新《会计档案管理办法》背景下的高校会计档案信息化建设

张婉莹

摘 要：本文結合新的《会计档案管理办法》（财政部第79号令）和高校会计档案管理实际进行考量，分析高校会计档案信息化建设在制度、标准、人才、软硬件配套等方面存在的问题，并结合有关制度、标准和工作实践，研究信息化条件下高校会计档案发展的影响因素，提出切实可行的解决对策，以推进高校财务科学化、规范化、精细化管理目标的实现。

关键词：高校；会计档案；信息化

近年来，随着信息化水平不断提高和会计实践深入发展，旧的《会计档案管理办法》不再适应会计档案工作的需要。2015年，《会计档案管理办法》（财政部第79号令，以下简称《办法》）修订出台，会计档案的内容、范围、形式以及管理方式发生深刻变化，首次对会计档案信息化提出规范性要求。随着数字档案标准化和数字校园建设逐步推进，校园政务工作信息化逐步成熟完善，电子发票迅速普及，以及高校会计电算化和会计管理信息化不断成熟完善，会计档案信息化建设成为提高高校财务管理效率和档案服务质量的必然途径。

一、从《办法》出台的背景看高校会计档案信息化的必要性

《办法》的出台包括六个方面的原因：一是为了与《会计法》《档案法》等有关法律法规相协调；二是为了与财务工作科学化、精细化、规范化管理相适应；三是为了与当前不断发展的档案工作实践相适应；四是为了满足信息化条件下会计电算化发展的需要；五是为了满足会计档案更加科学规范管理和便于利用的需要；六是为了提升会计档案的社会意义，例如更好地提供经济责任明确和追查的需要。

高校会计档案工作是高校档案信息资源的重要组成部分，从高校会计工作流程和特点来看，其区别于政府机关、企业会计档案主要表现在三个方面：一是会计档案数量更为庞大。高校预算分支全面、精细，设备、资产多，会计资料涉及数万师生的财务行为，会计材料与一般机关、企业相比，数量更为庞大。根据某中部省份统计，同一年度一所省属高校的会计档案大约为1600-2300卷，是一般省直机关的约15-20倍；二是档案体系分支更为丰富。高校财务设置类别全面，科研、教学、工会、工资等不同体系划分更加丰富；三是会计档案利用需求更加复杂。高校内财务凭证大多按年度月份凭证号排列，而教师科研项目涉及周期长，往往某位教师的一个项目跨度几年而财务报销分散，造成原始凭证分散，不易统一调阅，查询某位学生获得奖学金的发放、某类设备采购的财务流程等材料同样如此。

因此，在《办法》出台的背景下，从高校会计档案的特殊性来看，推进高校会计档案信息化建设有以下几个必要性：

（1）有利于缓解纸质档案涨馆的压力。会计档案信息化后虽然仍要实行归档“双套制”，但是对于附件数量较多的高校会计档案来说，可以将次要的附件材料或者背景性材料通过数字化挂接的方式进行归档或保存备查，从而减少纸质材料造成的压力。

（2）有利于高校实现多体系财务信息资源的共建共享。通过信息化建设实现电子发票的凭证性，与电算化发展成果相对接，推进会计档案整理、归档、利用的信息化，使不同体系财务工作的历史记录可以跨体系实现共享。

（3）有利于优化档案利用，推进高校财务工作转型。查询更加直观、全面、系统，尤其是科研项目、学生在校行为产生的财务记录，以及资产统计、审计、检察等专项利用的集中查询，使财务工作打破信息孤岛，从传统的算账、记账功能解放到分析、预测等财务管理功能的层面上来。

二、从《办法》的变化看高校会计档案信息化的重点

与旧的《会计档案管理办法》相比，79号令从会计档案的定义、电子会计档案以及规范、会计档案的保管期限等方面作了修改、补充和调整，其中最重要的两个变化与会计档案的信息化息息相关，对高校会计档案信息化有特别的指向性。

1.会计档案的定义和范围的调整

《办法》第三条指出：“会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。”《办法》不再以会计档案的类别概括定义，而是突出“会计核算”这一财务主体行为，明确了会计资料的多种形式，更重要的是增加了电子会计档案形式。这就要求高校会计档案整理要整理中，一方面使多体系、多类别的会计档案更加遵循会计核算的本体规律，另一方面要做好充分准备，将电子化的会计档案资料纳入管理范围。

2.明确规范电子会计档案管理的要求

《办法》首次接纳了通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。第三条完善了会计档案的定义和范围，第七条明确了电子会计档案管理要求。第八、九条增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。《办法》对电子会计档案管理要求的提出，使高校在会计档案信息化建设初期就要把握不同系统向电子会计档案标准化管理靠近，将会计核算系统、学费管理系统、教职工工资管理系统、财务信息查询缴费系统等进行元数据的统一和数据交换的优化，并做好归档的技术对接和安全防范，确保符合《办法》中的电子归档要求。

3.会计档案管理标准的变化

《办法》第十一条对会计档案移交时间做了更为灵活的规定，第十二条明确了电子会计档案的移交要求，第十三条完善了会计档案利用的有关要求，第十四条调整了会计档案的保管期限，定期保管的年限更加具体多样，十六到十九条进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序等要求。这些变化在接收、保管、利用、销毁等各环节明确了包括电子形式在内的会计档案管理要求，并充分明确了各方责任。

