是一项系统性工作，其收集、整理过程直接影响归档质量。为此，各个部门应重视文书档案管理工作，在管理人员收集文件资料时积极配合，使文书档案的归档工作顺利进行。管理人员在归档文件时要严格遵循制度规范，做到对档案的每个环节进行信息审核，以提高文书档案年度整理的归档质量。

参考文献

[1]吴红红.切实提高文书档案年度整理归档的质量[J].教育教学，2011（9）：57.

[2]徐莉.新时期提高文书档案年度整理归档质量的策略[J].办公室业务，2015（5）：2-7.

[3]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].文史研究，2011（3）：8.