基于新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析

【摘要】随着科技与经济的发展，我国目前的社会背景已进入新媒体时代，新媒体时代的到来对我国档案管理方面的工作产生了新的挑战与改革。本文主要从我国现今档案管理信息化现状、新媒体技术的优势以及新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的几点建议这三方面来分析新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用。

【关键词】新媒体技术；档案管理；信息化进程；应用

一、我国档案管理信息化现状

从古至今，我国对于档案管理方面都十分重视，随着近年来新媒体技术的快速发展，我国的档案管理工作也面临着新的挑战同时也是改变当前问题的机遇。目前我国档案管理工作的发展趋势便是要结合现代信息技术，从而加强档案管理信息化发展，提高工作效率。以新媒体技术为支撑，可通过建立新媒体平台来推广传播档案管理方面的内容与知识，同时也可以利用电子录入与查询系统来提高工作效率和水平。

尽管如此，就目前我国的情况来看，档案管理信息化还存在着一定的问题。（1）新媒体技术与档案管理的结合不彻底、不完全，出现不全面和不完善的情况。（2）对于重要文件的保存，只将信息技术体现和运用在整理目录的工作上，而对于文件档案的扫描和录入方面并没有达到应用效果。

二、新媒体技术的优势

（一）提高档案管理效率

在传统的档案管理工作中，工作人员只能以人工的方式录入和检索纸质档案，这样的工作方式无疑是十分费时且低效的。相对而言，利用新媒体技术建立电子档案，不仅可以快速地进行收录和查询，减少工作时间提高工作效率，同时可以实现档案管理信息的自动化传递和展示。

（二）提高档案查询效率

在传统的档案管理过程中，如果要进行档案查询便是要采用人工的方式，其不仅要耗费大量的时间和精力且工作效率低，准确度也不高，更是无法实现档案管理信息的自动化传递和展示。而对于结合新媒体技术的档案管理工作而言，新媒体技术的信息功能完全可以解决传统工作模式的局限性，可以进行快速准确的查询工作。电子档案方便工作人员的查询与录入，可以使档案管理工作更加快速、准确、便捷。

（三）增强影响效果

在传统的档案管理工作中，相关的宣传工作非常有限，只能局限在内部刊物，这样的宣传方式所能达到的影响效果十分有限，无法形成相关的社会影响力。通过新媒体技术可以以相关网站、微博、微信公众号等形式进行宣传与传播，这样可以使档案管理工作更大程度地被人们了解，走进人们日常的生活信息中，从而提高档案管理工作的影响效果。

三、关于新媒体技术应用的建议

（一）加大投入力度，高度重视

从思想方面要对档案管理信息化工作高度重视。单位领导要意识到档案管理信息化建设的重要性与必要性，将相关思想贯彻到日常的工作指导中。加大档案管理信息化建设的物质基础。在结合新媒体技术进行建设的前提下，相关单位要将工作所需的硬件设施配备齐全，如计算机、扫描仪、打印机、图像采集设备等。同时对于相关的软件系统都要进行及时的升级优化以及技术检测，以保证其能具有高效的工作能力。

（二）提高工作效率，发挥作用

对于新媒体技术所具有的技术优势，要使其在档案管理信息化过程中得到充分的利用，提高工作效率。相关工作的领导与负责人要对工作有科学的規划，要将眼光落实到长远的发展方向，看准档案管理信息化过程中的关键环节和欠缺的部分，理智地分析信息化发展的趋势，制定具有针对性的政策与方针。同时，相关单位应尽可能地发挥新媒体技术的特点，充分利用电子仪器与现代化仪器，这样可以减少浪费、节约成本并且减少使用空间，而且可以减少档案资源的损坏和丢失。

（三）抓好队伍建设，强化建设

任何项目的发展都是一个团队的努力成果，因此人才队伍建设也是推动档案管理信息化过程的重要环节。在进行人才招聘时，要结合新媒体技术的特点，按照工作要求，选用具有专业素质的优秀的信息技术人才，为档案管理信息化团队增加优秀的工作人员。同时，对于上岗工作的人员，要进行完善的培训工作，提高工作人员的业务能力，不断提高工作人员的工作水平。此外还要注意对工作人员工作能力与效果的考察和指导。领导要不定期对工作人员的工作能力进行了解和考察以确保工作团队的业务能力。

（四）强化制度保障，完善制度

相关的单位要完善档案管理信息的安全制度，保证档案的保密性和安全性，加强档案的安全管理。要建立机房的安全管理制度，科学地保证软件与系统的安全性能，确保电子档案的安全系数。同时，要建立健全档案检测系统，将信息技术与人工维护检测相结合，做到24小时不间歇实时检测。还要制定严明的奖惩制度，根据工作人员的工作表现进行一定的奖励和惩罚。

四、结语

综上所述，档案管理的信息化建设是信息技术背景下的必然举措，同时也是改善档案管理工作现状的有效途径，是加强档案管理工作影响范围的有效方式。因此，相关单位要重视档案工作的开展与进度，尽快将新媒体技术运用于档案管理信息化进程中。

参考文献

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作者简介：华超（1989.10—），男，汉族，陕西汉中人，学士，研究方向：档案学及应用。