创新企业档案管理 服务社会经济发展

张丽

摘 要：随着新技术的发展，档案资源的载体已呈现多样化，除传统的纸质、图片、胶卷等载体外，光盘、电脑、互联网等为载体的电子文件也普遍采用了。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化，传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求。因此，档案管理设备必须实现现代化，才能适应企业发展，适应经济发展。

关键词：企业档案；创新管理；服务经济

一、新时代加强企业档案管理的重要性

随着经济建设和基础设施建设的飞速发展，政府职能部门和交通建设企业对于项目的管理和控制进一步提升，涉及的项目内容更加丰富多彩，涉及的文字档案内容更加繁琐多样。例如关于项目建设前期的批文，施工和管理过程中的详细记录，竣工的验收资料，管理及维护的资料等相关内容的文档材料更加庞杂。这些文档的意义十分重要，详尽的档案记录和管理能够真实和全面的反应项目各环节的详细情况，明确责任，对项目工程质量进行检定和评定，工程施工过程中对档案的管理和维护，对于各环节细节的把握控制都具有十分重要的实用价值。基于此，加强档案管理，能够加强交通规划、建设和项目管理活动中将对国家和社会实用价值的内容进行有效保存，也是丰富的知识宝库，更是各项工作原始的、真实的记录，对于今后工作的高效开展具有重要的意义。

二、企业档案管理工作存在的问题

1.企业档案管理不规范

目前，许多企业的档案管理处于书面纸质档案向电子档案的过渡期。档案管理系统和网络建设形式没有统一标准，导致档案信息的服务型、共享性和开发性不强，无法满足信息时代资源共享的要求。档案著录细则相容性较低，很多档案管理系统软件可移植性不强，难以在全国范围内进行推广。

2.档案管理软件缺乏通用性

随着各企业信息化程度的加强，購买和采用了很多档案管理软件，能够基本满足档案管理的需求，但这些软件不能与办公自动化系统和电子政务系统实现兼容和统一。一些企业使用的计算机型号和软件版本不统一，各自采用的档案管理软件不能通用，制约了档案信息的共享性。

3.安全隐患

随着互联网技术的飞速发展和迅速普及，档案信息实现了数字化和电子化，操作便捷，容易更改，降低了档案管理的安全性。但是，高技术犯罪行为与日俱增，档案信息受到非法窃取、篡改、删除、损坏和泄露等风险。档案管理信息技术人员对于计算机系统受到病毒攻击发生瘫痪的现象，无能为力。这容易造成档案信息损坏甚至丢失，造成难以弥补的损失。

4.管理人员的综合素质亟待提高

档案管理人员是实现档案管理信息化的主要力量，很多档案管理人员虽然具备传统的管理知识，但对现代信息技术掌握不够，不具备现代信息化档案管理理念，没熟练掌握计算机技术、网络技术。甚至一些企业档案管理员还停留在初级使用的阶段，影响了档案管理的信息化建设。

三、创新档案管理工作，服务企业发展

1.树立档案管理科学发展观念

企业档案管理工作应树立科学发展观，转变传统守旧的管理观念，实现档案管理工作的跨越式发展。在传统的企业档案管理工作中，“重存档轻利用”的现象很突出，一些企业只重视档案资料收集整理，不重视档案资料价值的挖掘与利用，严重阻碍了档案利用效率的提升。另一方面，传统档案管理一直采用被动式的管理模式，管理员缺乏主动服务、超前服务思想，难以充分体现档案管理在服务经济建设和企业发展中的作用。为了转变传统的档案管理观念，企业领导必须以科学发展观为指导，重视档案管理工作创新，要求管理员克服墨守成规的做法，大胆引入先进的科学技术更新档案管理手段，推动档案工作持续创新。此外，档案管理部门还要落实工作责任制，深化本部门的体制机制改革，激活本部门人员的工作积极性，从而为档案工作科学化发展营造良好内部环境。

2.积极深入现场，强化服务工作

提供优质的档案管理服务、实现档案资料的有效利用是企业档案管理部门工作的最终目标。一个项目的现代化水平很大程度上需要从项目管理中得到体现，因此相关职能部门的项目管理和基础设施建设是对经济多功能建设的前提条件，档案管理是项目建设和发展进步的重要记录和体现，是项目规划和管理中系列工作的有效依据，对于项目档案的服务和管理工作异常重要。档案管理员需要深入现场、深入基层工作中，才能掌握真实的第一手资料，档案资料的内容不仅局限于项目的业务指导、现场的跟踪和服务，档案的接收工作等，对已经进行项目档案登记和管理的，尤其是重要影响和深远意义的大项目、大工程，更需要认真负责地进行档案管理和登记，做到清查、摸底、分析和研究等各项工作，在深入现场了解和指导的同时，需要各个职能单位和部门达成各方面的一致，对于编制档案的真实性等进行重点关注，强化各环节的有效性。

