PDCA在医院集中采购质量管理中的应用

赵翠英 张兰欣 徐玲玲

[摘要] 目的 探索有效的医院集中采购质量管理方法。方法 自2016年9月—2017年12月，将PDCA管理模式运用到医院集中采购质量管理中。应用计划-实施-检查-改进的程序，在组织层面进行建立与优化采购组织、制定与修订采购制度，在操作操作层面组织招标与集中采购等。结果 应用PDCA进行质量管理，优化了集中采购程序，规范了采购行为，效果显著。采购任务完成率100.00%，节约采购成本12.11%，需求部门对采购产品质量、采购效率满意率99.88%。结论 PDCA管理模式是医院集中采购质量管理有效方式。

[关键词] PDCA；质量；管理；集中采构

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）06（c）-0105-02

[Abstract] Objective This paper tries to explore the effective method of central purchase quality management. Methods From September 2016 to December 2017， the PDCA management model was applied to the quality management of central purchase in this hospitals. Planning-implementation-inspection-improvement procedures was applied， establishment and optimization of procurement organizations at the organizational level， formulation and revision of procurement systems， and organization of tenders and centralized procurement at operational level. Results PDCA was used for quality management， centralized procurement procedures were optimized， procurement practices were standardized， and results were significant. The procurement task completion rate is 100.00%， the procurement cost is saved 12.11%， and the demand department has a satisfaction rate of 99.88% for the purchased product quality and purchasing efficiency. Conclusion The PDCA management model is an effective method for hospital centralized procurement quality management.

[Key words] PDCA； Quality； Management； Central purchase

随着采购专业化、规范化发展，“规范采购行为，降低采购成本”是各大医院采购目标，成立采购中心、实施管采分离、集中采购已成为一种趋势[1]，集中采购质量管理越来越引起医院的高度重视，直接关系到采购质量、效率与效益。PDCA（Plan-do-check-act）是一种螺旋式发展管理模式，计划—实施—检查—改进是质量管理应遵循的程序[2]。该院自2016年9月1日成立采购中心，将PDCA管理模式应用到采购质量管理，取得了显著效果。

1 资料与方法

1.1 一般资料

组织招标27项次，组织谈判182项次，集中采购工程项目19项，医疗设备109台，医用耗材352批次，办公用品128批次，后勤保障类物资64批次，信息软件15项，服务项目20项。以招标、竞争性谈判、询价、单一来源、协议供货为主要采购方式，辅以网上商城采购、应急市场采购等。

1.2 方法

1.2.1 计划 ①组织层面。健全组织，建立制度。成立了以院长政委为组长，副院长为副组长，其他机关领导为组员的采购领导小组，下设物质采购中心，明确工作职责。制定《采购管理办法》《采购评审管理制度》《采购档案管理制度》《采购质疑处理办法》《采购工作指引》，规范采购业务文本、分类采购合同模板。②操作层面。制度采购计划，根据采购任务性质、采购数量、预算金额选用相应的采购方式，报采购领导小组审批。制定采购实施方案，包括负责人、市场调研方式等。

1.2.2 實施 ①组织层面。采购领导小组统一领导采购工作，协调处理机构设立、人员配备、制度建设采购审批等采购工作重大事项；物质采购中心设招标、医疗、后勤、信息、财务、档案6个项目组，组织实施采购市场调查、招标、合同签订以及产品验收等工作；按照需求部门提出申请、物资采购中心组织集中采购、财务部门集中支付的程序组织集中采购。②操作层面。组织市场调研。首次采购、不托底的采购项目一项一调研，重点调查市场占有率、技术要求、市场价格等。采用现场查看、网络查询、电话访谈、专家咨询等方式，重大项目以现场查看为主，采购中心组织，专家、纪委人员参加。

确认采购需求。采购需求由需求部门提出，职能部门审核，要求具体、客观、公正。为防止技术参数带有倾向性、指向性，对技术复杂、采购金额较大的设备类、软件类技术参数，组织专家评审或媒体公示。

