档案管理模式改革在医院档案管理中的应用

汪箭

[摘要] 医院每天都要接纳上百位患者，患者的档案收集工作尤为重要。医院档案是医院工作展开的重要凭据之一，有效地进行档案管理工作对医院各项政策的落实和完善有重要帮助。医院档案管理面对多方面挑战，为了迎合时代的改变，医院作出相应管理模式改革。该文主要对档案管理中存在的问题进行集中讨论，再对档案规范化管理的策略进行分析，改进管理模式，提高医院档案管理整体效率。

[关键词] 档案管理；模式改革；管理应用

[中图分类号] R197.323 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）02（a）-0045-02

Application of File Management Model Reform in the File Management in the Hospital

WANG Jian

Party Office， Liaoyungang Oriented Hospital， Lianyungang， Jiangsu Province， 222000 China

[Abstract] The file collection work is very important because the hospital should admit hundreds of patients， and the hospital file is one of the important evidence of hospital work， the effectively file management work is of important help to the implementation and improvement of various policies， and the hospital file management faces multiple challenges， in order to meet the changes of the times， the hospital should make the corresponding reform of management model， and the paper mainly discus the problems in the file management and analyzes the strategies of the standardized management of files in order to improve the management model and improve the holistic efficacy of hospital file management.

[Key words] File management； Reform of the model； Management and application

醫院档案在医院、国家中起到重要作用，在医院中保证档案管理正常进行是维持医院稳定以及持续发展的重要基础。就目前而言，档案管理工作与医院的经济基础建设以及和谐社会的构建都有一定关系，各个部门通过档案管理建立一定关系，并与患者间出现紧密关联。当前是一个信息化社会，对医院的档案管理水平提出了很高要求，但现阶段各大医院都存在或多或少的档案管理问题，对档案管理工作的规范化、制度化产生了一定影响。为提高各大医院的档案管理工作效率，要对现存的档案管理方法进行改革。

1 医院档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理意识不强

现阶段医疗技术不断提升，医院规模不断扩大，但还有很多医院缺乏对档案管理的重视，认为其无所谓，没有实际应用价值，所谓档案管理不过是一种表面形式，导致在档案管理工作的过程中注意力不够集中，而且工作态度不端正。在目前档案管理工作中的研究发现[1]，相关工作人员缺乏档案管理的专业性知识，在工作中的实际操作也不具备专业性，对于档案管理法律意识较为薄弱，再加上工作不够认真，导致档案管理工作的效率低下。在日常档案管理工作中，经常会出现档案所需各种材料证明收集不齐全，保存不妥善等状况，进而出现在需要使用档案时发现档案并不具备提供依据的能力，或是出现档案被销毁无迹可寻。此外，还有部分档案的记录不够规范，甚至出现随意涂画的现象，影响了档案的正常保存。以上这些问题均是影响档案寿命的主要问题，究其原因，还是因为工作人员对档案管理的意识不够强烈。

1.2 档案材料收集不完全

档案材料收集不齐全可分为多个方面：①档案中往往需要记录多个单位、生产厂家、材料来源等多个涉及面较广的信息，致使在档案记录管理过程中，很可能因为一些粗心和不细致而遗漏一些重要信息，造成档案不全面，在后续的使用中缺乏绝对可信度[2]。②部分工作人员在实际工作中经常会借阅档案，但可能出现遗失或者忘记归还等情况，导致档案空缺，影响从建院以来的档案完整性，为之后的工作和查阅带来不便。

1.3 档案管理制度不完善

虽然很多医院都已经采用适合自己的档案管理制度，但随着问题的不断出现，档案管理制度都出现或多或少的漏洞。在实际工作当中，档案的建立没有采用同一方式，医院档案管理也处于较为放松随意的状态，管理制度落后，管理手段不多都是现阶段档案管理的致命缺陷。目前档案管理工作最常使用的还是手工摘录归档，由于是手工进行，字迹不一是必然的，往往会出现部分档案中字迹潦草，内容摘录不完善以及目录填写不完全等现象。现阶段大部分医院不能按照规范档案管理办法进行档案收集，整体档案管理水平有待提高[3]。

