树立“大档案”理念 创资源整合新模式

顾敏华 潘瑜 吴云花

档案蕴涵着极其丰富的知识和信息，有着极为重要的利用价值。但是，档案产生于不同的主体，具有形成分散性的特点，如何对分散的档案进行有效整合和管理，形成利于开发、易于共享的社会资源，是档案事业适应新形势发展的客观需要，也是各地档案部门长期关注、努力解决的重大难题。2014年中共中央办公厅、国务院办公厅在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出“科学整合档案信息资源。建立以档案行政管理部门为主导、各行业主管部门密切配合、档案馆（室）集中统一管理的档案资源管理架构。档案行政管理部门要统筹规划，支持和鼓励打破部门和条块分割，整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆（室）及不同地区档案馆（室）的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用。”

相城区档案局紧跟新形势，在建立苏州特色的“大档案格局”背景下，创新破难题，在档案资源整合方面进行了积极尝试，并取得了初步成效。

建立背景

相城区是苏州市的新建区，虽然建区只有15年，但是由农村转向城市的城乡一体化进程快速推进，城建、房产、规划、国土、税务、民政等部门已形成了超80万卷的专业档案，档案室都出现了胀库现象。为及时解决这一难题，区档案局主动介入，组织开展专题调研，并将调研情况进行总结梳理，在学习借鉴其他兄弟单位档案管理先进经验的基础上，积极探索和尝试新的管理模式，提出了“避免各部门重复投资，突破现有专业档案分散管理模式的束缚和影响，科学整合档案资源，集聚机构、集约资源、集中能量，建立‘区专业档案中心，实现档案资源的合理配置和有效整合”的建议方案，向区委、区政府作了专题汇报，得到了区委、区政府领导的肯定和高度重视，区主要领导亲自部署，区分管领导多次召开多方会议协调研讨，最终确定由区档案局牵头实施建设区专业档案中心。区档案局受领任务后快速反应，以高度的政治敏锐性和责任感，全面贯彻科学发展观要求，结合相城区发展实际和各部门档案资源的特点，认真制定实施方案，精心部署，创新性开展工作。

创新内容

1.创新机制。近年来，各地在档案整合方面主要有两种模式，一种是像深圳、上海浦东突破体制障碍，实现了综合档案馆与城建档案馆的资源整合，特别是安徽和县、苏州市工业园区将城建、土地、房产、规划等专业档案整合于国家综合档案馆，但这些只是个别现象，并未改变总体上分散割据的档案管理模式。还有一种是档案信息资源整合，档案实体不整合的模式，但是此种模式下各地、各部门各行其是、各自为政，档案应用软件、系统平台、数据结构千差万别、五花八门，往往形成系统之间、部门之间、单位之间无法相互连接的“信息孤岛”，难于实现档案资源在信息化技术条件下本可以完成的整合与共享。相城区打造的专业档案中心实行区域内重要专业档案管理体制不整合，功能、资源和服务整合，由区档案局派驻人员进行日常管理和提供业务指导服务的新机制，是类似于“政务服务中心”的专业档案实体保管、寄存、整理、信息化、提供利用服务的统一平台。各部门不打破体制，实行主管部门和专业档案中心双重管理模式，有效解决了档案资源整合中体制受限、档案归属模糊等难题。

2.整合服务。确定进驻区专业档案中心的8个部门，专业档案数量大，利用率高，而且都是档案规范建设省三星级以上单位。进驻中心后，我们建立了统一的对外查档窗口、陈列展示廳、中心机房，既避免各部门重复投资，实现集约化、精准化管理，同时又提供了高效便捷的对外档案利用服务。

主要做法

1.统筹规划。2016年6月2日在区长办公会议上明确了成立“相城区专业档案中心”，将刚落成的1万多平方米的润南大厦按照档案馆建设要求改造成中心保管基地。住建、国土、民政、规划、地税、经信、财政、市场监督管理局8个部门的11类专业档案集中到专业档案中心进行统一管理。区委、区政府在人、财、物等方面给予了充分的保障和大力的支持，明确要求财政、编办、人社等部门积极配合和支持专业档案中心筹建工作，在区档案局增设专业档案管理科，当年划拨760万元专项建设经费。