3.重视档案业务，提高管理水平

企业项目档案中往往涉及多方面的工作内容，贯穿工程的全过程。个别企业曾有工程或者项目完成后验收环节，才慌乱中完成档案的整理，使得施工单位很难进行管理，加大档案管理的难度。因此档案管理人员必须全程跟踪，用心服务项目全过程。尤其是项目建设初期，必须遵循项目建设和档案的基本规律，档案管理人员应尽早跟进项目基础建设中，对档案工作进行统筹规划和尽早收集，避免档案管理缺失的现象发生。此外，基层施工单位往往没有设立专职的档案管理人员岗位，相关技术资料分散于各基层部门，工程技术部门、项目管理部、合同管理部等部分，一旦工程后期人员相继撤离，对于后期跟进的维护人员而言很难继续跟进项目进度。这样一来，重视档案业务，档案管理员早期进场、全程服务就更有必要。避免在档案管理中相关资料签字等手续不完备的现象发生，需要相关施工单位负责人或监理人员签字确定，人员很难配合时间，拖延相关档案的管理。

4.强化档案管理标准

档案的管理必须保障其内容的完整性和规范性，需要对档案的管理工作进行统一的管理，避免分工工作，有效避免文件的丢失和混淆，确保同一类文件能有高效地进行总结和归纳。档案管理记录着项目建设和维护的全过程，是项目技术手段的积累和经验的归纳总结。档案工作是项目总结类文件的存在，作为项目建设和管理的依据和基础，记录着项目发展的过程和趋势，对于工程材料的记录有利于后期相关部门的维修、维护和扩建，通过档案的完善管理进一步提升项目的经济效益。

档案作为项目的原始资料对于项目的抗灾、防护和灾后重建等职能具有不可替代的作用，高效的档案管理可以有效减少相关部门的工作量，提高项目工作效率，同时其对于每个技术和施工环节细节的记录，有利于施工技术的传承。

5.利用先进设备和资源

企业档案管理部门要构建起完善的服务体系，实行纸质档案与电子档案并行管理，为借阅者提供便捷的档案查询、借阅服务。在电子档案管理中，档案管理部门要提供一户式查询服务，只要借阅者按照电子化流程操作即可在最短的时间内查找到所需的档案资料，节省借阅者的查询时间。同时，档案管理部门还要利用信息化技术自动采集和更新档案资料，执行标准化的电子档案作业流程，针对电子档案生成、保存、传递、查询、销毁的各个环节实施全寿命周期管理，形成完善的电子档案管理与服务机制。随着计算机技术的深入和广泛使用，建立部门之间的档案检索系统可以有效提高各部门和单位之间的档案管理水平，同时提高档案管理工作的协调能力，有利于部门间的档案利用，提高相关工作效率。根据档案的类型和性质，对于档案进行归类，收集和整理项目各相关部门的档案资料、内部文件等，并按照文件的记录形式和形成部门、类别、重要性进行科学合理的分类和编号，并且重视文件记录和档案记录的模板，按照档案文件的来源和性质进行分类，采用自然形成的编号进行高效管理。

6.各部门之间协调合作

强化档案管理涉及到不同职能部门，对于交通企业来讲其内容不仅局限于建设、设计、施工、监理等项目的各个环节和职能部门。作为档案管理的负责方和最终归档的职能部门，必须合理处理和善于协调理顺各职能部门之间的关系，爭取保持良好的相互协作学习。

在交通建设项目管理中存在的隐蔽工程需要借助于建筑和监理部门进行严格把关，同时在档案管理中重点关注物资质量、建筑工地相关的材料实验报告等重要内容，进行归档方便后续的项目管控。如果出现施工方案变更，必须由建设方和设计方共同确认并签字备案方能入档，否则不予执行。所以工程竣工验收备案和工程方案管理是结合起来进行的，委托各级城建档案管理机构进行管理。

总之，实现档案数字化、信息化发展是信息时代的必然要求，是档案管理工作提高效率、便捷和安全的必由之路。各企业单位应以《档案法》为指导，提高人们的法律意识，各级机构严格依法进行管理；加大执法监督力度，保证档案管理的规范化和制度化；各企业建立科学的管理制度，对各环节进行全方位管理；加强对网上不法及不道德行为的监管，促进档案管理工作在信息时代的发展进程。