编制采购文件。包括采购公告、招标（谈判）文件，招标（谈判）文件含合同主要条款。采购文件经职能部门、业务机关、财务审核后，发布采购公告，发放采购文件。

组织开标评审。评审前24 h，在专家库随机抽取评审专家。评审专家进行资格性、符合性审查后，按招标文件进行独立评审。出具评审报告，推荐候选中标（成交）人。

签订采购合同。组织公示，签订合同，督促合同执行，组织货物类验收。

1.2.3 检查 ①组织层面。检查组织结构是否合理，采购制度是否完善，采购流程是否优化。发现存在以下问题：1万元工程、服务集中采购限额太低；工程、服务类项目由采购机构报销费用，完成进度与质量难以把控；采购任务纸质审批效率低下，有时需跑多次才能找到领导；少数科室人员对集中采购路径不清晰。②操作层面。检查采购行为是否规范，中标供应商是否合格，采购价格是否合理，采购产品是否符合要求，采购合同是否保护了权利与利益，采购效率是否高。检查发现，存在出现以下问题：采購需求编报不规范，存在倾向性参数，需求不明确不具体，缺乏功能、环境要求描述；少数采购任务下达时间不满足招标与采购要求；少数供应商串标，虚假应标，夸大生产服务能力和业绩；有些物资送货不及时；采购人员专业能力不足，采购文件编制不规范。

1.2.4 改进 针对检查问题进行改进。

①组织层面。修订采购管理规定，工程、服务集中采购限额由1万元调整到5万元，由需求部门申报费用结算；利用OA系统，实施网上审批采购任务，提高了审批效率；编制了《采购目录与导引》，细化了不同类别采购项目填报表格、审批路径、采购流程，方便科室查询。

②操作层面。组织宣讲采购制度，制定采购需求编报细则与模板，明确采购任务下达时间要求；实施了招标评审后甲方核查制度，在招标文件中予以明确，核查中标人资质、生产能力、业绩等；建立月物资采购盘点制度，对采购完成情况、完成质量、未完成任务、未完成原因进行梳理；加强采购人员培训，以采购法规制度、采购实务、采购文本为模块进行培训，并将培训与考核相结合，提升培训效果。

2 结果

2.1 计划采购任务完成情况

采购任务完成率高，计划采购任务3 519项，完成采购任务3 519件，完成率100.00%。

2.2 节约采购成本

2016年9月—2017年12月部分采购项目采购成本，见表1。

2.3 需求科室满意度

对需求科室进行回访，完成采购任务3 519项，有4项不满意，满意率99.88%。结果显示，应用PDCA进行采购质量管理，效果显著。

3 体会

3.1 健全组织是实施集中采购的首要

组织是事物运行的司令部、行动部。建立采购领导小组—采购管理部门—采购中心三级医院采购管理体系是理想的管理模式，由于编制、人员成本等因素，成立专职采购管理部门管理的医院非常少，把管理职能分解给采购领导小组和采购中心是解决问题之良策。该次的策略是采购任务由职能部门、业务机关报采购领导小组审批后下达给采购中心，采购中心拟制采购计划（包括采购方式选择等），报采购领导小组审批后实施，实施过程中重要环节如采购文件编制、采购评审结果、合同草案报请采购领导小组审批。这样实现了采购与管理分离的要求。

3.2 健全制度是实施集中采购的抓手

制度是一个组织内大家共同遵守的行为规范，是保证组织有效运转、实现目标的可靠保证。建立规范、实用的集中采购管理制度，采购才能有序运行，采购质量才能得以保障。但随着时代发展，采购政策变化以及集中采购运行实践的需要，管理制度需要不断完善修订。运用PDCA的模式完善采购制度，制度会更加科学、更加实用，符合医院集中采购发展需求。

3.3 提升能力是实施集中采购的关键

招标采购管理是一项政策性、专业性、技术性很强的工作，对人员综合素质要求很高[3]。目前医院采购中心人员大多数是从机关、科室抽调人员组成，缺乏专业的采购理论与经验，对采购法规理解与把握上不深入、不准确。运用PDCA进行培训，制定培训计划、组织培训、评估培训过程与效果、完善与改进培训内容与方式等，提升采购人员业务能力。

[参考文献]

[1] 罗跃全，郭继红，李碧元，等.医用物资集中采购管理模式与实践[J].西南国防医药，2017，27（2）：204-205.

[2] 薛冰妮，PDCA应用于医院管理的价值探究[J].经贸实践，2017（20）：172.

[3] 唐通军，曾爱红，杨小红，等.大型公立医院招标管理工作实践与探索[J].中国医院，2017，21（10）：79-80.

（收稿日期：2018-03-30）