信息化视角下医院档案管理研究

辛涛

【摘要】近年来，信息化建设在医院档案管理工作中得到了大力的推广和应用，并且逐步以其易操作、效率高的优势取代了传统的纸质档案文件。本文首先分析了医院实行档案管理信息化建设的重要性，并在此基础总结了当前医院档案管理现状，提出了相应的措施建议。以期能为医院档案管理绩效的提升提供一定的帮助。

【关键词】信息化视角;医院;档案管理;对策建议

近年来，医疗体制改革的推进速度不断加快，行业竞争愈加激烈，使得医疗卫生行业不得不对自身的运行机制和管理体制加以完善。在医院的运营和管理中，档案会对其所有行为进行记录，是医院运营中必不可少的一个重要环节。当前，如何加强医院档案管理信息化建设，提高医院信息化视角下档案管理的水平，已经成为各医院的重点工作之一，受到了医院管理层的高度重视。

一、医院档案管理信息化的必要性和意义

在推广档案管理信息化之前，医院档案管理工作一直是以一种半封闭的状态存在，缺乏管理意识，技术与设备也相当落后，完全依靠档案管理人员的个人经验和手工劳动来开展档案管理工作。如果这种工作模式长期进行下去，档案管理工作的操作流程不仅会越来越复杂，开展工作费时费力，而且还会导致整个医院管理系统因此变得杂乱无章，降低员工工作效率和档案使用率。近年来，医院对档案管理信息化的重视程度不断加大，档案信息化管理也开始在医院日常运营管理中发挥出重要的作用。

医院档案科目繁多，数量巨大，管理工作相当繁杂。相对于传统的人工操作模式而言，档案管理信息化能够让工作人员用最少的时间查询到自己需要的数据信息，并且数据的准确度也有很大的提升，这种省时省力的档案管理模式，对医院工作效率的提高有很大的促进作用。因此，在医院档案管理中加强对计算机网络信息技术的利用，建立科学的档案管理理念，逐步实现医院档案管理信息化建设，不仅可以提高医院档案管理工作效率，还能有效提升档案资料的利用率。除此以外，将纸质档案转化为电子档案进行保存，可以确保档案在使用过程中不被损坏，从而对医疗事业的发展起到良好的推动作用。

二、医院档案管理信息化存档与传统纸质存档方式比较

不管是传统的纸质档案，还是网络信息时代兴起的电子档案，其功能都是记录信息资料，都是原始记录人们在工作和生活中想法、行为与结果的一个载体，具有相对稳定的特点。但是，任何事物都有其两面性，纸质档案与电子档案之间也存在以下差异：

（一）存储方式。档案的存储，主要由存储的载体、存储的方法和存储的环境几个要素构成。纸质档案的载体是纸张，如果能够解决氧化的问题，保存时间甚至可以达到上千年。而电子档案则是以光盘和磁性物质作为载体，相比纸张更容易受到外部环境的影响，使用寿命通常为5～15年。除此以外，光纤、灰尘、磁场、有害气体等因素也会对两者造成不同程度的影响。

（二）使用情况。在档案使用过程中，纸质档案由于容易损坏、不能再生等特点，不仅查找极不方便，而且在使用过程中也必须格外小心，这就使得纸质档案的利用率难以提高。与纸质档案相比，电子档案在将档案信息化处理以后，就可以实现“一次输入，多次使用”的目标，人们在查阅档案时，不用再去档案室调用纸质档案，足不出户就可以利用计算机和网络完成对档案资料的检索查阅，这种方便快捷的方式既节省了大量的人力、财力、物力，同时还有效促进了工作效率的提高。

三、医院档案信息化现状

（一）信息化管理不到位。随着当前信息挖掘和数据管理等技术的出现，电子化与信息化的档案管理为我国档案管理现代化发展提供了先决条件，实现了档案由實体保管转向利用数字信息技术进行存储和利用。然而在现阶段的医院档案管理中，电子化和信息化还没有得到足够的重视，导致档案信息化管理工作不到位，一些医院仍然采用传统的管理模式开展档案管理工作，严重限制了医院对档案信息的进一步开发和利用。

（二）档案管理软件落后。当前，国内在档案管理相关软件方面的开发水平还比较落后，尤其是针对医院档案管理的软件程序都很欠缺。随着医院规模的不断发展，档案的数量也会不断增加，利用档案信息的需求也会明显增加。过去单纯依靠计算机进行档案管理的模式由于不能与医院信息系统结合到一起，已经无法满足当前发展的需要，必须加快对医院档案管理软件的升级更新速度。

（三）档案管理标准化程度较低。要保证档案信息能够得到充分有效的运用，就必须实行档案的标准化管理。档案管理的标准化程度对医院档案信息化建设工作的推进有着极其重要的影响。从目前的情况来看，医院还有很多系统没有实现一致，也没有统一规格，因此不能通用，这一点主要与存储方式和接口有直接关系，因此导致各系统间无法有效地进行信息互换，无法实现档案资源的共享。医院在信息网络的建设过程中，没有将网络建设和档案信息系统结合到一起，因此造成医院系统规范性、服务型和共享性差的现象，无法实现档案信息的共享，档案信息化管理也无从谈起。

（四）医院档案开发与利用不足。档案作为记录保存人们技术知识和工作成果的文件，同时在促进知识创造和转化科技成果方面也有着极其重要的作用，具有很高的经济效益和利用价值。医院档案管理工作在整个医院的运营管理中占有非常重要的地位，是我们全面、真实了解医院运营管理活动的一个重要途径。当前，大部分医院档案管理人员虽然对档案的保存有足够的重视，但是却没有意识到档案开发和利用的重要性，很多珍贵的档案资料长期闲置没有得到广泛应用，使得档案资料应用的作用没有得到有效的发挥。

