浅谈学校档案管理

刘玲玲

摘 要 档案是学校工作和教育教学活动的真实记录和历史反映，学校各部门在教育教学及其它各项工作中形成的各类档案，应由学校档案室集中统一管理。加强学校档案的科学管理，逐步实现档案管理工作的标准化、规范化、科学化和制度化。

关键词 档案管理 学校管理

中图分类号：G463文献标识码：A

学校档案室是学校的内设机构，由学校行政校长分管，日常工作由校长办公室、教务处具体领导。档案室负责统一管理全校的党群类、行政类、教育教学类、基建类、声象类、设备类、荣誉实物类的所有档案。

通常我们所说的学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育教学及其有关的学校建设、财务等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。加强学校档案的科学管理，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规管理的重要内容。

1学校档案工作的基本原则

学校档案管理应实行“三纳入”、“三同步”原则：即纳入学校整体发展规划和工作计划、纳入学校管理制度、纳入有关人员职责范围。学校布置工作与提出相关文件资料的归档同步、检查工作与检查相关档案资料同步、总结工作与相关档案资料归档同步。建立、完善学校档案信息库，并纳入校园网统一管理和开发利用。

2档案的收集

要按照国家、政府及教育行政部门的有着规定，把学校、各部门和师生每个人手中分散的有关教育、教学、科研、人事、行政、财务、经营等方面的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于学档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。

档案的收集必须依法按章。要求学校的全体师生员工都要明了档案惧和管理目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，明确工作性档案资料与个人的学术、科技等具有知识产权的资料的区别。管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集（个人自愿贡献的另当别论），个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。

档案的收集必须建立必要的机制，对收集的范围、对象、时限等有明确的要求，建立必要的工作制度和考核制度。

由于学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节点都要有具体的责任人。

3档案的整理

档案的整理，是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类的、组合和编目，使其系统化、科学化。有利于档案的保管和使用。

3.1规范分类

目前我们基础教育范围的学校档案。由于以校为本自主发展的步伐加快，教育教学改革的不断发展，改革实践中形成的资料也必然会超出文件规定的分类范围。因此，在改革实践与时俱进的新时期，相关的档案资料分类规则也必然不断发展，各单位应该尊重这一现实，积极探索，同时又必须及时与上一级档案管理部门联系，争取指导，服从整体调控，不各行其是。

3.2保持结构完整性

学校档案的整理，要按照教育、教学、科研、人事、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律，保持其结构的完整性。

3.3保持整体系统性

学校档案的整理，还要按照学校档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性。

4档案的立卷

为有利于学校立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用，推行预立卷制度。学校各有关部门兼职档案员应按预立卷类目进行材料的及时收集、积累，并定期进行整理。学校档案室要随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好预立卷工作。组卷必须遵循文件材料形成的规律，保持其相互之间的有机联系，便利于查考和利用。

5档案的保管

为了档案的完整和安全，工作的方便，一般应实行“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立。建立档案管理的常规工作制度。如收集、整理、分类、立卷、借阅、鉴定、剔除、销毁等制度。建立相应的工作资料。凡不符合要求的，必须重新整理合格才能归档。按规定做好分类编号工作。实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索、统计的机上操作。按照档案顺序号，依次排列上架。

要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案安全。对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，并经学校领导批准。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清单上签字。认真做好统计工作。

6档案的开发和利用

6.1信息开发

學校要组织专业人员利用教育教学档案编辑各种形式的教育教学参考资料和汇编，如教育教学经验汇编、优秀教案汇编、优秀课件汇编、优秀试题汇编等，为教育教学提供信息服务。档案室要注意收集教育教学档案的利用事例，并将典型事例汇编成册，鼓励和推动利用档案为教育教学改革服务。

6.2提供利用

学校档案室按借阅制度规定，办理档案的出借、查阅手续，并做好借阅记录，对借出档案，应定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，报校领导;学校根据情节轻重，对责任人给予必要的教育和处理。另外，档案室应提供检索工具，指导利用者查找档案，并解答利用者各种有关问题。

档案的最终目的是利用，是为满足利用者的需求，就要通过各种方式向他们提供档案材料，或进行咨询服务。如学生的学籍档案对招生、招工、分配、征兵等用人单位的外调，提供出有益的和高效率的服务，使学生走上新的工作岗位之前，用人单位就已掌握其在校的基本情况和特长，有利于做到人尽其用，各尽其才。

档案工作是一项很平凡的工作，但看似平凡，却是学校一项非常重要的基础建设。档案不仅保存着学校历程的记忆和学校办学成就的辉煌，而且，也承担着为学校前进发展、规范管理、教育教学的推进提供保障和支撑的艰巨任务。