探讨医院人事档案管理工作如何适应新形势的需要

林洁珩

[摘要] 随着我国医疗事业的不断发展，当前医院管理方式也在一定程度上发生变化，而信息化、全球经济一体化更是加速了我国法治体系建设，以知识、信息、服务等为主要特征的新经济时代对传统医院人事档案管理工作提出了新的挑战。人事档案工作主要是对人力资源价值进行保存的凭证材料，同时也是人才信息资料的主要载体形式，并且作为医院人力资源管理部门对医务人员实施全面考察、人力资源合理分配的重要依据，进而为医院相关的人事调动等工作提供有力参考，以促进医院长期稳定发展。该文将结合实际情况对如何在新形势下做好医院人事档案管理工作进行探讨，旨在有效提高当前医院人事档案管理工作。

[关键词] 医院人事档案管理；新形势；有效措施

[中图分类号] R197.3 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）07（c）-0015-03

医院人事档案管理工作主要是依据医院人事政策、人事制度为基本方针，作为具有高素质、高层次人才的单位，医院应充分做好人事档案管理工作，只有这样才可以将医院内人力资源进行有效配置，同时有助于加强医务人才培养、管理，为医院今后发展奠定良好基础。在医院经营管理过程中，人事档案管理工作是极其重要的一项工作，可以为医院人事调度、人才选拔、各类专业技术人员职称评定、医务人员享有福利待遇等提供有力参考依据。随着信息化时代的到来，以知识、信息、服务等为主要特征的新经济时代为医院人事档案管理工作带来一定挑战，同时也提高了对管理人员的要求。因此，在今后管理过程中如何有效加强人事档案管理工作已经成为档案管理人员需要考虑的重要问题。该文将结合实际情况对如何在新形势下做好医院人事档案管理工作进行探讨，以期为今后相关工作提供宝贵经验。

1 医院人事档案管理工作的重要作用

由于医院人事档案管理工作可以实现对个人历史真实记录，并且可以将个人的实际水平真实反映出来，是医院人力资源管理部门对医务人员实施全面考察、人力资源合理分配的重要依据。随着我国医疗体制的不断健全，当前医院的管理法方式也在逐渐发生变化，医院也开始针对人力资源管理部门进行一系列变革，以保证相关管理工作符合当前时代发展需求。医院人事档案管理工作，可以为卫生制度改革提供有力参考依据，通过建立人事档案的方式充分了解并掌握当前医院各个医务人员的真实情况，结合当前医院发展的实际情况对人力资源配置进行优化，遵循以人为本基本原则，以保证各医务人员可以处于适合的岗位上开展相关工作，实现人力资源利用率最大化。人事档案可以为个人提供公正平整，为干部提供历次任职、学历以及职称评定等凭证信息，为医院内部工资制度变革、职称评定等工作提供有力参考依据。另外，通过完善人事档案管理工作可以为卫生人才队伍建设提供有效服务，医院可以在管理过程中通关完整的人事档案充分了解并掌握职工成长，而通过对不同种类人事档案进行分析，可以充分掌握职工在长期发展、工作、学习过程中所展示出的特点及规律，有助于医院选拔高素质优秀人才，为医院培养优秀人才创造良好条件，有效加强医院的人才队伍建设，为医院长期稳定发展奠定良好基础。

2 医院人事档案管理工作中存在的主要问题

2.1 没有充分认识到医院人事档案管理工作的重要性

现阶段医院在进行经营管理的过程中，主要是将医疗工作作为中心任务，着力于向社会群众提供更为良好的医疗服务，在这种思想态度的影响下，管理层中普遍存在着重医疗、轻管理的现象，认为提高医疗质量、加强业务水平是医院主要工作，从而忽视了人事档案管理工作的重要性，在一定程度上限制了当前人事档案管理工作的发展，且不具备人事档案有效利用与归档意识。大部分科室以及相关医疗人员在实际工作过程中均不同程度忽视归档工作，没有将自身工作业绩资料、进修培训资料等其他个人信息进行进行归档，导致这些医务人员的人事档案中缺乏个人工作能力、业务能力等方面的详细资料，最终造成人事档案内容缺失，无法为相关人事工作提供有力的参考依据。

