综合性教学医院毕业后教育档案管理现状分析及解决问题的对策

李艺

摘要：毕业后教育档案是毕业后教育工作的历史记录，它能完整、真实地反映毕业后教育管理的全过程，直接为毕业后教育活动服务，是毕业后教育工作的重要组成部分。为了更好地挖掘潜能，传播行业正能量，让毕业后教育档案为综合性医院整体工作提供服务，本文就综合性医院毕业后教育档案管理现状作一些分析，并提出解决问题的对策。

关键词：综合性医院；毕业后教育；檔案；管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）14-0016-02

毕业后教育工作是综合性教学医院必不可少的重要工作，是继毕业后以学习新理论、新知识、新技术、新方法为主的一种终生性教育。毕业后教育的目的：使卫生技术人员在整个职业生涯中，保持高尚的职业道德，不断提高工作能力和业务水平，提高服务质量，以适应卫生事业的发展。随着毕业后教育的发展，毕业后教育档案也随之产生，对档案管理的要求也越来越制度化、规范化、标准化[1]。毕业后教育档案是毕业后教育工作的历史记录，它完整、真实地反映毕业后教育管理的全过程，直接为培训活动服务，是培训工作的重要组成部分。也是综合性教学医院决策管理层的助手和参谋，为综合性医院做出准确决策提供真实、科学的数据，是一项对历史负责，为现实服务的专门行业，在综合性教学医院工作中具有举足轻重的作用。为了更好地传播行业正能量，让毕业后教育档案为医院整体工作服务，本文就综合性教学医院毕业后教育档案管理现状作一些分析，并提出解决问题的对策。

一、毕业后教育档案的内容

（一）继续医学教育项目档案

1.省级、国家级继教项目的申报文件、申报表

2.省级、国家级继教项目获批项目批文及目录

3.各专业举办继教项目的通知、日程表

4.各专业举办继教项目执行情况材料

5.继教项目执行情况督查表

6.继教项目执行情况汇总表

（二）住院医师规范化培训档案

1.住院医师规范化培训招录文件、通知

2.住院医师规范化培训学员招录考试卷

3.住院医师规范化培训学员招录考成绩

4.住院医师规范化培训学员基本情况登记表

5.住院医师规范化培训学员科室轮转表

6.住院医师规范化培训学员结业考试卷

7.住院医师规范化培训学员结业考成绩

（三）进修医师培训档案

1.进修人员申请表

2.进修生基本情况登记簿

3.进修生手册

4.进修生结业鉴定表

5.进修生结业登记册

（四）职工培训档案

1.新职工岗前培训表

2.新职工临床科室轮转表

3.新职工定岗理论考试试卷

4.医护人员三基三严培训资料

二、毕业后教育档案管理现状

毕业后教育档案是指毕业后教育培训计划制定与执行过程中所进行的一切教学管理和教学活动直接形成的有保存价值的文字、图表、声像、PPT等各种形式的历史记录。它是综合性教学医院毕业后教育整体工作的记录，是实效性和可利用性相结合，具有独特的参考价值。科学、规范的培训档案对强化教学管理，促进毕业后教育工作改革，提高毕业后教育培训质量有着及其重要的作用。我院是部属院校教学医院，毕业后教育档案除具有其他类档案的共性外，还存在文件材料多样化和档案管理集中化的矛盾。毕业后教育档案具有材料形成的来源渠道多、内容渋及范围广、库藏相对比重大的特点，其内容主要包括上级主管部门指定下发的关于毕业后教育管理的各种文件、制度、培训计划、申报项目通知、项目获准批文、进修人员培养随访表、新职工岗前培训材料等。由此可见，毕业后教育管理活动形成的文件、材料分散于不同的教学阶段、环节以及不同的教学管理人员和教师手中。这种分散性与毕业后教育档案要求收集齐全、集中归档、规范管理形成一对矛盾，同时也给档案管理工作人员提出了更高的工作要求。此外，大多数教学和教辅人员对毕业后教育档案管理工作认识不足，甚至对毕业后教育档案的归档持抵触态度，教育部门的主要工作是教学、培训，档案收集管理应由档案部门去做，因此，在职能部门规划和工作制度中，很少甚至没有渋及档案工作，档案管理部门服务意识、开放意识淡漠，对档案的重要作用没有做到有效宣传，在毕业后教育档案的收集方面处于被动地位。综合性医院毕业后教育档案类型多、层次多，由于诸多不同的档案内容各异，无疑给此类档案的收集和整理带来一定的难度。

