大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化

马洪霞

摘 要：随着我国科学技术的不断发展，当前网络技术日益完善，而人们也迎来了大数据时代。在这样的时代背景下，高校应注意结合当前科学技术发展现状，在开展档案管理工作的过程中积极引进先进科学技术，在提高档案管理工作质量与工作效率的基础上，促进档案管理工作逐渐朝着信息化方向发展，从而为高校长期稳定发展奠定坚实基础。

关键词：大数据；高校档案管理模式；优化措施

在科学技术的推动下，我国计算机、网络、与计算等方面技术有了进一步发展，加速了大数据时代的到来。高校档案信息管理工作作为关系学校经营管理水平的重要内容，其工作质量将会对学校长期稳定发展产生直接影响。本文将结合实际情况，对大数据时代为高效档案管理带来的挑战进行分析，同时提出有效的改革思路及行之有效的优化方案，以期为今后开展的相关工作提供宝贵经验。

1 大数据时代为高校档案管理工作带来的严峻挑战

随着我国科学技术的不断发展，传统档案管理方式已经无法适应大数据时代发展需求，同时也为学校档案管理工作带来一定挑战，而这种挑战主要是表现在以下几方面：第一，对管理理念的挑战。受到传统档案管理观念的影响，学校档案管理工作通常是以收集、整理、保存、利用这一路线为基准来开展相关工作。在判断档案是否完善之后，根据档案自身特点及其具备的法律法规或管理规定等方面来明确保存年限，最后完成相关档案整理、保存与后续应用等工作[1]。然而，大数据时代的到来会在一定程度上对传统档案管理工作理念造成冲击，推动了档案管理工作的信息化发展。第二，对高校档案管理技术的挑战。在传统档案管理工作中，主要是依靠手写档案、人工保存与管理档案的方式来完成相关的管理工作，而其间实行的粗放式档案管理方式却在一定程度上为档案信息保存带来诸多不良影响。部分档案在不良保存环境中出现发霉、损毁的情况，严重影响到档案信息的保存工作。大数据时代的到来，改变了传统的档案管理方式，以数字化、电子化档案取代了纸质档案，为高校档案管理技术带来一定挑战。在要求档案管理信息化的同时，还需要在档案储存与使用方面实现信息化。第三，对数字化档案数据安全的挑战。在传统档案管理工作中，人们主要是针对纸质档案进行管理，并且严格遵循“人防、物防、技防”原则，以充分保障纸质档案的安全。电子计算机、网络技术的普及为学校档案管理工作创造了有利条件，同时也带来了一定安全问题。因此，档案数据安全问题逐渐成为高校档案管理过程中需要考虑的重要问题[2]。

2 大数据时代背景下高校档案管理模式改革与优化措施

2.1 高校档案管理模式改革思路

首先，高校领导应及时转变传统档案管理观念，充分认识到档案管理工作信息化发展的重要性。同时结合大数据时代特征，培养档案管理相关工作人员以及管理人员的档案大数据思想意识。从根本上转变档案管理工作观念，使得档案管理人员可以在今后的工作过程中积极配合学校开展的各项变革。其次，注重统筹协调。由于档案数据存储与使用会涉及到高校多个部门，为了充分保证档案管理的协调与统一，高校领导应在今后的发展过程中逐渐建立科学合理的统筹协调机制，进而实现对学校党政办、人事处、财务处、学生处等多个职能部门之间的统筹协调，从而有效提高高校档案数据的使用效率，为学校的长期稳定发展奠定良好基础。最后，对相关档案数据进行采集与处理分析。一方面，学校领导应将校内各个部门以及各个院系的相关档案资料实现电子化、信息化处理，在对这些档案信息进行分析与处理后，提交至档案馆进行保存；另一方面，加强对相关数据的整理，过滤出具有使用价值的档案数据，而对于损毁、错误数据、不规范的数据则应该提出，以充分保证档案信息的真实性、准确性。

2.2 高校档案管理模式优化措施

为了有效提高当前学校档案管理工作质量，校领导应在今后发展过程中优化现阶段档案管理模式，以规避管理人员在完成档案管理工作时可能出现的问题，提高档案数据信息的真实性、准确性。第一，做好档案管理宣传工作。为了在大数据时代背景下提高高校档案管理工作，学校应重视建立现代化档案管理观念，加强档案管理宣传工作，使得相关工作人员可以在新时期下充分认识档案管理信息化对提高学校管理水平、促进学校发展的重要作用，同时为管理人员普及现代化档案管理理念，促使档案保存功能逐渐朝着为学校发展服务转变，以推动高校的进一步发展[3]。第二，注重档案管理信息化建设。在数据时代背景下，电子计算机、网络技术被广泛应用至各种领域，而为了进一步加强校内档案数据信息管理工作、优化档案管理模式，学校应结合大数据时代特征将现代信息技术与先进设备引入到校内，加大技术与设备的投入，并且定期对技术设备进行维护、更新与升级，以保证机械设备的正常运行。第三，深化档案管理标准化建设。档案标准化、信息化是大数据时代下档案管理工作发展的必然趋势，同时也是现代档案管理工作中的一部分重要内容。因此，在今后的发展过程中，校领导应对校内制度进行完善，制定并完善档案管理信息化标准化方面的制度，为管理人员今后开展相关工作提供有力参考依据。第四，注重档案数据信息安全。信息安全已经成为全社会需要面临的重要问题，而学校档案管理部分作为高校历史、认识、教学等资料与数据的重要管理者，其数据信息的准确性将直接影响到学校今后发展。因此，在引进先进技术的同时应注重加强实物、网络安全保障，为学校档案管理创作良好环境，充分保证档案数据信息的真实性。

3 结束语

综上所述，高校档案管理工作质量的好坏将直接影响到学校经营管理水平，随着电子化、数字化档案的普及，高校档案管理工作也应逐渐朝着信息化方向发展。因此在今后发展过程中，学校应重视高校档案管理这一重要工作，对现有档案管理模式进行优化。同时结合当前学校经营现状进行适当变革，完善档案管理工作中存在的诸多问题，以适应大数据时代对于高校档案管理工作的要求，进而为学校的长期稳定发展创造有利条件。

参考文献

[1] 姜萍.大数据背景下高校档案管理模式变革研究[J].兰台世界，2015，（11）.

[2] 謝怡.基于大数据的高校档案管理模式变革[J].山东理工大学学报（社会科学版），2015，31（6）.

[3] 夏文.新时期高校档案管理模式的电子信息化[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2010，30（2）.