新形势下人事档案信息化建设中的信息安全探索

武有文　宁功伟　钟青贵　张丹艳

摘 要：随着信息化时代的到来，单位不断进行人事档案管理改革，人事信息化成为档案管理改革的必经之路，在人事档案信息化改革中，我们发现存在不少的信息安全隐患，极大的限制了人事档案信息建设的进度。为此，本文将结合笔者实践经验，首先对人事档案展开概述，并分析当前我国人事档案信息化管理中所存在的问题，最后在此基础上提出提高人事档案信息化建设信息安全的几点建议，希望能够起到抛砖引玉的作用。

关键词：人事档案；信息化；信息安全

档案信息化管理与传统档案信息管理方式相比更方便快捷，能够在有限人力、物力的条件下实现人事档案信息的高效管理，为我国企事业单位的发展做出巨大的贡献，但是随着网络技术的发展，网络安全问题也为人事档案信息建设带来巨大的隐患，档案信息是重要的财富，一旦受到破坏，将会给单位带来巨大的损失。

1 人事档案

在我国，每个人都会拥有一份个人人事档案，这份档案是记录着我们每个人的身份、学历、家庭背景、工作经历、德才表现，是否有社会保障、组织关系是否健全等等各方面的信息，真实记录着我们每个人发展的人生轨迹，与人们切身利益息息相关。而人事档案信息化建设是全面应用现代信息化技术对人事档案管理各项工作进行管理，为社会政治、经济、文化发展工作提供必要的人事档案信息。目前很多事业单位都利用数字化、网络化技术对档案管理中的文书、科技、基建、会计等进行管理，但是总体而言，大部分单位数字化、网络化管理技术还比较落后。

2 人事档案信息化管理存在的问题

1.1 人事档案信息安全管理意识比较低

人事档案信息化管理使得档案管理工作实现了自动化、实时化、网络化，相关档案信息能够实现资源共享，提高了档案信息资源的利用率。但是需要注意的是很多单位没有意识到档案的重要性，对档案信息管理不够重视。在档案信息化建设中，对于信息查阅和下载权限没有采取相应的措施加以限制，容易造成档案信息的泄露。例如：在不经过档案管理人员的允许下，工作人员就能在任何时候进入局域网，在权限范围内通过网络检索可以实时查询并下载员工的个人人事档案信息，在下载的过程中没有限制，如果员工不注意保存，很容易造成档案信息的泄露，影响到单位档案信息的安全问题，而且追查起来也很困难。

1.2 软硬件设施建设落后

使用电子文档对人事档案进行管理就必须具备一些基本条件，一是软硬件设备，包括计算机、扫描仪、影印设备、照相机、管理程序等，这些是人事档案信息化管理必备的软硬件条件；二是要求管理人员具备熟练操作计算机的技能。但是很多单位在人事档案信息化管理中只是配备了简单的办公桌、一台电脑、一个储物柜，设施十分简单，难以跟上现代人事档案信息化管理的步伐，严重影响到档案管理效率。

1.3 人事档案管理人员计算机管理水平低

随着信息化时代的到来，计算机在各项工作中的重要性越来越凸显，尤其是人事档案管理信息化建设中，计算机是必备的设备之一，因此必须要求人事档案管理工作人员具备相关的计算机操作技术，否则将无法开展正常的档案管理工作。但是，许多单位都认为人事档案管理仅是记录员工学历、背景、工作经历等相关信息，没有什么技术含量，因此，对档案管理岗位的工作人员要求比较低，加上传统的档案管理工作都是运用纸质材料进行管理，导致档案管理工作人员具有低学历、老龄化、计算机水平差的特点，即使这些员工经过培训，能基本掌握利用计算机对档案信息进行归档、查询等，但是随着计算机技术的发展，电脑黑客袭击、网络病毒侵袭等也越来越厉害，面对这些入侵带来的安全问题档案管理人员根本束手无策，更难以保证档案信息的安全。

3 提高人事档案信息化建设信息安全的建议

人事檔案信息化建设中的信息安全问题涉及法律、规章制度、管理水平、计算机技术、网络等诸多方面，以下是提高人事档案信息化建设中信息化安全的几点建议：

3.1 重视人事档案信息化建设

首先，各级领导必须认识到档案管理工作的重要性，加强档案信息化建设，重视做好档案信息安全维护工作，尤其要提高人事档案管理的安全意识。其次，加强人事档案信息化建设中的安全防范，促进人事档案管理制度化、现代化和信息化的实现。强化档案管理工作的信息化意识、科技化意识，实现档案管理由传统的手工管理向现代计算机及数字化管理的转变意义重大。最后，建立健全档案信息管理制度，严格规定档案的查阅、出借、下载等方面的权限，防止档案信息外泄。

3.2 加大软硬件设施建设

要提高人事档案信息化建设中信息安全保障程度就必须加大档案信息管理中的软硬件设备的建设，及时淘汰落后的设备、更新系统等。原来的档案管理系统存在很多的漏洞，不法分子很容易利用这些漏洞，纂改甚至是盗取单位的档案信息，因此必须不断完善档案管理系统，提高档案管理系统的安全防护能力。随着科学技术的不断完善，产品更新换代非常快，系统也在不断的进行升级，因此各个单位要时刻关注，根据实际工作需要不断加以调整优化和升级更新。

3.3 应建立完备的人事档案信息化管理系统

建立健全人事档案信息安全管理制度。首先，加强单位网络建设。制定防火防盗管理制度，规范机构局域网内部访问互联网和用户访问权限。其次，加强系统建设。制定个人档案PC和客户端，以此来加强客户端的安全，包括规范客户端的上网、安全配置制度、操作系统的安装、运行以及维护方法、单位及个人用户在使用人事档案管理信息系统时的操作规范等等。除此之外，还要加强对数据信息的保护，根据档案信息的重要程度，制定安全存储管理规范，分门别类进行管理，并建立人事档案数据库，进一步实现档案信息资源的共享，提高档案管理效率与质量。最后，规范人事档案网络化管理制度，处理和解决好使用权和管理权的问题。

3.4 加强档案管理人员队伍建设

管理人员是保证档案信息化建设信息安全的关键因素。信息化大背景下人事档案工作信息化建设对从业人员的要求越来越高，不仅要求档案管理工作人员具有扎实的人事档案管理理论知识，还要具备较高的计算机水平，而我国档案管理人员队伍的综合能力普遍较低，因此必须加强档案管理人员队伍建设，才能保证档案信息的安全。首先，加强档案管理人员职业道德培养力度，档案管理人员必须遵守保密制度。其次，提高档案管理人员的计算机水平。一方面是加强计算机基础知识的培训，例如，如何利用数据库进行人事档案管理；另一方面，通过讲座、知识小竞赛等各种形式，加强对档案管理人员信息化安全知识的培训，包括如何对档案进行加密、如何设置用户权限等。

4 结束语

总而言之，确保人事档案信息化建设中的信息安全对单位的发展尤为重要，相关工作人员应当正确认识到信息安全的重要性，并重视当前人事档案信息化管理存在的问题，进而采取有效措施来确保人事档案的信息安全，确保单位健康稳定的发展。

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