投递式报账模式下的退单率问题探析

陈勇军

摘 要：近年来随着我国高等教育事业的不断发展，高校经费的来源日益多元化，高校各类办学经费增长显著。但是，这些经费的使用也给财务报账工作带来很大的压力，一些高校开始积极探索新的报账方式，其中基于“互联网+”背景的投递式报账模式得到大家的重视和应用。这种新的模式节约了时间、人力等成本，实现了“零等待”报账，但是这种模式也存在退单率较高的问题。本文就投递式报账模式下的退单类型、退单原因进行了分析，同时就降低退单率提出了对策建议。

关键词：投递式；报账；退单

近年来随着我国高等教育事业的不断发展，高校经费的来源日益多元化，高校各类办学经费增长显著。然而由于编制等原因，高校财务人员的数量却往往很难与经费实现同步增长，许多高校都出现了财务人员紧张的情况。为了减轻财务报账工作的压力，许多高校都在积极探索新的报账方式，其中基于“互联网+”背景的投递式报账模式得到大家的重视和应用，越来越多高校将其作为传统柜面报账模式的补充或升级。

简单来说投递式报账模式是指报账经办人员将整理好的报销材料就近投递到自助报账投递机内，财务部门定期派人开箱取回报销材料后交后台审核人员统一制单的报账模式。相较于传统的柜面报账模式，基于“互联网+”背景的投递式报账模式有着诸多优点，主要表现在：第一，它实现了7天？4小时全天候收单，这就极大地节约了广大师生员工报账的时间成本，以前经常出现的高校师生排队报销的情形将得到较大的改善。第二，采用投递式报账模式后，财务部门柜面报账审核窗口的数量可以适当减少甚至取消，这也有利于节约高校人力资源成本。第三，由于一些财务人员语言表达能力相对较弱，在与师生员工的交流沟通中有时难免会出现小的摩擦或矛盾，采用投递式报账模式后，这些情况将大为改善。第四，对于多校区办学的高校而言，在采用投递式报账模式后，财务部门可以对报销业务实现集中核算，原来分校区报账模式下存在的各校区财务人员政策把握不一致、报销经办人员逃避监督把一笔业务拆零后在各校区报销等问题将得到有效解决。

一、投递式报账模式下退单类型分析

如前所述，投递式报账模式有着节约时间成本、人力资源成本，有效减少人际沟通中的摩擦，提高制单效率等优点，但不可否认，这种新的模式在应用中也暴露出一些问题，从我们学校的实践来看，退单率较高是其中最主要的问题。为了对投递式报账模式下的退单情况进行分析，笔者选取了400份被做退单处理的报销单，根据审核制单人员列出的退单理由对退单情况分类汇总，统计结果如下。

从上表可以看出，由于报销手续或报销材料不全而被退单的共计174份，数量约占总退单量的一半；由于开支内容不合理或者不符合有关规定而被退单的共计125份，约占总退单量的三分之一；因支出项目中没有相关预算而被退单的共计77份，约占总退单量的五分之一；因开支超出标准或其他原因而被退单的份数分别是11份和13份，两者相差不大，占比都为3%。

二、投递式报账模式下退单原因分析

传统的柜面报账模式下由于有财务人员现场审核环节，报销材料中存在的问题或瑕疵往往能够被当场发现或补正。而在投递式报账模式下，因为缺少了现场预审环节，许多报销材料在流转到审核制单阶段才被发现存在问题。以我们学校为例，推行投递式报账模式后财务报账的退单率是之前的2至3倍。造成退单率居高不下的原因是多方面的，这其中既有来自财务部门内部的因素，也有来自财务部门外部的因素，归纳起来主要有以下几个方面：

第一，财务报销政策宣传力度不够，宣传渠道偏窄。与企业财务工作不同，高校财务工作的专业性、政策性和时效性很强，高校现有的与财务报销相关的规章制度往往多达几十个甚至上百个，这些政策文件有的来自上级主管部门，有的来自学校各个部门，内容繁多，要求不一。高校的广大师生员工不可能有时间和精力去学习这么多政策法规，如果财务部门没有通过各种渠道宣传这些规章制度，那么推行投递式报账模式后，出现因手续不全、材料不完整或者报销内容不合理不合规等而被退单的情况就在所难免。

第二，报销材料投递前缺少人工预审环节。在传统的柜面报账模式中，财务部门的工作人员一般会对师生员工递交的报销材料进行当场预审，这样流转到后台制单人员手中的报销材料一般都是比较规范的。但在实施“零等待”、“零见面”的投递式报账模式后，许多有瑕疵有问题的报销材料没有被挑拣出来就进入物流系统，这也是造成投递式报账模式下退单率较高的重要因素。

第三，项目的预算信息没有同步到预约报账系统中，预算系统与预约报账系统脱节。一些高校在财务系统开发过程中忽视了子系统之间的数据对接共享，出现了预约报账系统使用的科目与预算系统使用的科目不匹配等现象。一些师生在无法准确判断的情况下就随便选择一个科目进行填报，这样就可能导致师生在预约系统中填报的开支项目和开支金额实际上无相关预算或预算不足。

三、降低投递式报账模式下的退单率的几种途径

投递式报账模式虽然节约了时间、人力等成本，实现了7天？4小时不间断收单，但在实践应用中出现的退单率较高这一问题也必须引起我们的重视，高校财务部门有必要通过各种途径尽可能地降低退单率。

第一，高校财务部门应该通过线上线下等途径宣传学校的财务报销政策，尽量消除信息不对称现象，运用各种方式使师生员工在投遞报销材料前就能了解到常见业务的报销流程、所需单据和审批手续等。以我校为例，财务部门每年都根据最新的财经法规编制《苏州大学财务服务指南》，里面收录了财务报销须知、常见报销业务的流程、财务咨询联系电话等。《财务服务指南》等宣传资料可以投放到各校区的自助报账投递机安置点或者是人流量较大的公共场所，方便师生员工随时取阅。今年我们又开通了微信公众号，并且分专题将一些常规业务的报销指南重新编辑整理成图文并茂的PPT文件推送到微信上，这样办事人员即使没有纸质的《财务服务指南》，也能通过搜索微信公众号或扫描二维码查询到最新的报销政策。