浅析应急状态下建设项目的档案管理

王爽

摘 要：提出并分析在应急状态下建设项目档案管理存在的问题，针对这些问题提出了一系列的应对策略，认为应急建设项目档案收集整理只要能够得到有关领导的重视，对项目建设档案资料全程动态管理，依靠档案部门、建设部门和管理部门的共同努力是完全可以实现使项目建设档案符合国家要求，顺利通过国家竣工验收。

关键词：应急；建设项目；基建档案；管理

对已经发生的重大灾害或者事故进行应急恢复加固或重建都涉及到基础建设项目，应急状态下的建设项目与普通正常情况下的建设项目在管理上不尽相同，笔者在参加过多个应急状态下建设项目的基建档案整理中发现了一些问题，现提出和大家共同探讨。

1 应急状态基建档案管理存在的问题及原因分析

1.档案资料收集难

首先，在应急抢险状态下，项目建设人员更关注工程设计、施工质量，而忽视与建筑工程管理紧密相关的基建档案工作，由于施工单位资料人员有的可能没经过专业培训，又没有工程档案管理工作经验，以及项目建设管理人员对档案工作认识上存在误区等主观因素，导致文件材料归档难，档案收集不齐全，完整性、系统性得不到保证。

其次，建设项目各子项建设周期长短不一使得整个项目资料的收集时间延长。建设项目有的子项只是简单的恢复加固、涂抹墙面或清淤去污，有的子项却是需要复杂的工程建设，使得每一子项的建设周期不一样。资料的收集归档，都需要从建设项目的立项到设计再到施工、竣工，有的最多也就1个月时间，有的确至少需要一两年时间。而当整个项目完成时，有的资料可能已经因为保管不善散失了。

再次，应急建设项目有的工程建设可能监理单位参与了，有的工程可能就没有监理单位参与。而施工资料和监理资料分别由施工单位和监理单位产生形成，建设单位想要将资料收集齐全，就必须经常和施工和监理单位多方面协调。

2.归档文件资料不规范

应急建设项目与普通新建基本建设项目不同，因其抢险应急特点，很多子项的文件难以用现行的管理办法予以全面规范。文件缺乏有效性，由于工程招投标并未按照正常状况下常规进行，许多工程预决算、合同、施工方案等存在签章手续不全，有的工程施工技术人员没签字，竣工图没盖章或竣工图章签字不全等，资料不整洁、图纸更改不到位、卷内文件目录题名不准确、复印件普遍存在等。

有的应急建设内容及建设规模难以用完整的施工图进行表达。具体表现为：有的工程竣工时间前后日期对照不上，有的工程专业文件资料分类不准确。特别是由于项目复杂，工期紧，在一切为了进度的前提下，出现了大量的设计变更但又没有及时在图纸上标注、各种记录往往延迟，之后补“回忆录”的现象较为普遍等，这些现象会给以后的利用造成很大的危害。

3.档案部门与基建部门缺乏沟通与合作导致收集到的档案存在诸多缺陷。

档案部门往往停留在被动的境地，在工程建设过程中，由于无法知晓掌握工程建设进度，也就无法主动完成指导、督促、协助基建部门档案的收集、管理工作。而基建部门有时出于简便省事的考虑，在上交基建文件材料方面不具有积极性。从专业角度来讲，档案人员与基建部门工作人员及施工技术人员各有所長却不能互通有无，缺乏沟通与交流.导致应急建设项目的基建档案收集归档工作存在很多缺陷和漏洞。

2 应对策略

1.加强领导，高度重视

在突发事件发生后，相关部门领导高度重视，指示工作人员按照“特事特办”的原则以最快的速度制定并批复建设项目的规划方案，虽然是应急建设，但依然强调重视档案管理工作，将项目档案工作纳入到项目建设计划和管理程序中，与项目建设同步管理。要求建设项目管理部门在下达计划任务的同时提出项目文件资料归档要求；检查建设进度同时检查文件资料收集归档情况，同时对检查过程中发现的问题及时提出整改意见，并督促其整改落实，保证项目档案的完整、准确和系统。

2.理顺关系，明确职责

理顺档案管理与项目管理的关系，使项目建设人员认识到档案管理本身就是整个基建项目管理的一部分，档案管理应当与项目建设同步进行。具体的做法就是将项目档案工作纳入领导责任制和相关工作人员岗位职责。确定项目负责人为项目档案资料工作责任人，项目管理性文件的收集、整理和归档纳入文件管理人员工作职责，基建档案的收集、整理和归档纳入基建办有关管理人员工作职责，并在项目组织实施前，明确项目建设各阶段、各环节文件材料形成、积累、收集、整理责任部门、责任目标和责任人；项目监理单位对项目监理文件进行收集、整理和归档，并对施工文件资料的准确、完整、系统情况进行监督检查，并审核签署竣工文件，同时向基建办提交有关专项报告和验收文件；档案室专人负责按照档案管理制度和规范化要求管理项目档案，并对档案的整理、立卷与归档工作和文件材料质量进行指导、监督和检查。

通过理顺关系，明确职责，将项目档案工作纳入项目年度计划，纳入项目管理程序，纳入项目建设人员的职责，从根源上确保档案工作与项目建设的同步进行，从而确保档案材料始终处于掌控之中。

3.严格审核，科学分类

在项目建设工程文件归档时，档案人员必须严格把关、认真审核，坚决不收不合要求的文件。首先审查文件是否为原件，文件的签名、盖章手续是否完备，文件的内容是否填写完整，文件中数据是否存在涂改现象，竣工图编制是否规范等，不符合要求的坚决退回修改。

对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料.按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下进行科学分类整理，设置相应的归档类目，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。此方面工作可以依靠监理人员的帮助审查这些文件并给建设单位资料员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性，坚持按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002要求，建设单位、监理单位、质监单位全力配合，对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方共同会审，以确保档案的完整、齐全、系统。

4.转变思路，提前介入

首先，在制度层面建立并完善建设项目档案备案制度，在项目立项审批后向档案部门备案，使档案部门在后方也能事前知晓前方的工作。其次，档案部门在备案后应立即组织人员对项目负责人和项目文件资料管理人员进行档案知识培训，一方面培养他们的档案意识，另一方面使其掌握必要的档案管理技能，此外，建立项目档案工作信息通报制度，强化对项目档案工作的监督指导，做到事中掌控。

5.赋予权力，加大约束力度。

按照国家有关规定，在项目竣工前必须进行项目档案专项验收。档案专项验收是项目竣工验收的必备条件之一，档案验收赋予档案部门一票否决权力，让档案工作在项目管理中占有一席之地，使项目建设单位不得不重视档案工作。还可以组织有关人员对各建设单位的基建档案整理进行预验收。

运用法律控制的手段，采取合同明文规定的方式，明确把项目档案的收集归档纳入到合同中去，运用法律手段约束参建单位，为档案的管控取得主动权和法律保障。

3 结论

从上述分析中，应急状态下的建设项目档案收集整理只要能够得到有关领导的重视，对项目建设档案资料全程动态管理，依靠档案部门、建设部门和管理部门的共同努力是完全可以实现使项目建设档案符合国家要求，顺利通过国家竣工验收。