2.2 缺乏健全的人事档案管理制度

随着近几年我国医疗事业的不断发展，当前医院管理方式逐渐发生变化，而医院人事档案管理工作也得到进一步完善，并取得较好成绩，与此同时国家相关部门也陆续发布有关人事档案管理方面的法律发挥，而相关工作也得以有效落实。然而，事实上当前有关医院人事档案管理制度方面的法律条文仍然存在的以下问题，限制了人事档案管理工作的进一步发展。在实际管理过程中，档案资料收集、管理制度规范、人事档案检索与查阅制度规范等工作仍然具有较大的随意性，缺乏有效的管理措施，导致档案管理人员的管理工作缺乏有力参考依据。

2.3 基础设施建设不健全

由于医院在长期发展过程中并没有充分认识到医院人事档案管理工作的重要性，因此医院人事档案管理工作中采用的各类基础设施及配套建设较为落后，导致相关管理工作质量及效率无法有效提升。通常情况下，医院人事档案会以纸质材料储存在铁质档案材料柜中，然而这些铁质档案材料柜不具备较强的隔热防潮功能，导致大部分陈旧医院人事档案普遍存在的虫蛀、霉变、受潮等现象，还有一部分纸质档案在整理、重新装订的过程中出现损毁现象，无法充分保证医院人事档案的完整性、真实性、安全性。此外，部分醫院在利用计算机进行医院人事档案管理工作时，仍然处于初级单机管理阶段，与信息化建设存在较大差距，且随着近几年医院人事档案的使用频率不断提高，上述管理问题日益凸显，需要及时采取有效措施进行解决。

2.4 管理条件、方式落后

人事档案管理工作是一项具有较强专业性、政治性、机密性的工作，因此在实际工作过程中需要将相关人事资料单独存放，并进行单独管理。现阶段我国大部分医院中存在将人事档案存放在人事办公室的现象，且大部分人事档案管理工作仍然停留在手工抄录的方式，同时缺乏专门人事管理人员，导致部分医院人事档案管理工作由非专业人员进行管理。随着我国科学技术的不断发展，计算机技术已经被广泛应用至社会生产中的各个领域。然而，目前医院在人事档案管理工作方面普遍存在忽视管理工作重要性的问题，因此没有注重管理工作的信息化建设，这就为档案管理工作人员的相关工作带来一定困难，仍然采用手工编辑、检索等方式进行医院人事档案管理工作，导致人事档案材料无法进行及时更新，降低了管理工作的整体质量及效率。

2.5 缺乏高素质管理人才

在医院人事档案管理人员中普遍存在着年龄老化现象，无法适应当前时代发展需求，且部分医院的档案管理人员多从临床科室中产生，不具备较强专业水平，再加上医院人事档案管理工作较为繁琐复杂，医院大部分医务工作人员面临考核、调资、晋升、等情况，这些都需要经过人事档案管理部门处理相关事务，因此若是想充分保证人事档案管理工作的效率，就必须要有专业素质优秀的人员担任这份工作，然而当前绝大多数医院并没有聘请专门的管理人员进行相关管理，而往往都是由相关行政管理人员来兼职，使得当前医院人事档案管理人员队伍整体上表现为学历低、档案管理意识淡薄、专业素质落后、实际工作能力偏低等现象，而这一现象也直接导致了大部分医院的人事档案管理工作缺乏合理性、科学性。要求管理人员具备较强的专业知识、专业技能，以保证医院人事档案管理工作质量及效率。医院应定期组织档案管理人员参加专题业务学习、研讨会等，同时定期进行业务考核，对员工工作进行鼓励，同时充分调动管理人员工作积极性，以适应当前新经济时代对医院人事档案管理人员的要求。

3 新形势下解决医院人事档案管理问题的有效措施

3.1 转变传統观念

首先，医院领导管理层应充分认识到人事档案管理的重要性，将人事档案管理工作纳人到医院的重要工作日程中来，作为医院日常运作过程中的重要工作内容加以对待，让医院人事档案管理工作切实和医院其他各项业务进行同步发展、同步规划、同步执行。与此同时，应强化医院全体医务工作人员的人事档案意识，通过宜传教育等方式让每一名医疗卫生工作人员都能够充分认识到认识档案管理工作的重要性，充分理解人事档案和自身日常工作与生活间存在的密切联系，进而更加主动积极地支持医院人事档案管理工作的开展。

