谈水利工程档案管理和利用

曾杏东

摘 要：做好水利工程档案管理和利用工作，对保证水利工程防洪安全、

及工程投入运营后的维护、修复管理工作及服务水利建设事业有重要意义。本文结合笔者多年工作实践，对水利工程档案管理和利用过程中存在的不足及改进措施提出个人看法，供广大同行参考。

关键词：工程档案；管理；利用；问题；措施

1 前言

水利工程对我国农业经济发展以及当地居民日常生活有着重要影响。

在水利工程建设过程当中，包括从工程立项、施工过程、竣工验收等阶段，会产生大量的具有保存价值的原始资料，如文字、图表、声像等，需要进行认真进行收集和整理，形成水利工程档案。一份高质量的水利工程档案，能够为工程竣工投入使用后进行运行管理、维修改造、以及工程质量责任认定等工作提供技术支持。水利工程档案记录史料可靠，具有极高的经济价值和人文价值。

做好水利工程档案的管理和利用工作，充分发挥其作用，更好地为当地经济和水利事业服务，是广大水利工作者和档案管理者的共同职责。

2 水利工程档案管理和利用过程中存在的问题

水利工程投入使用后，为对其进行有效的运营管理，需要利用水利工程档案提供技术支持。在水利工程档案管理和利用过程中，存在不足之处，具体包括以下几方面：

2.1 档案编目系统科学性不够，相同类型或反映同类问题的案卷没有进行连贯排序，要查找非常困难。

2.2 没有按照规范进行案卷和文件题名，而是仅仅以 “（一）、（二）”等简单的数字符号命名，而不是按照内容或时间来命名，到这有些文件，尤其是各种图纸检索起来非常不方便。

2.3 文件材料存在误差，准确度不够。

例如竣工图内容与实物不一致、声像档案的文字说明和内容不相同、反映同一事物的文件内容不一致等情况。

2.4 档案文件在保管和使用一段时间后，容易出现纸张破损、字迹掉色等问题，如果不能及时进行处理的话，会影响其后续的保管和使用。

2.5 档案利用有待加强。

目前，现代信息技术和互联网技术已经应用到水利工程档案的收集和整理当中，通过计算机软件，使到水利工程档案管理效率和质量大为提高，但是，由于联网查询功能还没完全开发和利用，导致电子档案不能通过互联网进行查阅，使得施工人员在野外作业时，要查找相关资料比较困难。这些问题的存在，加大了管理人员对水利工程的运营和维护管理难度，甚至影响到工程安全运行。例如，下穿航道的地涵工程，如果實际埋深与竣工图不符，如果航道拓浚时仅靠竣工图来设计施工，很可能会破坏涵洞顶部保护层，带来严重的后果。

3 加强对水利工程档案管理和利用的措施

水利工程档案对水利工程的运行管理和维护、改造有重要的意义，要做好水利工程档案的管理，必须改掉以往的“重建轻管”的作法，加强对档案的管理和开发利用工作，充分发挥工程档案的经济价值，更好地服务社会。

3.1 加强档案管理工作的组织领导。

单位领导要充分重视工程管理档案工作，把它作为工程建设项目的一个重要组成部分，并根据“统一领导、分级管理”的原则，建立完善的档案管理制度，明确各单位各部门的职责，并制定相应的管理措施。此外，制定完善的工程档案管理制度或办法，配备足够的人员、设备、经费，保障档案工作正常开展。

3.2 严把归档文件质量关。

为保证工程档案的质量和完整性，建设单位应当从工程立项工作开始，对工程档案进行系统及规范化管理，保证归档资料的系统性、完整性及准确性。

3.2.1 根据 “谁形成、谁收集、谁整理”的原则，安排专门的部门和工作人员，负责收集、整理工程立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及验收过程中所产生的具有保存价值的文件资料，包括文字、声像、图表等，保证工程档案的准确和完整，并做到技术数据准确、图物相一致，签字手续齐全。水利工程投入运营后，可以通过工程档案，详细了解工程从建设到竣工过程的真实情况。

3.2.2 文件归档分类、组卷要规范化。

文件归档时，要根据有关规定要求，对其进行规范化分类和组卷，使到案卷及其对应的卷内文件形成有机联系，用于保存文件的档案盒背脊、卷皮、备考表等的制作，要根据规范标准进行，并保证装订质量。

3.2.3归档后的文件，要进行妥善保管、使用，并确保安全，避免档案文件出现破损和老化等问题。

3.2.4 档案移交到管理单位时，应当由交接双方共同对档案进行检查，确保合格后，双方签字确认，档案移交到管理单位负责保管。

3.3 提高档案工作信息化管理水平。

当前，由于受到技术条件及保密等各种因素的制约，个别水利档案管理部门，对档案工作信息化建设工作不太重视，管理水平还有待提高，使用的档案管理软件还停留在“建立目录级数据库”的阶段，还没做到异地联网，致使需要在外地了解电子档案材料时，困难重重。水利档案进行数字化以后，存于数据库中，还没有进行必要的开发和利用，档案的价值未能充分体现。

3.4 提高工程建设档案对运行管理工作的适应性。

工程档案的收集管理和利用，涉及到不同的部门，他们对档案的要求也有所侧重。比如工程建设单位，比较侧重的是对评定资料的收集和管理，而运营管理单位，侧重于一般设备使用说明等资料的整理。因此，在条件具备时，可以让运营单位的人员，参与到工程建设档案的收集和管理当中，并根据运营管理的需要，进行有针对性地开展相关档案的收集、整理和归档。这种做法，可以提高建设单位效率，减少浪费，运营管理单位也可提前参与到档案管理工作中，有利于运管单位及早开展工作，发挥工程的效益。

4 加大水利工程档案开发利用的思考

4.1 确保水利档案资料利用安全性，提高专业人员的管理水平。

要对水利工程档案进行开发和利用，完整的档案材料是前提条件。

随着互联网技术的应用，档案材料也面临着安全风险，需要档案管理部门采取有效的防范措施，保护各种水利档案资料，利用互联网技术，构建安全服务器，建立水利档案安全保密系统。为适应形势发展需要，水利档案管理人员，应当不断地提高自己的安全意思和管理水平，在实际工作中，对出现的各种问题，采取有效措施进行解决和防范，在安全的基础上，充分开发和利用水利工程档案的价值。

4.2 提供工程档案服务多元化

4.2.1 顺应时代要求，提供工程档案服务的形式也应当走向多元化。除了基本的窗口服务形式以外，还可以考虑通过采用电话咨询、网络信件和口头咨询等服务形式，采取多种服务形式，充分发挥工程档案的使用价值。

4.2.2 除了传统的单一的检索工具以外，还应当借助互联网技术，构建电子数据库和多种检测系统，最大限度的满足档案用户的需要。

4.2.3 针对特定人群，提供档案使用服务。

为了提升水利工程档案的利用率，充分发挥其价值，档案管理部门可以深入市场调查，根据特定人群的实际需要，提供针对性的档案使用服务，使到工程档案“物尽其中”。

5 结束语

水利工程档案对加强水利工程的运营管理和维护、发挥工程档案的利用价值，有着重要意义。

广大工程档案管理人员，应当在实际工作中，不断总结经验，优化各种管理措施，做好水利工程档案的管理和开发利用工作，助力水利事业发展。

参考文献

[1] 方婧，国水利工程档案管理体系的问题与对策 [D]. 华中师范

大学，2014.

[2] 冯登峰 . 网络环境下档案信息资源开发利用的制约因素与对策，徽大学，2010.

[3]周燕 .论档案信息资源的开发及利用，公室业务 ，2012（7）：13.