关于完善出版社内部控制体系的思考

傅玲

摘 要：随着近年各家出版社转企改制，出版社逐渐步入市场经济的时代，完善其内部控制体系，加强内部管理，规范工作流程，合理控制费用等问题尤为突出和重要，本文对如何完善出版社内部控制体系提出了诸多思考，以实现科学管理、防范风险、企业社会效益和经济效益双丰收的目标。

关键词：出版社；内部控制；体系

一、出版社内部控制的重要性

随着近些年来全国各家出版单位竞相转企改制，逐步迈入市场经济的大潮，如何在竞争无比激烈的市场中站稳脚跟，进而获得转型成功，使得加强出版社内部控制，特别是资产、财务的控制，显得尤为紧迫和重要。

出版社应该增强全员内控制度认知，亟待加强内部控制体系建设工作，建立、完善内部控制组织、制度体系和监督评价体系，在原有基础上结合生产经营管理实际情况对组织架构、人力资源、安全生产、质量管理、物资采购等方面，构建一套严密的职能控制体系。使公司各部门、各岗位互相制约、协调，保证公司资产、财务信息的准确性、真实性、有效性、及时性；保证对公司员工、工作流程、物流的有效的管控；实现对公司经营活动的有效监督，为出版社高效、有序的发展打下坚实基础。

二、出版单位内部控制体系存在的问题

我国出版社原来属于事业单位性质，普遍缺乏对内部控制的重视，经营管理方式仍习惯于传统的计划经济模式；还有一部分出版单位虽然较重视内控制度的建设，但是因为内控制度方面存在不合理的设计、执行落实不力等情况，都导致出版社无法实现高效发展。

1.亟待建立风险评估机制

出版单位由于历史原因，对于来自内部和外部的不同风险评估缺乏重视，风险规避的能力比较弱。有些出版社缺乏健全的内部稽核、审计的机构、督查范围窄，实效低；还有些出版社虽然设立了审计机构，但是内部审查流于形式，在运行中不能有效发挥监督、評价的职能作用，导致问题不能及时被发现，或发现不能及时纠正。

2.费用超预算，资金管理混乱

出版社不太重视预算管理，没有对全年工作进行详细规划。在预算编制工作中，粗糙简单、流于形式，在执行项目控制标准、过程中没有相应的监控手段，特别是有些企业的项目，执行过程中随意追加预算，审批过程不严谨，预算资金用在企业经费的补充上，使费用预算管理丧失了应具备的权威性，也给企业资金运用造成了很大的压力和困难。

3.缺乏市场应变能力

某些出版社沿用计划经济环境下出版图书的观念，缺乏对市场经济的预见性和适应性，管理未能跟上时代的步伐，工作流程设计不科学、处理问题不及时，长此以往，使得图书周转滞后，库存积压严重，应收账款增加，极其单位的经营活动十分不利，造成极大的风险。

三、关于出版社完善内部体系的思考

出版社内控体系主要包括发展战略、公司治理、人力资源、编辑管理、全面预算、投资管理、资金营运、资产管理、财务报告、印务管理、发行管理、内部信息传递、信息系统等方面，内部控制管理制度的健全对于企业的决策及执行等各方面尤为重要，能降低企业风险，加快实现经营管理目标。

针对出版单位内部控制体系存在的普遍问题，本文认为应该依据企业经营的实际情况，对内控制度进行切实可行的完善，进一步明确各岗位、各部门的责、权、利，增强制度的可操作性，避免内控管理失效，便于整体管控运营。

1.提高全体员工对内控的认知，加强公司内控制度建设

公司内部控制环境主要是由企业的经营者认识决定的，企业经营者的管理理念和水平亟待提高，关键要让内部控制制度的重要性和必要性深入他们的认知，才能发挥企业内部控制制度的作用。企业内部控制管理涉及企业生产经营管理全过程，是由企业全体员工来共同维护的。加强职工的道德修养和培训教育是内控制度实施的保证。其中注重财务管理工作人员专业知识的学习，提高财会人员的素质，在内部控制制度体系中尤为重要，对内控制度的具体落实起关键作用。可建立职责追究机制，对财务管理出现的问题支出实时监控，追究有关人员的相应责任；可运用培训、考核的方式，对财务管理工作人员知识掌握情况与专业素养进行培养，对考核结果不合格的人员进行调岗或辞退，打造专业性更强的财务队伍。其次，对企业其他岗位人员的内控教育亟待加强。内部控制要更有实效，必须企业全体员工的观念正确，因此需定期对职工进行内控知识的培训，不断提高员工对内部控制制度的认知，促使企业有效落实内部控制。

2.制定、健全内部审计以及风险评估机制

监督对企业内部控制各方面进行监督，及时反馈解决内部控制过程中发现的漏洞和隐患，促进内部控制目标的实现，严密保障出版社内控制度，是内部审计的主要任务。因此出版社应依据本单位的经营规模和具体情况，制定、健全企业内部审计制度以及风险评估机制，在有条件的情况下设内部审计部门，指派专职的审计人员，对内部控制制度的执行情况，管理中的薄弱环节，进行检查监督，从制度和机制上帮助企业发现、解决问题，同时充分与外部税务、审计部门进行沟通，结合内部与外部监督，进一步完善出版社内部控制制度的目标。此外，出版社还可定期委托外部会计师事务所对企业展开内部控制评价测试，加强、规范企业内部管理。