三、加强毕业后教育档案管理的措施

1.进一步深入强化档案意识，转变思想观念，提高全体教职员工的档案意识和毕业后教育档案管理的重要性的认识。新时期，高校重组、合并后，更是要依据毕业后教育的新特点、新情况，深入细致地开展宣传档案法规和档案工作的活动，努力培养广大教职员工的档案意识，特别是要强化主管毕业后教育工作领导的档案管理意识。毕业后教育档案管理是培训管理工作中不可缺少的环节，对准确评估毕业后教育培训工作、改进培训方法、提高培训质量都有着十分重要的作用。因此，医院应切实重视，职能部门从事档案管理的工作人员要及时向毕业后教育培训单位提供培训档案的归档范围，定期检查档案的收集、整理请况，逐步参与毕业后教育管理工作的全过程。

2.理顺工作关系，确定毕业后教育档案的分类及内容。毕业后教育档案前期工作大都是由培训管理人员兼职承担，负责培训管理档案的工作人员能否正确处理好培训管理和档案管理的工作关系，直接影响到毕业后教育档案规范化管理的效果。因此，负责培训管理档案的工作人员，必须协助做好档案管理方面的工作，协调工作关系，按照规范化的工作程序和方法，及时有效地完成职责范围内的各项工作，从而避免培训管理和档案管理工作发生冲突。

3.努力提高业务素质，确定准确的立卷方法，制定严格的毕业后教育档案管理制度。分管培训档案的工作人员，应当努力提高自身的档案业务素质，利用各种培训學习机会，增强档案专业知识、档案法规。行之有效地管理好毕业后教育档案，并采取积极的措施，围绕毕业后教育改革，大力开发利用培训档案信息资源，做好档案信息服务，结合综合性教学医院的工作实际，根据不同的学科、专业，按年限分类立卷，运用现代信息化办公技术，做好培训档案备份，长期保存。

4.注意对毕业后教育档案信息资源的利用。档案用而必藏，藏而必用。毕业后教育档案收集是手段，提供利用是目的。毕业后教育档案完整收集，系统成卷，归档收藏，仅是一种信息资源的存储，档案的生命在于它的有用性，不积极开展档案信息资源的开发利用工作，只是将它束之高阁，就失去了它的自身价值。因此，档案工作者必须及时对现有毕业后教育档案信息资源进行开发挖掘，把资源优势变为信息优势[2]。首先，强化综合性医院档案室基础工作是开发利用的必要保证。新时期，在实施档案工作规范管理的过程中，档案室要努力抓好基础工作，不断完善档案工作规章制度，实施细则，严格把好案卷质量关，定期对院职能部门的预立卷工作进行指导。加强档案队伍的自身建设，提高专（兼）职毕业后教育档案管理人员的综合素质，充分发挥他们的主观能动性和工作积极性，立足本职，创造条件，改革创新，开展工作。其次，运用现代化技术、网络信息是开发利用的重要手段。毕业后教育档案管理人员应努力掌握计算机网络化及多媒体等先进技术，选择兼容性强的管理软件管理档案，建立有效的网络检索体系，用互联网提供档案信息服务。第三，了解利用者需求是开发利用的主要目的。要了解档案利用者，应首先了解综合性医院的中心工作和主要任务，改进服务方式，提高服务水平和质量。档案管理工作者既是专业人员又是服务人员，在用户和档案之间起到桥梁和纽带的作用。

总之，毕业后教育档案是综合性教学医院档案的重要组成部分，要为医院的各项工作提供优质的服务，就必须把毕业后教育档案信息资源的获取开发作为日常工作的一项重要内容，抓紧抓好，使之在综合性医院工作的发展与改革过程中发挥积极的作用，从而产生巨大的行业正能量。

参考文献：

[1]袁月林.基于我国高校图书馆特色数据库建设现状及应对路径的研究[J].经营管理者，2014，（15）.

[2]包华.重视高校教学档案的收集与利用[J].内蒙古农业大学学报（社科版），2002，（3）.