三、信息化条件下高校会计档案工作存在的问题

对比高校财务工作实际与《办法》要求，信息化条件下高校会计档案工作存在一系列问题，财务管理规范化和会计信息化建设不能同步发展，财务信息系统本身软硬件建设、财务管理流程和标准化建设、档案信息化建设、人才建设等内、外部因素，共同制约高校会计档案在信息化条件下其发挥应有的效率。

1.配套標准制度不完善

《会计档案管理办法》《电子文件归档和管理规范》等相关规范要求和电子文件元数据、长期保存格式等相关标准，为电子会计档案建设指明方向并提供指导，但是针对会计档案的信息化建设、管理标准仍不够齐全，缺乏全面、科学的标准制度体系和对应的监督考核机制。

2.内部资源整合不充分

资源整合的实现是会计档案信息化建设的基础。高校会计核算平台和学费系统、教职工工资系统等建设较为齐全，但是各系统兼容性不够，需要各平台系统统一元数据，建设数据接口，实现数据交换，优化整合财务信息资源。

3.信息平台稳定性不高

随着政务信息化和数字校园建设深入推进，学校信息平台更新频繁，区块链等技术更新换代迅速，往往一到两年就更换、升级一次办公系统或核算系统。当前的核算系统基本功能仍停留在传统财务理账等核算方面，不能全面实现财务分析、预测。[3]随着新的会计准则调整，财务信息平台仍将发生全面升级。

4.安全防护措施不完备

会计档案涉及经济责任，其准确、完整、真实、安全至关重要，安全防护是会计档案信息化顺利推进的关键。当前会计系统基本具备病毒和木马查杀功能，但安全防护仍不完备，经办审签授权访问、电子签名防篡改、全面防攻击、灾后恢复等重要措施仍未全面广泛应用。

5.会计档案信息化人才欠缺

高校会计人员、档案人员相对机关、企业来说知识结构更新较慢，管理职能较弱。与文书档案信息化相比，会计档案信息化除了要求相关人员熟悉档案管理、电子文件管理和计算机原理，还要熟悉学校财务工作实际和业务流程。而高校信息化、财务、档案属不同部门管理，人才队伍各自为政，缺乏沟通，使得高校开发、设计、购置、运维会计档案信息化建设缺乏执行力。

四、高校会计档案信息化发展对策

1.建设统一、科学、安全的会计档案管理平台

根据新颁布的《政府会计准则》（财政部第78号令）和《政府会计制度》（2016），与本级政府财政部门发生预算拨款关系的机关、事业单位、社会团体统一会计核算准则，随后财政部、国家税务局、国家发改委等部门联合部署自上而下的统一会计核算平台建设。高校可以此为契机，将现有系统整合优化成为统一的财务信息平台，并和档案管理平台对接，实现档案管理功能。

会计档案管理信息化建设框架图

同时，注重系统安全防范措施前置，例如系统使用U-KEY等身份认证方式登录，增强措施安全；财务数据应当实现集中输入输出，先经过中间机进行查杀病毒和木马，增强技术安全；涉密的平台建设还需要经过保密分级保护测评，实行物理隔离，增强保密安全。

2.信息化条件下高校会计档案工作的制度规范体系

结合高校财务工作特点，建立覆盖财务会计全生命周期的会计档案管理规范体系，包括修订包含电子会计档案管理规范的高校会计档案管理办法或细则、包含会计档案在内的电子文件归档和管理标准、会计档案系统使用规范和内控制度，明确各部门会计档案管理任务和责任、标准、要求和风险防范。

3.建立高校会计档案工作信息化评价指标体系

依据《办法》对使用信息技术管理会计（转22页）（接24页）档案的条件，明确高校会计档案工作信息化评价指标：电子会计资料来源是否真实有效；会计核算系统是否实现全生命周期电子化管理；是否实现与档案管理自动化对接；是否同时移交元数据和读取平台；电子会计档案管理是否全程防篡改；是否建立电子档案备份制度；等。通过建立系统完善的评价指标体系，指导督促高校会计档案信息化建设。

4.完善电子会计档案管理职责分工

从会计档案全生命周期明确高校财务部门、档案部门、信息技术部门的分工职责。财务部门进行会计档案整理和电子文件校验，移交电子档案目录及实体档案，配合档案部门做好鉴定评估；档案部门接收电子档案，检查其安全性、完整性并开展管理利用；信息技术部门负责开发系统、技术保障，建立备份、灾备等安全保障措施，移交电子档案目录和备份光盘，定期光盘转储，执行电子档案销毁。

5.培养会计档案信息化管理人才

充分发挥财务管理、档案管理、信息化工作岗位教育培训作用，促进三个领域培训内容整合，扩大培训覆盖面，同时大力发掘和宣传高校和个人先进典型，将会计人员落实会计档案信息化要求情况作为考核评价、岗位聘用的重要依据，强化会计人员、档案人员的会计档案信息化工作责任。

综上所述，《办法》的颁布、会计制度改革、智慧校园建设为高校会计档案信息化带来新的发展契机，高校应当结合其财务工作特点，准确理解把握《办法》的内容和要求，为信息平台建设、归档标准更新做好新旧衔接，为高校会计档案信息化从理论、标准到实践的跨越做好充分准备。

参考文献

1.张志乾，严华麟.高校财务信息化效率影响因素及对策研究.淮海工学院学报：社会科学版，2010（9）.

2.蒋东兴，佟秋利，蒋磊宏，等.高等学校管理信息标准系体研.中山大学学报：自然科学版，2009（3）.

（责任编辑：兰卡）