3.2 健全人事档案管理制度

为了有效提高当前医院人事档案管理工作质量医院在今后发展过程中应构建完善的档案管理机制，同时完善现有的制度规范，并且要求相关工作人员严格按照归程中的具体要求相关工作。针对医院人事档案管理中存在的各种问题，档案管理人员应做好应急预案，以保证人事档案管理工作的正常进行。人事档案管理中的资料收集与整理、人事档案资料销毁、人事档案资料的安全与保密等工作均需要依靠制度规范对档案管理人员的工作进行限制与约束，只有这样才可以有效提高医院人事档案管理工作，确保工作的周密、规范、正规、高效，从而有效推动当前医院人事档案管理工作的进一步发展。

3.3 加强医院人事档案管理工作的信息化建设

随着我国科学技术的不断发展，计算机技术已经逐渐被应用至社会生产中的各个领域，然而计算机技术在医院人事档案管理工作中却并未得到有效应用，这主要是由于医院缺乏对医院人事档案管理工作的重视，导致档案管理基础设施不健全现象。因此在今后发展过程中，医院应加强档案管理基础设施建设，促使医院人事档案管理工作逐渐朝着信息化方向发展。医院人事档案管理信息化建设是一项长期工作，医院各项人事制度改革、办公自动化水平、科学决策、人才预测等工作均需要医院人事档案管理信息系统建设作为支撑。这就说明，医院人事档案管理信息化已经成为一种必然趋势。

3.4 实施动态化管理

人事档案主要是反映人的成长轨迹，其中包括人的成长经历、学历变化、职务变迁、职称晋级、工资增减、奖励处罚、家庭及社会关系、政治面貌等方面的具体内容。因此，医院应结合当前人事档案管理工作的实际情况，改变传统的管理方式，实行全面动态管理，同时注重档案新内容的及时更新，以保证医院人事档案可以充分反映出个体在成长过程中各个阶段所展示出的真实面貌，并充分体现个人特色，同时还要针对医疗技术水平以及科研成果进行相关记录，只有这样才可以有效确保人事档案的真实性、准确性、完整性，进而为医院相关的人事调动工作提供有力的参考依据。

3.5 加强团队建设，提高档案管理人员素质

为了有效提高当前医院人事档案管理质量及效率，医院领导应重视加强管理团队建设，提高档案管理人员素质，只有这样才可以有效提高医院人事档案管理工作质量及效率，为医院的长期稳定发展奠定有力基础。首先，医院应加强对档案管理人员的思想教育，提高管理人员思想素质。医院人事档案管理人员应具备较强的责任感、事业心，在实际工作过程中以全心全意为人民服务为主要原则，充分做好档案管理的相关工作，医院应定期对员工进行思想政治教育，帮助管理人员树立正确工作观念，以保证在今后工作过程中可以认真完成相关管理工作。其次，提高管理人员文化素质。当前大部分医院的管理人员普遍存在文化素质较低的现象，因此医院应针对这一现象采取有效措施，对管理人员专业理论知识、医学知识、公文知识、写作技能等方面进行培养。

4 结论

综上所述，在时代发展过程中传统档案管理方式已经不能适应当前新经济时代发展需求，而在以知识、信息、服务等为主要特征的新经济时代，档案管理人员应及时转变工作思路，同时结合当前法律法规中的相关规定，充分做好人事档案管理工作。在此基础上，档案管理人员应深化对档案管理工作的认识，充分认识到档案管理工作对于人力资源配置、医院经营管理与发展的重要意义，在今后工作过程中重视提高自身的业务基础以及人文素养，增强服务意识，而医院也应结合当前时代发展需求，建立现代化管理模式，多渠道、多途径有效利用档案信息资源，只有这样才可以有效提高档案资源的有效利用率，为医院今后开展的各项人事工作提供有力参考依据，进而促进医院的长期稳定发展。

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（收稿日期：2018-04-26）