新时期企业档案管理水平提升路径的探究

文| 刘 承

新时期企业档案管理存在的问题

1.档案管理水平落后于现实需求。具体体现在：档案管理制度不健全，如借阅时不进行登记，不需要履行手续就随意出借，也没有要求借阅人及时归还；对库房的温度及湿度控制等没有具体到责任人，有时档案管理人员还需要与其他部门人员在同一区域办公，容易引发档案的丢失或损毁；从签订合同开始就应该进行项目档案的记录，并在项目通过验收，完成资料移交时方能终止，但实际操作中往往是项目基本完成时才进行档案的归档工作，导致原始记录的丢失而只能凭借相关人员的记忆补档。

2.档案管理人员综合素质不达标。不少企业管理层对档案管理的认知存在偏差，仅将其作为简单的文字工作，没有认识到档案管理能给企业带来效益，因此无法将档案管理与企业的升级发展相融合。此外，很多档案管理者没有相应学历学位并缺乏应有的责任心，并且在薪酬和级别上面低于其他部门，这导致他们没有足够的积极性投入工作，跳槽和换岗都是常有的事情，档案管理团队的不稳定和频频更替造成了档案管理工作难以规范，不利于企业档案管理的延续。

3.档案信息化的建设及应用远远不够。档案信息化建设需要购置专业的硬件设备及软件系统，同时随着信息技术的不断更新，在使用过程中还必须进行档案管理硬件的养护升级、软件系统的更新换代，这些都需要大量的资金作支撑。而企业的本质是用最小的投入创造最大的价值，因此更愿意将富余的有限资金投入到扩大再生产中，这是造成档案信息化建设滞后的重要因素。

企业档案管理水平的提升路径

1.完善档案管理工作制度。在开展档案管理工作的过程中，需要熟悉我国相关法律法规并严格按照要求执行，并在此基础上不断完善各项档案安全工作制度：搭建安全指标体系，参照企业安全目标管理制度，签订相关的档案保密书；对相关档案安全管理制度进行健全和完善，通过细化将工作分解至每个部门，使得安全责任逐层落实；设立奖惩机制，大力表彰为档案安全作出奉献的工作人员，对于违法相关规定甚至产生不良状况的个人要及时给予处罚。

2.加大档案信息资源的开发力度。企业档案信息资源开发的方式多种多样，应根据企业本身的具体情况进行运用，通常而言，一是要突出本企业的特色，即根据本企业发展过程中的特殊人物、特殊事件、特殊工艺、特殊流程等形成的档案材料，开发富有企业发展特点的档案信息资源；二是要针对性的开发，即了解一定时期企业的工作重点、工作要求，随时根据业务需求开发档案信息资源；三是要推进不同层次的档案信息资源开发，即在开发本企业档案信息资源时，制定合理的发展目标和计划，根据不同的时期、面对的不同人群，进而分层次的开发。

3.构建符合企业实际需求的档案管理系统。构建符合企业实际需求的档案管理系统，横向上将文书档案、科技档案、人事档案、实物档案、声像档案等所有的档案门类纳入统一平台，实现了档案资源的集中统一管理。

一个典型的档案管理系统的业务包括：（1）电子档案管理。负责存储业务的档案信息，系统日志以及采集到的图像等电子数据，主要包括电子档案维护，电子档案审核，电子档案查询以及电子档案统计功能；（2）实物档案管理。可采取电子标签（RFID）管理方式实现档案出入库等管理，并通过数据库建立电子档案和实物档案的对应关系，包括实物档案入库，实物档案出库，实物档案盘点以及实物档案查询四个服务；（3）构建电子档案与实物档案间的良好联系。实物档案存储的单位是卷，而电子档案存储单位是图像文件，从逻辑上说是一对多的关系，即一个实物档案将会有多个文件，每个文件又有一个或者多个图片组成。因此在两者之间通过一个编码建立关系，即档案编号。通过编码器给实物档案以及电子档案设计一个编号，从而了解实物档案的部分信息，甚至可以去网上找到对应的电子文件。

4.提高档案管理员的综合素质。一方面，档案管理员要改变陈旧的思想，养成良好的职业素质，全心全意服务于档案管理工作。档案管理具有服务性，档案管理员需要时刻提醒自己为用户提供高质量的服务，优化服务质量；擅长和档案利用者进行沟通、交谈，与其处理好关系，诸如良好的交际能力、公关能力、调节能力、商议能力等能力均为档案管理工作者不可缺少的一些能力。另一方面，档案管理员还需不断积累新的知识与新的技能，以活到老学到老的心态生活，开阔自己的眼界与思维，关注档案管理方面的现状与最新动态，学以致用，借助档案管理的专业知识与技能提高工作的效率，力争将单一化的档案管理形式改变为丰富多样的形式。

结语

为适应经济环境的变化，企业要不断对档案管理工作进行改革与创新，培养一批高素质的专业人才，用信息技术大力开展档案信息资源的开发与利用，积极摸索档案现代化管理的新模式，使档案管理工作能够为企业的改革与发展奠定基础。