（五）医院档案专业管理人员相对缺乏。在医院档案管理中，要想实现信息化档案管理水平的提高，就必须要培养一支具备高超信息化水平和丰富档案管理知识以及熟悉医院档案业务的才人队伍，并且要求其具有良好的职业素养和行业纪律。当前，仍然有很多医院是由其他岗位的工作人员兼职负责档案管理工作，缺乏专业的档案管理人才，加之在医院实际档案管理工作中，由于工作任务重、人手少等原因，档案管理人员无法及时通过学习来提升自己的档案管理能力，从而对医院档案管理信息化工作的全面落实造成一定的影响。

四、信息化视角下加强医院档案管理工作的措施

（一）加强对医院档案信息化管理的重视。医院首先应根据自身实际情况进行统筹分析，设计并制定一套既符合一体化管理趋势，同时又能很好适应医院自身特点的医院数字化管理平台方案。医院领导也应加强对信息技术发展和应对的支持力度，从多个方面加强医院档案管理的创新发展，建立健全档案信息化管理制度，明确以职能部门为文书档案主体，临床科室为业务档案主体的各个部门职能，并要求其做好信息资料的收集与初步整理，以充分保证档案资料的完整性和真实性。

（二）投入更多的硬件基础设施。要完善医院档案信息化建设，提高信息化建设速度，医院必须将自身需要与档案管理现代化建设相结合来选择合适的软硬件设备，以加快医院档案信息化建设的速度。需要注意的是，为避免造成重复浪费，对新设备的购置应建立在充分利用现有设备的基础上。除此以外，相应的档案管理软件开发速度也应随之加快，并确保其能够符合医院档案管理的需求。

（三）加强医院各相关部门的协调与资源整合。现阶段，医院信息管理体系通常采取将档案与其他信息分体管理的方式。这种体系由综合档案室与信息科共同组成。综合档案室是二级以上综合医院设立的一个独立的职能部门，主要负责统一管理本单位各种载体和门类的档案资料，并检查、监督和指导本单位档案工作的开展情况;信息科是二级以上综合医院必备的一个职能科室，主要负责统计和管理医院病案、图书和计算机等。综合档案室以及信息科在日常工作中，对于信息资料的收集、整理、保存、统计以及提供档案信息服务等等各个环节都是独立完成，缺乏必要的协调，重复劳动的现象相当普遍，浪费了大量的人力、财力和物力，对医院信息管理整体水平的提高造成了很大程度上的制约。医院档案种类杂、数量多，不仅有种类复杂的人事、会计、文书、器械和科技等综合档案，还有相对独立的病历档案。而这些档案从形成到使用的各个环节也分属医务、人事、财务等不同的部门。在实现医院现代化档案管理的过程中，如何对这些复杂的档案资源进行整合是医院不得不面对的一个实际问题。要实现这一目标，医院各相关部门应加强协调工作，紧密配合。医院在信息化建设的工程中，应做好统筹安排，避免出现重复建设的情况。

（四）面向临床，注重信息化档案资源的开发利用。档案资料的价值最主要的体现方式就是开发和利用，医院档案资源开发和利用的价值，应体现在它服务临床的深度和广度上。为了使医院档案管理工作更加适应信息化发展的要求，档案管理部门应树立起以临床工作为中心的意识，在对信息化档案资源的设计、开发和利用上，都要紧紧围绕临床工作需求来进行。在对医院信息系统进行设计和开发的环节中，首先应对临床医护人员的实际需求进行调查，并与临床工作量大、工作面广的特点相结合，开发出便捷、实用、高效的产品。档案开发利用过程中，医院要应与信息化发展趋势相契合，投入更多人力、物力和财力，加強软硬件设施建设以满足临床各科室信息化建设的需求，打造具有较高水准的电子化档案室，为信息化档案资源的开发和利用创造必要的条件。相关部门还应广泛征求临床医务人员在信息化档案资源使用过程中的意见和建议，并不断对使用中存在的问题加以改进，最大程度地发挥出自身的管理职能。

（五）加强档案信息技术人员队伍建设。保障医院档案信息化管理的重要基础就是档案工作人员自身的综合素质。因此，医院必须注重对档案工作人员能力和素质的培养，为其提供良好的学习条件，接受如计算机网络技术、数字信息化管理技术等相关的现代化档案管理知识技能方面的培训。其次，医院在档案管理人员聘用中，应尽可能选择具备良好现代化信息意识，并且精通医院管理学和信息管理学的复合型人才，打造一支知识结构合理，管理与研究并举的档案队伍。最后，要对绩效考核机制进行改革和完善，创建一种与档案干部职位和待遇挂钩的评价考核机制，并将其应用于实践工作中。

五、结束语

总而言之，随着科技的不断发展，医院档案管理运用计算机、网络、信息等先进技术，将纸质档案转化为电子档案进行收集、整理、分类和保存，提高档案资料的利用价值和相关工作人员对档案资料的利用率已成为当前档案管理的一个必然趋势。在医疗事业不断发展的今天，积极提升信息化水平来加强医院档案管理有很大的必要性，只有这样，才能让医院档案在人事任命、医疗研究和临床治疗等各个方面充分发挥其应有的作用，从而促进医院持续健康地发展。

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