3.加强内部控制，强化资金、资产管理

（1）预算管理是出版社类单位财务管理工作不能缺少的关键部分。出版社要制定预算管理制度，严格落实预算编制管理机制，提高对财务预算管理的重视程度，保障预算编制的合理性，准确把握资金流向，要把绩效、津贴和各项补贴等费用支出全部纳入预算管理；建立专项资金预算管理制度，对各项专项资金运用单独建账，严格把关，防止资金流通漏洞；办理采购与付款、销售与收款、成本费用、工程项目、人力资源、资产购置与维护等各项业务和事项，均需符合预算要求。如有超预算事项发生，及时向上级预算管理委员会提请调整预算。严格控制执行未经批准的预算外支出，确保预算工作全面切实的执行，从源头上防范违规违纪行为的发生。

（2）所有资产（含废旧库存图书）的采购、维修、处置、报废、捐赠等行为，均严格按照企业《资产管理办法》以及《“三重一大”决策制度实施细则》，组织召开企业领导班子会集体讨论决策，并严格按照事前审批报备、入库验收检查、审核入账登记、定期组织盘点、报批处置报废等工作流程执行。

（3）逐步构建资产集中采购机制，加强对资产的统一管理。增强资金管理，强化财产管理机制。严格规范出版社的物资采购、领用、销售及固定资产的购置及日常管理上的操作流程。

资产的购置往往需要占用大量的资金，投资回收期限也比较长，给企业的生产运营所带来的影响也是比较深远的。因此，应当逐步构建出一整套科学完备的资产集中采购机制。出版社需建立一套科学的资产集中采购机制，合理编制采购计划，并保证其在资产购置活动中严格执行，从而达到降低企业的采购成本，使企业资源的优化配置得以有效实现。

日常管理中，出版社从源头上防范出现固定资产流失，要加强固定资产管理方面的内部监督控制机制，首先要让企业全员参与固定资产管理，树立全员内控管理意识。所有接触、使用固定资产的职工都需进到固定资产使用管理中来。对于部门所有固定资产的变动，应及时做好固定资产表中登记和跟踪。

固定资产在各部门之间的调用，要做好移交变动手续。在进行维修固定资产时，需填写维修单，相应人员在维修单上需填写时间、编号、规格型号以及此次检修的內容，财务部门依据维修凭证，执行维修报销工作，同时固定资产管理部门要及时登记固定资产的维修记录。领用资产时，相关人员需填写资产领用表，财务部门审核表格后，实时更新资产的总账和明细账，达到资产账实相符。

财务部与资产管理部门至少每半年对固定资产做一次全面的盘点，根据盘点结果编制“固定资产盘点明细表”，核对账务、实物和固定资产明细表，保证三方面数据一致。出版社可通过定期盘点清查，加强固定资产管理，同时达到控制固定资产管理风险的目的。对于账实不符的，历史遗留问题的，厘清责任，解决问题，做好清查工作，集中进行账务处理，真正做到账实相符，财务数据真实可靠，固定资产管理有序合规。及时处理不使用的、闲置的固定资产，提高固定资产的使用效率。

4.优化存货资金的结构，加强应收账款管理

（1）对存货的管理，为了降低物流成本，加强物流管理，计算机网络、大数据云计算信息管理系统正在快速进入各个出版社，这些科学先进的现代科技无疑很大程度地增强了企业竞争力。

出版社在内部控制上要出台针对性的政策，降低图书出版行业物流成本。面对出版物供给大于需求，积压大量库存无法销售时，图书将会出现很大的退货量，各节点的统一、协调机制在内部控制制度中建立、健全后，可及时给出版社和大型批销中心提供真实的库存和销售信息，降低库存风险。

（2）在加紧委托代销商品的催收力度的同时，适度从紧控制赊销比例，要关注可能出现欠款风险的销售区域。那些长期积压的图书，应适当考虑可以采取报损或低价销售的策略，合理“去库存”。

（3）强化应收账款管理制度，严控账龄，定期调评往来客户的信用，完善应收账款管理办法。建立客户信用管理制度。客户信用管理是指对信用交易中的风险进行识别、分析和评估，并通过制定信用管理政策，指导和协调企业内部各部门的活动，以保障应收账款安全和及时回收，有效控制风险，用最经济合理的方法综合处理风险，使风险降低到最小的管理活动。发行部根据业务需要，对客户信用资料不断加以调整，消除旧资料，及时补充新资料，及时对客户的变化情况进行跟踪记录。在往来客户联系表中，对缺少的往来客户信息进行补充，更新客户经营地址，常用联系人员。增加定期登记客户在途金额，常规账期管理，按企业的统一要求对客户进行A/B/C三级管理，对重点客户、赊销客户的资料进行重点管理，对一次性交易且以现金销售结算的客户可了解客户信用情况，不建立客户信用档案。

四、结语

内部控制是出版社经营活动的重要管理工具，故建立一套完善的内部控制体系，加强内部管理、内部监督，控制风险，为出版社创造良好的可持续性的发展环境，是极其关键和必要的。

参考文献

1.王令纯.国有事业单位内部控制体系建设研究.财经界（学术版） ，2008（08）.

2.叶江虹.我国企业内部控制现状探析.管理科学文摘，2007（5）.

3.吴学斌，徐甜甜.中美内部控制比较.经济视角，2011（02）.

（责任编辑：王文龙）