2.突破难点。8个部门的专业档案资源整合是一个庞大的系统工程，涉及面广，任务繁重。应对千头万绪的工作更是一个挑战，难点主要在于没有现成的经验、制度、政策可借鉴，入驻的档案在体制上依然由各个主管部门自行管理，档案局只负责中心的日常管理、业务指导和服务保障，各部门之间都需要协调和平衡。为此，区档案局开展前期调研，摸清相关部门专业档案的存量和未来10年增量。根据各部门实际情况，7次修改库房的调配及办公用房的配置方案，多次召开部门协调会议，明确工作任务和保障措施。同时，遴选3名业务骨干提前入驻中心开展工作。

3.完善设施。润南大厦起初是按照城建档案馆建筑要求建设，但作为专业档案中心，在硬件设施设备上需要进行进一步的改造和完善。按照技术先进、功能完备、管理严密的要求，从工作需求、运行管理、成本控制等各方面分析考虑，权衡利弊，及时地完成基础设施的改造、库房密集架安装，对一楼一站式查档服务大厅进行重新布局和改造。同时还配备了完善的功能技术用房，采用先进的智能化管理系统，实现整个中心供电、用水、消防、安保、门禁、设备运行、视频监控、温湿度控制一体化的中央总控式管理。

4.建章立制。鉴于入驻中心的专业档案依然由各部门选派人员自行管理，我们在建立管理制度和考核措施方面下了比较大的功夫。一是建立对入驻人员的督促考评机制、查档服务大厅服务规范等一系列制度，用完善的考评机制、考核办法，来推动部门的整合，为中心工作的良性发展提供保障。二是对进驻的档案标准严格把控，从源头上科学、有效、全面地制定适应各类专业档案保管的规章制度，从制度规范入手，凸显区档案局在中心的业务指导优势及综合管理的职能，理清档案资源管理权属，明确档案保管的职责，逐步实现中心档案资源建设工作规范、有序运转。

专业档案中心2016年10月正式启用，目前已有住建局、市场监管局、国土分局、规划分局、地税局及经发公司等6家单位进驻。入库档案包括城建、房产、不动产登记、规划、工商等11类专业档案，共计88万余卷。后续还将有民政局、财政局的专业档案进驻。运行一年，已对外接待查档9838人次。

中心一楼设有400平方米的展示馆。展馆分为溯源·相城印迹、撷萃·宏图规划、聚焦·政务成就、展望·逐梦前行四大篇章，根据进驻单位的特点，从规划、城建、企业发展、经济成就、民生关怀等档案的角度，分别讲述相城区历史、最新规划、政务成就、未来展望。老百姓走进中心既能查阅档案，又能够通过档案近距离感受相城的全方位发展。

几点思考

专业档案中心是个新事物，建设容易，运作难，如何发挥出其特色优势则是更大的挑战。为此，我们在中心建设过程中就对专业档案中心未来的发展做了一些思考。专业档案中心不是简单的档案实体整合，我们需要通过一种新的模式使现有专业档案资源的布局更合理、结构更优化，实现专业档案科学保管、深度开发与有效利用。

着力构建“大格局”。专业档案中心与综合档案馆的关系应坚持“百花齐放、百家争鸣”的方针，各具特色，各有侧重，协调发展，共同推进。待到时机成熟，运用现代化信息技术接轨，集成档案信息资源大数据，从而实现区域内档案信息资源的共建共享，构建大档案格局。

着力提供“大服务”。按照“档案数据大集中，应用系统大集群，档案服务大平台”的总体部署方案，突破各专业档案部门的信息孤岛封锁，推广建立中心专业档案的档案利用共享平台，设立中心一站式查档大厅，让老百姓一进门就能查找到城建、房产、税务等档案，享受“一站式”“一门受理”的便捷优质档案服务。

着力实施“大开发”。按照“一盘棋”的思路，以合作促开发。发挥各专业档案的优势，深度研究专业档案资源特点，取长补短，开展档案科技创新项目的申报。通过建成的专业档案中心陈列展馆，开展活动，综合展示区专业档案中心的工作面貌以及进驻单位的档案文化，同时动员各进驻部门合力开发档案资源，编撰专业档案的精品丛书，培育档案文化。