浅谈档案管理工作的重要性

谭彦

摘 要：目前，我国市场化经济不断发展，企业管理水平在很大程度上代表了一个企业的综合实力，档案管理工作作为企业管理的重要部分，它可以直接影响整个单位的工作效率和工作质量，也反映了一个单位管理水平的高低。本文将從档案管理工作的重要性入手，谈及新时期给档案管理工作带来的新要求，另外简单分析新时期档案管理工作现存的一些问题，并针对如何解决这些问题提出了一些相应的对策和方法。

关键词：档案管理；管理工作；企业档案；档案重要性

企业档案管理工作量大，且难度高，要想科学、有效的进行档案管理工作，就必须对企业档案管理进行规范化建设。我国企业档案管理建设正处于发展阶段，在其建设管理中还存在一定的不足，要想不断完善企业的档案管理建设，就必须着手于规范建设的途径与措施。开展对企业档案管理建设研究，不仅可以推动我国其他领域档案管理发展，还可以为档案管理的相关学者提供科学、有效的参考依据。

1 做好档案管理工作的重要性

文件的科学规范管理，是衡量单位绩效和管理水平的重要指标。档案记录了本单位发展历史上优秀研究成果以及单位经营业绩，为企业的科学发展提供第一手资料，为企业的科学发展提供了良好的方向。在中国综合经济发展的历史背景下，我们将做好档案管理工作，不断更新档案管理理念，勇于探索，尝试新的档案管理手段，充分、真实地反映企业整体发展情况和经营业绩。档案管理结果与单位管理相结合，决定了单位资源配置的方向和方式，决定了单位的商业布局和未来发展，对实现单位业务战略具有深远的影响，不断提高管理效率。因此，做好档案管理工作，促进经济社会综合发展，不断提高企业市场经济竞争力具有重要意义。

2 新时期档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理工作者的管理意识薄弱

企业要想在新时代有长足的进步发展，就必须要重视企业档案管理工作，努力提高企业档案管理工作水平。但长期以来，很多企业档案管理人员只是做一些微不足道的程序性工作，没有把企业档案管理工作落到实处，只是单纯的注重工作流程，而没有关注结果，仅仅只是对档案进行过目检查，装订，归档，收集成册，这些原有企业档案管理工作中常用的方式方法被一直沿袭至今，企业管理层不予以重视和解决，档案工作人员也不会查漏补缺，这些陋习逐渐扩大，最后使得企业档案管理水平变得机械化，低效化，最后让企业在新兴产业链条中被逐渐边缘化，让企业利益蒙受巨大的损失，无形中也给国家的经济和社会发展带来不必要的损耗。

2.2 档案管理基础建设有待完善

企业档案管理基础建设中还存在着许多有待完善的地方。首先，企业的档案管理缺乏对档案管理紧急事故的准备和规划，这就导致企业的档案管理存在一定的风险，档案管理工作一旦出错，将会造成不可挽回的损失。其次，我国企业没有专门为档案管理设置相应办公室，这就导致其档案管理工作的进行缺乏效率，同时也加大了档案人员的工作难度。再者，个别企业对会议信息和人员编制信息等收集、记录不够及时，甚至出现一拖再拖的严重现象，长此以往，就会导致企业的档案管理存在疏漏。

2.3 档案收集不齐全

长期以来，很多部门的员工为了自己工作上的便利，没有及时将自己负责或参与的工作项目的文件资料及时收集整理按阶段移交档案部门，不顾企业的安全利益，占据了大量的科技信息资源，导致企业的科技档案资料的未收集归档或收集不完整：具体表现为：第一，国外信息考察资料不足：海外培训人员将文件信息，结果据为己有，使单位，企业信息资源丢失；第二，设备开箱不通知文件管理人员参加，导致设备资料不完整。给后面的设备设施运行维护检修埋下不安全的隐患。

2.4 基础设施匮乏，管理保存不到位

对档案管理工作的不重视也直接造成档案办公经费不足，档案室建设不标准、不规范，基础条件差。有些单位没有设立专门的档案库房，而是与办公房屋合二而一，有些则与仓库库房合为一体，档案与杂物堆放在一起，防虫防潮防霉设备措施不到位，对档案资料造成了严重损毁。

3 加强和改进档案管理工作的对策

3.1 明确岗位责任，优化工作环境

坚持分工负责的原则，明确档案管理岗位的工作职责，细化任务分工，责任落实到人。分管领导有分管责任，要定期听取档案管理工作汇报，及时发现问题、解决问题；工作人员有具体责任，要定期接受业务培训，在工作中恪尽职守，认真负责，确保档案管理有序有效。投入人力物力，切实改善档案管理工作环境，配备必需的办公场所和设备，做好通风、防虫、防霉、防火、防盗、防鼠、防光等保护措施。

3.2 要培养高素质的档案管理人员

建设一个强大的高效的档案队伍，多多吸纳一些复合型的技术人才。档案管理人员不仅应该有过硬的专业素质，还要有较强的接受和学习新事物的能力，要不断给自己充电，学习专业领域以外比如计算机技术等新的技术。同时要有敬业精神，热爱自己的工作岗位，具有严格的保密素质，以保证档案的安全性。此外，还要多组织档案管理工作者参加培训会或者是工作心得交流会，号召大家多学习别人的经验，提高自己的能力。

3.3 完善档案管理的基础建设

针对完善档案管理的基础建设，企业可以专门设置档案管理办公室，组建档案管理工作小组，对组内人员工作任务的划分要秉持合理、有序、明确的原则，以求方便档案管理工作高效进行的同时，引导管理工作人员明确自我任务和相应责任。再者，企业应该组建档案信息、会议信息的记录小组，对人员调动、人员编制等进行及时记录和入档，为今后的查找工作提供便利条件。最后，企业应该注重对档案安全性的建设，完善档案存储室的建设，以提升档案存放的安全性和可靠性。

3.4 提高档案管理水平

需要加强档案管理人员的素质，然后实施文件管理政策的规范化，以确保文件管理工作在不同部门的影响程度。文件管理工作也可以从文件准备着手，使档案管理工作能够反映完整性，真实性和相关性。目前的文件管理工作一直涉及员工晋升和员工待遇等实际关系的许多问题，需要确保档案管理工作诚信，真实，有针对性，要求员工必须在文件管理过程中，提高员工的纪律，从而提高文件管理工作水平，可以反映公平性等诸多要求。要实现企业文件管理工作的完善，必须在软件和硬件中升级方式和手段，使用专用的文件管理工具进行文件管理和其他工作。

3.5 加强督导检查，强化队伍建设

档案管理是一门专业性很强的工作，要经过系统的专业知识学习和专业技能培训，同时需要引进当地档案馆等外部专业机构协助开展。可借助外部专业力量对本单位档案管理工作加强督导检查，以提高档案管理水平。积极引导档案管理人员树立高度的工作责任感、良好的职业道德、严肃认真的工作态度和乐于奉献的工作精神，通过加强培训具备扎实的专业知识、较高的专业技能和专业素养，同时掌握现代化技术和先进管理理念。

4 结语

无论是过去还是现在，档案管理工作对于不同的领域都有着重大的意义。新时期、新阶段实现档案管理现代化势在必行。这是时代交给各个档案管理工作者的重任。所以，档案管理工作者应该顺应时代潮流，打破因循守旧的旧观念，开拓新思想、新观念。同时要不断学习新知识，灵活利用信息化技术，勇于创新善于创新，发现和创造新的管理方法，提高档案管理水平。最终实现档案更好地为单位的发展而服务，为社会的现代化建设而服务的目的。

参考文献

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