坚持立馆之本 拓展征收渠道

嵇秋红

档案资源是档案馆立身之本，也是开展档案服务工作的源头活水。近年来，太仓市档案局把档案资源建设作为档案事业发展的重要内容，坚持以机制创新为主题，依托依法接收和特色征集两条主线，实现馆藏档案资源量质齐升，努力推进太仓档案事业稳步发展。

一、坚持机制创新，增强档案资源建设活力

档案资源建设的顺利开展需要市委、市政府和各部门的大力支持，更需要档案部门积极创新，优化机制体制，努力适应新時期档案资源建设的环境。

1.政策保障。为了规范有序地推进档案资源建设，近年来太仓市档案局依据有关法律法规，研究制定了一系列规范性文件。2015年6月，太仓市委办公室、市政府办公室印发了《关于加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》，进一步明确“凡是应归档的文件材料（包括电子文件及照片、录音、录像、实物等），均要向本级档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档”。要求加强对重点建设档案、重大活动档案、重要人物档案及其他地方特色档案征集接收力度，努力做到应收尽收。同时太仓市委办公室、市政府办公室联合印发了《太仓市档案馆收集档案范围实施细则》，该《细则》加强了对民政、教育、卫生、水利、农委、住建等二级事业单位民生档案和国企档案的接收进馆，确定了较为完善的档案资源接收进馆体系，为档案部门开展事业单位档案接收工作提供了政策保障。

2.体制创优。为了加强对机关档案的集中统一管理，2009年太仓市档案局建立了下属事业单位——太仓市机关文档管理中心。该中心负责对全市进驻行政中心的50多家机关单位开展档案服务指导及接收进馆工作。经过前期的探索实践，目前这50多家机关单位的档案已全面实现纸质、电子档案隔年双移交机制，每年向档案馆移交档案2万余件，进一步丰富了馆藏资源体系，解决了部分信息查询滞后等问题，也减轻了集中进馆的压力，凸显了机关档案集中管理的优势。

3.机制创新。面向社会广泛征集特色档案是丰富馆藏资源的重要举措，但是随着社会的发展，特色档案无偿捐赠的难度不断增加，许多珍贵的特色档案也急需抢救保护。太仓市档案局转变观念，创新机制，建立了物质奖励与精神鼓励相结合的激励制度。根据征集对象的愿望和追求不同，以给予奖励费用、举办书画展、出版书籍、举办捐赠仪式、编印宣传册、在当地报纸作专版宣传等不同方式，在一定程度上满足征集对象的内在需求，从而突破特色档案征集中的难点，取得征集工作的明显成效。

二、紧盯群众需求，拓展民生档案进馆范围

民生档案是馆藏资源的重要内容，太仓市档案局根据群众需求，全面拓展民生档案进馆范围，馆藏民生档案数量达馆藏总量的50%，极大地方便了群众查阅利用。

1.补充接收“过去式”民生档案。馆藏档案中往往存在着大量民生档案信息，但是这部分档案一般分散在各个全宗，缺少系统性和完整性。2000年起，太仓市档案局就将馆藏中的民生档案优先扫描，重新整合，建立婚姻、退伍士兵、优抚、农村宅基地等专题数据库。同时与相关部门联系，通过资源共享、提前进馆等方式不断充实完善民生档案数据库。近年来，与婚姻登记中心建立婚姻档案共建共享机制，市民在双方窗口上都能查阅到完整年限的婚姻档案信息；将分散在人武部、各乡镇、社保局的退伍士兵档案集中整合，形成较完善的退伍士兵档案数据库；同时建立民生档案基层查阅窗口，将13个常用的民生档案数据通过电子政务系统，与各镇（开发区）及村（社区）共享，方便市民查阅利用。

2.拓展接收“现在式”民生档案。随着社会的发展，市民对部分新产生的民生档案的需求不断增加，迫切需要档案部门加以规范并提供利用。随着二胎政策的不断放开，以往馆藏独生子女档案的真实性亟待二胎生育档案来进行佐证，太仓市档案局与计生委沟通联系，指导规范二胎生育档案的建档，并及时将二胎生育档案与独生子女档案进行联动查阅，全面反映生育情况。同时，出生医学证明档案在市民办理出国、户口迁移、入学就读等事务中发挥着越来越重要的作用，太仓市档案局及时开展调查摸底，了解全市出生医学证明档案的现状，并与卫生局展开沟通联系。2014年将散存在各市区及乡镇医院、妇幼保健所的4万余件出生医学证明档案全部接收进馆，通过规范整理及全文数字化，全面提供给市民查阅。同时对新产生的档案建立了长效管理和逐年接收进馆机制，在保证档案安全保管的前提下极大地方便了市民的查询利用。

