对做好企业行政办公室综合管理工作的认识

李来君

摘 要：石化企業的行政办公室是企业的综合办事机构，是负责本单位行政综合管理工作的。主要围绕企业的整体部署和中心工作，积极发挥领导班子的参谋助手、运转的信息枢纽、日常管理、综合协调、重要工作的督促落实等作用。工作中能把握大局、服务领导、服务基层、服务职工。主要承担本单位的文书办理、调研、督查、信息收集、社会化服务、政策研究、信访等重要活动组织协调、综合事务管理和领导交办的其它工作。

关键词：企业；办公室；行政综合管理工作；认识

石化企业行政办公室，作为企业的综合办事管理机构，工作也要跟上时代发展的步伐，只有不断解放思想，更新观念，开拓创新，才能更好地把握时机，迎接挑战。作为企业的综合办事管理机构，必须认真履行好各项职能，不断转变工作作风，切实提高工作效率，充分发挥服务、协调、参谋、督办等职能，促进本单位各项工作有序推进、健康发展。

一、企业综合办事管理机构制度要完善

（一）完善管理制度，实现责任到人。企业办公室在制定制度时一要按照严格遵守上级规定，加强对制度的宣传教育；二要加强制度执行的组织领导，督促领导干部做执行制度的表率，将责任落实到人；三要建立相应的监督、奖惩措施，加强制度执行情况监督检查，切实查处违反制度的行为。借助科学的管理方法，做到责权明确、对等，增强成员的责任意识，提炼工作经验，提高工作效能。

（二）完善激励机制，调动工作热情。激励机制能有效的调动员工的积极性，实现组织的目标。现阶段各单位一般都是通过绩效考核和绩效工资来完成物质激励，各单位的综合办事机构不仅要在“德、能、勤、绩”方面做好考核，还要根据岗位情况设置科学的定量定性标准。精神激励则是能够满足人的高层次的精神需求，使人产生荣誉感、激发进取心、事业心。各单位的综合办事机构在管理过程中，要根据成员的需要和利益的变化，来确定物质和精神激励的最佳结合点。

（三）建立教育培训制度。各单位的综合办事机构在教育培训方面，既可以最大效度的利用本单位内部资源，加强与相应部门的沟通与交流，在本单位内形成互帮互助的学习氛围；也可以企业内部进行交流，交换工作经验，解决工作难点。企业的综合办事机构要结合本单位整体战略目标及发展规划，依据人员教育培训需求，以及企业相关培训的政策、财务预算等，拟订年度培训计划，按照石化企业的相关规定，鼓励员工继续进修。企业的综合办事机构只有建立起相应的教育培训制度，才能使所有人员的学习有规可循。

二、企业综合办事管理机构职能要完善

（一）完善服务职能，抓好服务质量。要强化企业办公室工作人员，工作无小事、不多事、不误事、办实事、办好事的意识，对每一项工作都要尽职尽责，着眼全局，分清主次，确保不出差错。日常服务重点要抓好办文、办会、办事、机要、信访、保密和安排领导公务活动等工作，要严格控制会议数量，规范和简化公务接待。企业办公室要多提供主动性服务，提高主动参与业务、主动思考、主动创新的意识和能力，通过扎实、认真、仔细的工作，保证企业的正常、有序和高效运转。

（二）改进调研方式，发挥参谋职能。企业办公室要落实各项关于改进调查研究、广泛听取职工群众意见的办法，紧扣企业发展稳定的重点问题和职工反映的热点问题，加强和改进调查研究，为领导决策提供可靠依据。要多到困难矛盾集中、职工意见较多的地方去定期深入了解情况，密切同职工的联系，切实帮助职工办实事、解难题。

（三）发挥综合协调的作用。具体协调中，要正确运用四种方法：

（1）运用相关因素分析处理法和运用工作规范化法。完成一项工作任务，制定一项政策，都涉及很多因素，这些因素既相互联系，又相互制约，协调时，必须考虑到各个相关方面，进行分析处理。运用工作规范化法。加强制度建设，明确职责范围和工作标准，使责任分明、工作有序，减少部门之间的矛盾，减少推诿扯皮现象，提高工作效率。

（2）运用计划安排法和是运用会议协商法。一个单位在同一时期，有很多工作要做，如果不分轻重缓急，一哄而起，势必造成打乱仗、矛盾重重的被动局面。企业的行政综合管理部门可以根据领导意图，做好协调，统筹安排，做出一个时期的工作安排计划，必要时可以以文件形式下发。是运用会议协商法。会议协商法是办公室根据领导授意或授权，召集有关各方开办公会议协商和讨论协调事项，促进各方协同动作的方法。

（3）运用文件会签法和运用现场办公法。涉及两个或两个以上部门的事项，经常请有关方面负责人会签形成文件，以利于文件的贯彻落实。运用现场办公法。现场办公法是把有关方面负责人请到现场，面对现实，统一认识，统一部署，及时解决问题的办法。办公室要事先做好充分准备，要提前把有关问题了解清楚，形成处理方案供领导参考，以利于各方面负责人当场形成一致意见，推动落实。

（4）运用个别谈心法。个别谈心法是办公室协调工作人员，运用宣传、说服、激励等方式，做解决问题的关键人物的思想工作，进而促进问题的有效解决。确保企业各项工作正常运转，维护稳定。

（四）做好督办工作，确保上情下达。坚持把督查督办作为贯彻落实企业工作思路、决策部署的重要手段，加大现场督办和跟踪督查力度，实现督查工作由被动向主动，由面上向专题，由静态向动态的转变，切实维护政令畅通。要抓好重点工作督办，特别是一些涉及面广、难度大的工作，落实督查责任，加大督查力度，进行专项督查和重点督查，做到事事有回音，件件有结果；要完善督查机制，建立健全各种管理规章，实行工作通报制和责任追究制；要抓好交办事项的督查，注意平时督办与阶段性督办相结合，事前督办与事中、事后督办相结合，专题督办与综合督办相结合，及时发现并反馈一些不落实或落实不到位的问题，使企业的行政综合管理部门的参谋服务更加有效，领导的决策真正得到落实。

三、企业要加快办公自动化建设 提高信息处理速度

随着我国信息化建设的加快，石化企业各单位都把办公自动化系统作为实现信息化的重要战略步骤进行开发和实施。办公自动化系统是降低企业单位办公成本、加快办公信息处理速度的重要手段。当前，石化企业各单位办公室现在都已经有了自己的办公自动化系统，有的企业也已经初步完成了数字化企业建设。但由于各单位财力状况与人员配置不同，数字化企业建设的质量良莠不齐。

办公自动化系统具备最基础的邮件、文件递送、电子签章、会议室管理甚至是车辆调度管理功能。不论是在服务、信息获取方面，还是在督查督办方面，对石化企业办公室工作效率的提升无疑是显著的。企业数字化建设就是石化企业与各单位的管理部门通过信息化手段，实现对各种资源的有效集成、整合和优化，实现资源的有效配置和充分利用，实现生产、管理、生活过程的优化和协调，从而提高各种管理和服务工作的效率、效果和效益。

参考文献

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[4]唐丽；试论如何做好办公室综合管理工作[J]；办公室业务；2014年05期