档案信息化建设与档案管理的几点思考

王樱

【摘要】档案信息化建设是提高档案管理水平的重要手段，与事业单位实际的发展进程息息相关。文章结合档案信息化建设与档案管理工作相关内容，就现阶段档案信息化建设中存在的问题进行分析，并且提出几点切实可行的解决对策。

【关键词】档案信息化建设；档案管理；问题；对策

当前，信息化已经成为发展的重要手段，为了适应新时期事业单位的发展需求，须充分挖掘档案资源信息，全面提高事业单位的档案资源利用率，保證档案信息化建设的顺畅性，提高档案管理工作的水平。

一、档案信息化建设与档案管理工作内容

（一）档案信息资源的建设

档案信息资源是档案管理工作的重要基础，与传统档案相比，涉及到了多媒体数据库、档案全文数据库等信息资源的建设，利用多媒体对电子档案信息进行规范化管理，使档案信息资源的利用率及质量得以提高，增强档案信息资源建设的质量与效率。

（二）基础设施建设

在基础设施建设中，软硬件基础设施被作为档案信息化建设工作的基础，有力支撑着档案信息资源的利用、开发。在一定程度上促进着档案信息的交换、传输，达到资源共享的目的。

（三）标准化建设

建设档案信息化体系，使档案信息资源描述、查询、使用、管理等工作流程均有明确规定加以约束，进一步规范电子档案管理，实现档案信息化建设规范化。

二、档案信息化建设与档案管理所存在的问题

（一）对档案信息化建设缺乏正确认识

档案信息化建设改变了传统档案管理方式，是对档案管理服务理念的变革，但部分管理人员对此缺乏正确的认识，未认识到信息技术对档案管理的影响，信息技术对档案管理的影响主要体现在三方面：一是利用信息技术实现档案管理的信息化能够提高单个部门的职能效率；二是实现档案信息化的建设能够方便档案的管理与查阅，有效提高个人的工作效率，并为民众提供方便；三是有利于实现档案资源的共享，提升组织效率。但部分人员由于未认识到档案信息化建设的优势，阻碍了档案管理的变革，降低了档案管理能力，影响了档案管理的效率。因此，对档案信息化建设缺乏正确认识是影响档案管理效率的因素之一。

（二）档案信息化建设和信息化管理的水平不高

档案信息化建设和信息化管理需要工作人员掌握一定的网络知识和操作技能。我国大多数企业的档案管理人员的年龄都偏大，对新知识和新技术的接受能力和学习能力都有了一定程度的减弱，而且在学生生涯结束之后没有及时更新自己的知识体系，逐渐地与时代脱节。当开展档案信息化建设和信息化管理时，很多档案管理人员不愿意甚至是抗拒去学习和掌握这些新知识和新技能，因此很多企业的档案信息化建设和信息化管理的整体水平不高。

（三）档案信息难以实现共享

一般情况下，档案馆接收到的电子档案来自不同的部门、单位，但是大部分的单位间的数据库都是异构的，封闭的。因此，复杂的内部结构、特殊的属性、各式各样的数据来源、特殊的处理手段给入馆档案资料的信息化建设工作带来一定的难度。

三、提高档案信息化建设与档案管理水平措施

（一）提升管理人员的服务意识

提升管理人员的服务意识，是改善档案信息化建设与档案管理工作的首要任务，能够帮助管理人员树立正确的工作观念，端正其工作态度。第一，要使管理人员明确了解自已的工作内容，明白档案管理工作的重要性，也要强调档案管理人员的地位与企业其他部门的工作人员是平等的，在工作中要以最为积极的态度去面对。第二，要对档案管理人员开展一系列的系统的专业知识培训，强化档案管理人员对新事物的认知，逐渐提高管理人员的服务意识。

（二）对档案信息化工作的体系进行完善

对档案信息化的建设进行完善，就要对其中的管理体系和监管体系以及绩效评价的体系进行完善，并且从多个方面来保证档案管理的工作能够科学的进行，从而能够形成网络状的立体管理，全方位的对档案的管理实行信息化，在绩效评价的体系当中，也要对员工的日常表现进行详细的记录，并且要制定相关的激励机制，从而促进员工的工作的积极性，来对传统管理工作当中的疏忽进行弥补，从而对管理的办法进行创新，最终对现代化的需求进行适应。

（三）实现档案信息共享

在大数据时代下，若要充分发挥档案的作用，则必须使其实现资源共享，档案管理人员要根据时代发展特点来改变管理模式和服务态度，将陈旧的思想从工作中移除。如今能够实现资源共享的技术有很多，如计算机技术、网络技术以及数据化技术等，相关人员必须充分掌握此类技术的应用技能，最好能够将各个技术的优势综合到一起，更好地促进信息资源共享。另外，在工作过程中工作人员要加强对信息内容和电子软件的检索，保证其不会出现信息安全问题。

四、结语

在事业单位发展过程中，加强档案信息化建设具有十分重要的意义，因此，在新时期，事业单位必须结合实际，建立完善的档案信息化平台，实现档案信息化管理，全面提高档案管理水平。

参考文献

[1]刘娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].人力资源管理，2018（01）：197.

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[3]张丽丽.档案信息化建设与档案管理的探索与思考[J].人力资源管理，2018（03）：443～444.