浅析如何提高基层水利档案的归档效率与质量

黄艳碧

【摘要】在水利事业发展蓬勃的今天，基层水利部门的工程也相应增多，从中小型电排站工程到小型农水设施改造工程不一而足。与此同时，基层水利工程档案的关注度仍旧偏低。本文以基层水利档案管理员的角度从监管制度的完善、健全机制的建立、业务水平的提高等方面探讨如何提高基层水利工程档案归档效率与归档质量。

【关键词】基层水利；工程档案；效率；质量

一、水利工程档案的定义

水利建设项目是国家基层设施建设的重要组成部分，直接关系到社会民生，对经济发展和社会稳定有着不可小觑的作用。其所形成的档案文件囊括项目规划设计、招投标、项目实施与管理运行等各个阶段的方方面面，即使基层小型农水设施改造项目亦是麻雀虽小五脏俱全。

水利工程档案从高处落笔，是地区水利事业发展的轨迹，是地方水利发展规划的历史依据；从小处落笔，则是项目从孕育到生长，再到成熟的一种真实记录，是项目运行管理的元数据，是项目质量评定、质量追责等的凭证。

二、水利工程档案的特点

水利工程檔案的特点一般表现为形成周期长、涉及科目繁多、科技与文书档案并行，且兼备水利项目自身的特点。尤其是水利工程规模越大，其历时越长（涉及征地拆迁、青苗补偿、属地村居配合度、资金到位情况以及是否与其他工程交错实施等因素）———这种档案形成周期的不确定性在很大程度上影响了档案资料的原始性、真实性、完整性。

三、基层水利工程档案归档现状

基层水利项目往往是小型农水设施改造、内涝黑点整治等更贴近民生的项目，数量较多且普遍规模较小，也因此，基层水利档案很容易被忽略，除了“三不足”（即相关负责人重视不足、人员不足、经费不足）外，监管制度不完善、相关机制未建立、档案管理员业务水平参差不齐的现象普遍存在。随着工程项目问责制与终身制的进一步落实，这种情况也得到了较大的改善。

四、提高水利工程档案归档效率和归档质量

在改善这“三不足”的同时，我们可以从以下三个方面着手提高水利工程档案的归档效率和归档质量。

（一）完善监管制度，有据可依

1.完善行业主管对基层档案室的监管

完善区一级的档案馆（局）对镇街基层档案室的监管制度，加大对基层档案的关注，定期巡查、加强沟通、适当指导。这在一定程度上凸显了行业主管部门对基层档案室的重视与关注，同时也体现了档案工作的重要性，从而促使基层部门对档案管理予以足够的重视与支持。另一方面，督查基层档案资料归档情况，深入了解各事业单位档案管理现状，为日后制订有针对性的档案管理培训提供参考依据。

2.建立同级的不同机构的监管制度

以目前我镇实施的每年工程项目绩效抽查为例，通过镇街审计部门对各建设单位上一年度支出款项的项目以一定比例系数抽查项目档案资料的方式，反向督促基层水利工程资料归档效率与归档质量。

3.建立灵活的档案室管理制度

基层档案室可根据工作实际，在确保档案安全的前提下，先行制定出切合实际的、可操作性强的管理制度，而非照搬区常规的档案室管理要求。随着档案管理的日益完善再对原管理制度进行适当更新与完善，使档案管理制度更贴合工作实际，让管理制度活起来。

（二）建立健全机制，有章可循

建立健全机制，规范各参建单位的源头项目资料的收集、整理、归档工作，才能在提高档案资料的归档效率的同时，确保水利工程档案资料的原始性、真实性、系统性、完整性。

1.建立“四纳入、三参与、二约束、一写入”机制

“四纳入”即水利工程文件材料的形成、积累、整理、归档纳入工程管理计划管理工作；纳入施工管理及考核范围；纳入有关领导和工程人员岗位职责；纳入经济责任制。

“三参与”即档案管理员参与设备开箱；参与各单位工程验收、项目完工及竣工验收；参与项目技改鉴定。

“二约束”即对重点建设项目竣工验收各参建单位前必须提供完整的、符合规范的档案资料，并做好档案验收工作，否则不予以验收；对项目各参建单位前必须提供完整的、符合规范的档案资料，否则不支付工程款项或不退还质保金。

“一写入”即明确规模水利工程项目的档案管理规范和要求，并将其内容写入合同条款，确保大中小型水利工程项目的档案管理均能得到足够的重视。

2.建立项目实施前档案编制要求讲解机制

在工程项目实施前，组织监理、施工等参建单位说明工程档案资料的编制要求、归档规范等，并提供相关的水利工程档案归档参考资料。事前明确各参建单位的归档要求，加强项目实施期间工程资料整理的沟通，提高资料归档质量，确保各参建单位能按时按质按量移交符合规范的档案资料。

（三）提高业务水平，有才可靠

1.加强培训，打造复合型人才

（1）档案岗位培训

佛山市每年定期举办面向基层企事业单位的档案岗位培训，档案管理员可根据实际需要选择培训。

（2）水利专业档案培训

增加有明确指向性的档案培训。笔者从事基层水利工程档案管理8年，只接受过一次广东省水利厅举办的针对水利工程档案管理的培训。市水务局、省水利厅可联合市档案局等定期筹办针对工程项目或者针对水利工程的档案管理培训。

（3）水利知识普及

水利工程档案其特点之一就是水利专业性，因而档案管理人员在提高档案管理业务水平的同时，也需要增加自身水利专业知识，做一个复合型人才，以便整理水利工程资料时对资料的真实性、原始性具有一定的分辨力。

2.交流、参观与学习

通过行业主管部门提供的档案培训班、网上论坛等平台，增加同行间的交流与相互学习；通过参观上一级档案馆、同一系统不同部门间档案室，学习新精神新理念新方法，他山之石可以攻玉，走出去，领回来。

五、总结

综上所述，要做好基层水利工程档案，除了要充分认识档案管理的重要性、改变“三不足”的现状外，还可以从完善监管制度、建立健全机制、提高档案员业务水平等方面入手提高档案管理的归档效率和归档质量，从而完善基础水利工程项目的档案库，为地方水利事业勾勒轨迹，并为其发展提供历史参考依据。

参考文献

[1]蒋清芳，王江涛.浅谈如何提高水利工程档案管理的质量[J].建筑工程技术与设计，2014（24）.

[2]邹铁民.如何提高水利水电档案管理的科学性[J].办公室业务，2016（11）：120.