3.提前接收“未来式”民生档案。近年来，在城市化快速发展的进程中，大批拆迁安置档案随即产生，这部分档案与百姓利益息息相关，在今后的发展中将日益发挥重要的作用。太仓市档案局及时制定出台了《太仓市拆迁安置档案归档整理办法》，对拆迁安置档案的收集范围、要求及整理规范作了明确，并列入档案年检的重点内容，对部分保管条件有限的乡镇提前将拆迁安置档案接收进馆，确保这部分档案的安全完整。针对全市开展的土地确权工作，太仓市档案局全程介入，跟踪落实。对各镇工作人员开展专项培训，将土地确权档案的规范管理与土地确权工作同步推进、同步落实，2017年，全市6个乡镇4万多户的确权登记档案通过验收接收进馆，确保了这些档案的安全完整，有效地保障了村民未来的相关利益。

三、围绕以编促征，拓宽特色档案征集途径

地方特色档案体现了当地档案馆的生命力和内在魅力。太仓市档案局通过征编结合、以编促征，不断拓展特色档案的征集途径，努力形成具有地方特色的馆藏资源体系。

1.突出“集聚性”。太仓是娄东画派的起源地，自古崇文尚教、名家辈出，留下了许多珍贵的书画作品。太仓市档案局依托深厚的文化底蕴，广泛开展书画档案的征集接收工作，馆藏书画档案累计2100多幅，形成了鲜明的馆藏特色。近年来，利用举办展览、笔会等形式，发挥书画档案的集聚效应，吸引各地书画名家来馆参观并捐赠书画作品。同时以展览、出书等形式扩大捐赠影响力，达到一举多得的效果。2013年，“马士达书法篆刻展”在南京和太仓两地举办，著名书法篆刻家马士达先生的70幅作品、12枚印章入藏太仓市档案馆；2014年，“书坛如来魂归故里——顾子惠先生遗墨展暨书画作品捐赠仪式”在太仓举办，陇上书坛泰斗顾子惠的30幅作品入藏太仓市档案馆；2015年，太仓籍书法家髙湧泉的65幅书法作品，2016年，曹兴福的107幅书法作品又相继捐赠入馆，2017年，与苏州市书法家协会、太仓市文联联合举办“欢迎十九大”苏州市第二届新人书法篆刻作品展，参展的评委、监委作品21幅入藏太仓市档案馆。

2.发挥“传递性”。特色档案的征集必须要发挥征集队伍的作用。近年来，太仓市档案局通过聘请征集顾问、每年召开征集工作座谈会等方式不断挖掘征集线索，依靠征集顾问介绍、名人推荐等形式不断扩大征集对象范围。对于一些有较高价值的古籍、老照片档案，通过编研整理，正式出版成文化精品，如近年来先后出版的《南园雅集》《娄东园林图说》《太仓档案精品选》《太仓记忆》，不仅发挥了档案的真正价值，也得到了捐赠者的认可和支持，书中的一些珍贵手稿、书信、老照片、手卷等都得以无偿征集进馆。近年来在整理编辑《吴健雄纪念文集》的同时得到了吴健雄家属的大力支持，征集到了吴健雄的亲笔信件70多封以及实物、照片等珍贵资料，该书整合了这些未曾问世的手稿资料，将于 2018年完成出版。

3.培养“习惯性”。档案的征集也离不开各单位和各部门的支持，2006年起，太仓市档案局开始征集全市荣誉、礼品及大事照片档案。通过市委办、市政府办联合发文，市档案局沟通联系，各单位将历年来的重要荣誉、公务交往中的礼品、领导活动的大事照片移交档案馆。之后每年通过两办发文，将移交荣誉、礼品和大事照片档案作为各单位的常规工作。同时太仓市档案局与报社记者、摄影家协会建立合作机制，定期征集大事照片，并建立起太仓图片中心库，保存全市各类照片10万余张。2009年太仓市历史文化档案陈列馆正式开馆，其中重量级的荣誉、丰富的礼品、各级领导的照片都为展馆增色不少，部分市领导在参观展馆后主动捐赠个人收藏的礼品档案，部分单位也经常主动将获得的荣誉及时移交档案馆。2017年，太仓市档案局利用与摄影家协会长期合作的友好关系，发挥彼此优势，联合举办“中德合作圆梦太仓”图片展、“喜迎十九大共筑新辉煌”全国百强县苏州篇章摄影展等主题展览，并征集到高质量摄影照片2万余张，进一步提升了太仓图片中心库的质量。