1.4 专业性档案管理人才的不足

在实际档案管理过程中，往往会出现档案室人员不足的情况，特别是某些大型医院，每日要接诊数百位患者，导致档案记录量庞大，而每个医院的档案室工作人员基本都是固定的，所以易出现工作应接不暇，导致工作负担变重，影响工作效率。当工作繁忙时，有可能会遗漏某个病历的记录，造成工作上的失误。

2 医院档案管理模式改革策略

2.1 改变档案管理模式，多采用数字化、信息化收集并进行管理

当代社会是一个集信息化和数字化于一身的新型社会，为了符合时代进程，档案管理也应该进行相应变革，使其变成数字化、信息化。在档案管理过程中，传统思想深入人心，并且根深蒂固，但数字化、信息化是必然趋势，唯有不断更新自我理念，才能与时俱进。传统的档案管理模式较为繁琐，为将其变成高效管理：①要让工作人员明白档案信息化和数字化的重要性以及档案信息管理对医院以及管理工作的意义；②要加强档案管理中网络建设自己网络的使用度。基础设施是档案信息化、数字化的前提，只有不断提升基础设施，才能促进档案管理水平。在档案信息数字化和信息化的进程当中，要设立一条专项数据网络，与医院的网络进行区分[4]。在进行档案数据交换时，要进行档案数据保密，保证档案安全，使其具体信息不外流，以保证患者权益。此外，医院中收集的档案内容较多，需要足够的硬件设施进行支持，以满足档案管理的需求。软件方面则需要提供稳定的操作系统，可以进行软件扫描和图像处理，实现医院内各个科室的衔接。

2.2 加强医院内档案管理人员专业知识教育

医院要将档案管理工作人员的专业性知识教育放在档案管理工作的首位，可以通过定期培训，开展持久涉及面较广的知识教育，提升医院档案管理人员的管理意识以及专业水平，从培训中提升相关工作人员对实际突发情况的处理能力，将理论知识与实践相结合，使其可以适应档案管理这份工作[5]。由于近些年一直在使用信息化管理，在选拔人才方面更要注重科技型人才，使其能更快更好地投入档案管理工作当中。

2.3 完善档案管理制度，规范实际操作

一直以来，各个医院都存在一定程度忽视档案管理的现象，致使工作效率低下。如果医院高层对档案管理工作的认知还停在传统阶段，对档案管理工作的展开以及完善会产生一定影响[6]。为了确保档案管理有序合理的进行，对档案管理工作进行明确规定，具体工作流程操作规范，对医院档案管理工作水平的整体提高都有显著帮助。

①檔案管理工作人员要明确自我工作职责，并了解档案管理安全的重要性。在档案整理收录完毕后，防止档案被人为破坏，以确保档案能够长久保存并使用。

②档案管理工作人员清楚关于档案管理相关法令法规，严格遵守规定，避免因自身失误造成严重影响。

为此，医院可以根据有关部门的相关法令建立相应的档案管理制度，在实际工作中加大监督力度，督促档案管理工作人员认真完成工作。

3 小结

档案管理工作对医院意义重大，能帮助其高速发展，并为就诊患者提供一定帮助。但现阶段存在一定问题，通过新字化、信息化的改革，并完善档案管理制度，能从各方面提升医院的工作效率。

[参考文献]

[1] 王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报：社会科学版，2014，23（4）：66-69.

[2] 卫淼.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究进展[J].中国卫生产业，2016，13（20）：147-149.

[3] 张园.医院档案管理中档案管理模式改革的有效运用分析[J].中国卫生标准管理，2016，7（12）：19-20.

[4] 张岩.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用分析[J].中国保健营养，2016，26（31）：329.

[5] 黄鸿辉.试论档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].科技创新导报，2017，14（5）：140，142.

[6] 熊雪莲.浅议基于现代人力资源管理视角的人事档案管理变革趋势[J].中国管理信息化，2016，19（14）：165-166.

（收稿日期：2017-11-16）