基于NoteExpress 文献管理软件的学术论文写作应用探讨

◆黄春晓

1 文件管理软件在学术论文写作中应用的必要性

学术论文是指用来进行科学研究和描述科学研究成果的文章。国家标准GB7713-87 对学术论文所作的定义为：学术论文是某一学术课题在实验性、理论性或观测性上具有新的科学研究成果或创新见解和知识的科学记录，或是某种已知原理应用于实际中取得新进展的科学总结[1]。论文写作的过程，除了作者自身的选题、研究进行的深度与行文表述之外，参考文献的编辑与引用、格式也影响着一篇论文的质量。科学研究与论文写作均离不开查阅文献，查阅文献之后不善加管理和利用，如入宝山而空手归。写作论文需要大量引述参考文献，手工整理烦琐、枯燥且效率低下。

伴随着信息技术的发展，各类数字参考源急速增长，传统的文献管理和利用方式越来越无法满足科研人员希望能够高效、准确、便捷地利用海量参考文献的要求，参考文献管理软件应运而生[2]。云时代、大数据时代的提前到来，海量文献与传统的手工文献管理方式之间的矛盾日渐突出，能不能适应一种高效、准确、便捷管理和使用海量参考文献的要求，使得参考文献管理软件的作用显得越来越为重要。

参考文献管理软件具有文献检索、收集、整理、归纳、分析、引文标注、和办公软件交互自动按格式生成参考文献列表等强大功能。目前已有多种与论文写作有关的软件被科研工作者接受并使用，其中包括国际上比较流行的Endnote、Mendeley 和Zetero 等，以及国内研发的中文界面的NoteExpress（NE）和NoteFirst。

在NE 的推广与普及中，用户探索将NE 的使用对象与范围不断扩大，不仅仅局限于文献管理的领域。利用NE 自带的组织功能进行某学科的文献计量学研究[3-4]、个人知识管理方面的探索[5-7]，特别是在图书馆的科技查新[8-9]、文献查收查引[10]、定题检索服务中[11]，只要和文献有关的工作，比如稿件的编辑[12]，也能见NE 的踪迹，NE 的功能在不断地被发现与挖掘。

无论是国外还是国内开发的文献管理软件，各有特色与不足，使用方法逐渐趋同，往往熟练掌握一种文献管理软件，就能触类旁通，学会另外一种文献管理软件。其实对于用户来说，熟练掌握任何一种文献管理软件，都会让科研中的文献检索及管理变得更加有序与轻松，在学术论文写作中节省时间，提高效率。文献管理软件俨然已经成为科研工作者手中的利器。

2 NE 写作模板简介

在众多国内外文献管理软件中，NE 是北京爱琴海软件公司自主开发的一款以中文用户为主的文献管理软件，其在2005 年6 月一经推出即获得广大用户和专业IT 网站的好评。在十余年的发展中，NE 以其友好的中文界面和越来越趋于完善的文献管理功能，逐渐被广大用户特别是国内高校、科研院所和图书馆等单位用户所认可，其用户数量激增，用户群体中科研工作者居多，特别是高校群体中的研究生，NE 成为研究生管理海量文献及进行论文写作的利器。

目前，利用文献管理的样式模板进行论文写作已经成为一种趋势，可以减少论文写作中的参考文献的排版与格式问题，在不同的期刊投稿要求中还可以自由方便地进行切换。截至2018 年5 月20 日，NE 自带的模板（包含期刊与学位论文、会议等）共有4021 个，这个数量还在不断更

图1 标签云的使用

新中。在NE 发布的模板样式中，有52 所高校进行了NE 学位论文的模板定制，其中有39 所学校对研究生学位论文的模板进行专门定制，清华大学、北京林业大学等六所高校甚至对硕士、博士、专业硕士分别进行模板的专门定制。究其原因，本科生的学位论文对参考文献的格式要求大致相同，所以可以参考系统中自带的其他学校的本科生模板；对于研究生而言，每个高校的研究生院对格式的要求不尽相同，参考文献的参考与引用贯穿研究生的整篇论文，参考文献的引用格式决定了一篇学位论文的严谨性。所以，各高校对研究生的学位论文定制模板较为看重。

3 NE 的写作应用

模板的使用也不是一劳永逸的，利用NE 的模板进行论文的参考文献编辑时也会出现问题，需要在实践中不断总结与分析，提高使用NE 的技巧。本文就华南农业大学研究生在使用NE 学位论文模板中出现的问题进行探讨，对于一些集中出现的问题给出解决方案，在写毕业论文之前，利用NE 对所引用的参考文献进行集中更新与修订，再配合使用模板，可以极大地提升学生论文写作的幸福感与效率。在长期的使用中，综合研究生使用学位论文样式中反馈的问题、难点，本文总结了以下几个方面。

参考文献汇总集中在用NE对文献进行收集与管理时，可能有上千条文献题录，最终进入引用的参考文献可能有上百篇。这些文献大多来自用户的不同的题录文件夹，在进行论文写作时需要在不同的题录文件甚至是不同的NE 数据库切换，这样就给撰写论文的过程带来操作上的烦琐，如何解决这类问题？

