关于如何做好办公室工作的几点思考

摘 要：办公室是一个单位上情下达、传递信息、综合协调的中枢，充当着领导的重要参谋和助手，即是协调沟通部门，也是保证单位各项工作可以正常运转和全面落实的主要载体。因而办公室工作效率、发挥作用的好坏等都直接关系整个单位的工作质量。本人从深刻认识办公室工作特点、转变工作态度、增强主动服务意识、提升学习能力、改进工作方法五个方面就如何做好办公室工作提出了建议。

关键词：办公室工作；效率；思考

一、深刻认识办公室工作的工作特性与重要性

随着社会的进步和政府各项职能的转变，办公室工作的地位和作用日趋重要、要求越来越高，绝不仅局限于拟办文件、来人接待等此类琐碎工作。部分工作人员对办公室工作认识有误区，认为办公室就是打杂的部门，忽视了办公室的参谋助手和综合协调作用。其实，办公室作为一个承上启下、协调各科室、联络外部的综合办事机构，既要为领导服务，又要主动为各科室起到纽带作用，具有明显的综合性和服务性。因而办公室工作需要围绕中心，服务大局、提升工作新水平，促进各项工作的顺利开展。要密切联系基层与领导，通过宣传树立单位正面形象、讲究工作方式方法、主动沟通、科学协调、紧盯目标、抓好落实与监督，确保领导的重要决策部署到位，目标顺利达成，使整个办公体系顺畅高效运作。

二、转变工作态度，提高办公室工作效率

做好办公室包罗万象的日常工作，要求办公室人员要有良好的工作态度。

首先，要提高工作积极性和创新性，转变一味接受和老年拉车的工作态度。虽然接受和服从工作安排、有老牛拉车的耐心，不怕苦，不怕累是对办公室人员的基本要求，但是一味接受，只顾埋头工作不作思考就变成了毫无思想的“机器人”。在办公室工作要有工作的积极性、主动性，要有独立的见解，在认真工作、踏实干事的前提下，多动脑筋、不断思考，创新工作方法，提高工作效率和质量。

其次，提高责任意识和竞争意识，转变得过且过、盲目乐观的态度，办公室是连接上下级的纽带，我们无法想象一个思想怠惰的人有很高的工作效率。在工作中取得了一定的成绩，也不能盲目乐观、自以为是。作为办公室工作人员必须具备强烈的责任意识和竞争意识，提高警觉性，经常自我反省，发现自己的优点，找出不足，不断完善，及时落实领导安排的工作，认真、負责、高效完成工作任务。

三、强化服务意识，未雨绸缪

服务保障功能是办公室的一项重要功能，办公室服务工作就是为单位服务、为领导服务、为同事服务。这是办公室工作的根本出发点和落脚点，这就要求办公室人员要抱有良好的服务意识，把服务融入工作的全部，贯穿办公室工作的始终，做好一个“服务者”。

首先，办公室人员要有良好的服务形象。在日常工作中衣着大方得体、待人处事热情周到、对同事反映的问题要认真倾听、调查分析、切不可一副高高在上的姿态。

其次，办公室人员要理清思路、及早谋划、发挥主观能动性。在办公室工作中，临时性和重复性工作很多，许多工作无规律可循，关键是要及时规划、充分准备、有计划有步骤地开展工作、方可做到忙而不乱、事半功倍之效。

再次，办公室人员要有责任感、敢担当。由于办公室工作繁杂性的特点、导致办公室人员有时必须牺牲自己的休息时间，加班加点完成任务，但在工作中仍应以严谨的态度高质量完成工作、甘于奉献、敢担当、有作为、扎实做好每一项工作。

四、不断加强学习、加强作风建设、提高对办公室工作的思想认识

办公室不同于主管某一业务的科室，其工作范围广，如文字材料、会务组织、文书处理、后勤保障等工作都要由办公室来承担，同时，上级政策、领导批示、计划、决策等都需要由办公室来传达，各科室对各项政策的贯彻落实、目标完成都需要由办公室来督促、汇总处理，体现了办公室工作的综合性。这就要求办公室人员要不断地加强自身学习，做一个能说会写的“多面手”。在工作中不断锻炼自己，提高政治理论水平、组织协调能力、公关技巧、综合分析判断能力以及文字写作能力，同时还应加强工作作风建设、树立甘于奉献的意识，耐得住寂寞、守得住清贫，抵得住诱惑，自觉抵制拜金主义、享乐主义等腐朽思想的侵蚀，增强拒腐防变能力，只有齐抓思想认识、全面提升自身素质，才能应对纷杂的办公室工作。

五、改进工作方法，增强工作针对性

改进工作方法，要多在求实求效上下工夫，科学统筹。用尽可能少的时间办尽可能多的事，具体方法是对遇到的事情提出三个问题：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，如果有些事不做，也不会有任何影响，那么，这件事便该立刻停止。二是能不能与别的事合并、把能够合并起来的事尽量合并起来办。三是用费时少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的，自然是最佳方案了。

同时办公室人员还应不断加强自身使用现代信息技术的能力，充分发挥信息系统的辅助功能，取代机械操作，实现信息共享，完善工作方法，以提高工作效率。

综上所述，办公室担负着单位举足轻重的责任，做好办公室工作只有摒弃陈旧观念，不断加强办公室人员的业务素质、提高认识和服务意识，转变工作态度，改进工作方式，才能保证办公室工作成效，辅助单位日常工作的正常运转，为领导出谋划策，为同事服务，同时推进办公室工作的不断进步与创新。

参考文献：

[1]李德玉《对如何做好办公室工作的几点思考》《新闻世界》2010.7

[2]魏红军《浅谈办公室工作的创新》《中华民居》2011.10

[3]王勇《关于如何做好办公室工作几点体会》《商业文化》2012

[4]杜亮《新形势下如何做好办公室工作》《科技信息》2011

作者简介：

周顺荷（1977--）女，浙江省丽水市人，本科，一级教师，办公室文书，研究方向是英语写作备考策略及办公室工作创新。