NE 管理文献的功能中，除了星标和优先级的功能外，还有一个不太常用的功能，就是标签云的功能（见图1）。标签云能将同一NE 数据库下不同题录文件夹中的文献题录集中到一起，而不改变原有的文献保存目录。用户可以根据自己的写作或者阅读需求，建立不同目的的标签云，同一文献可以在不同的标签云中。这种虚拟的题录文件夹的形式，可以将收集到的文献根据不同的需求进行简单归类，有助于用户对文献的整理、分析与利用。在论文写作中，研究生可以在阅读分析文献的过程中，将可能在写作中引用的参考文献归到相应的标签云中，引用文献时只在这一个标签云中找寻相关的参考文献即可，方便快捷。引用文献都集中在标签云中，也方便集中对所引用的文献进行批量修改与查阅。

英文文献的处理（大小写、与中文的排版）在论文写作中经常会遇到英文文献的引用问题，随着我国科学软实力的不断提升，不少中文期刊也要求作者以全英文的方式进行撰写。英文文献的引用与中文的最大区别在于英文的大小写问题，是要求每句的首字母大写，还是全部大写，或者单词的首字母大写？看似不起眼的大小写问题，处理起来比较烦琐，是进行论文写作时最让人挠头的问题之一。

对于此问题的解决，提供两种方法。

第一种方法是在NE 软件中先解决英文文献的大小写的转换，具体操作：工具—批量编辑—编辑指定字段的大小写（见图2）。NE 对大小写的修改提供了四个可能，分别是词首字母大写、句首字母大写、全部大写及全部小写，这种方式比较容易操作，所以推荐使用。

图2 英文文献的大小写批量编辑

图4 保存的编码格式

图3 样式的处理

第二种方法是在投稿的期刊样式中进行修改，具体操作方式：工具—样式—样式管理器—编辑选定的论文写作样式（模板）（见图3）。在样式中进行修改会涉及很多细节问题，修改的字段也较为局限，所以不太建议采用这种方式解决大小写问题。

参考文献中卷期与日期的处理在引用中文文献时，最后的参考文献列表，文章发表的时间与卷期常常会出现输写不当或者遗漏。如“曾宋君,陈之林,吴坤林,等.兜兰无菌播种和组织培养研究进展[J].园艺学报,2007(03):793-796”这条参考文献，首先就遗漏了卷的信息，期的表述方式也有误，03 应该为3。这个问题几乎是大家最容易出错的问题，也是最容易被忽视的，发现了之后，修改起来又较为麻烦。相应的解决方案：在最后确定引用的参考文献的云标签文件夹中，批量对中文文献进行一次更新，更新的数据库选择为万方或者维普，经过多次实践，发现这两个数据库更新出来的文献题录能补全和修正时间与卷期及页码信息与输写问题。

NE 与其他文献管理软件（Endnote）的数据交流与互导

EndNote 是一款最受欢迎的文献管理软件，在国际上用户最多，也是出现最早的文献管理软件之一。它是由Thornson Corporation下属的Thornson Research Soft公司开发的，于20 世纪80 年代首次推出，并通过不断改进和完善，版本不断更新，用户群体也不断扩大。EndNote 对中文文献的兼容性没有NE 友好，随着NE 的功能不断更新，吸引了一批原来使用EndNote 的用户。对于同时使用这两种文献管理软件的用户来说，如何进行NE 与EndNote 两种软件的文献资源的交流与互导，成为关键。在这里，笔者提供以下方案，可以轻松实现NE 与EndNote 的数据交流与互导。

图5 EndNote Import

一方面是可以利用EndNote 的导出功能，将所管理的文献导出，保存格式为endnote.export；然后通过NE 的导入文献功能，将从EndNote 导出的文献题录重新导入NE中，选择过滤器为EndNote Import，这样就能将原本保存在EndNote 里的文献题录信息导入NE 里进行统一管理利用。

另一方面是从NE 导出的文献要经过修改，才能顺利导入EndNote 中，否则就会出现文献的乱码。如图4、图5 所示，在导出文献命名时，将保存的编码改为UTF-8；EndNote 导入时，选择过滤器为EndNote Import，编码也为UTF-8。

4 结语

NE 无论是在文献收集和管理，还是在学术论文写作上生成引文与参考文献，都表现出色。NE 是中文界面，对于学生用户来说，相比英文的文献管理软件而言是比较容易熟悉与掌握的，因此，国内许多高校利用NE 进行学位论文模板的定制，减少了学生在格式上的出错。

本文从收集学生在使用NE过程中容易出现的问题着手，提出相应的解决方案，看似复杂，实则也是使用NE 的技巧与经验总结。一方面有利于提高科学研究工作和论文写作的效率；另一方面通过实例演示NE 的使用，为用户深入了解和使用NE 提供参考。■