浅谈中学档案的数字化管理

◎杜秀吉

一、中学档案数字化现状

当前我国通用的各类信息管理软件，虽然已经运用在大多数学校的档案信息管理中，但往往具有使用及查询方式较为复杂，功能缺乏多样性的缺点，而反观国外，自20世纪以来欧美日等经济技术发达国家和地区，已经开发并投入使用了多种功能全面的专家级系统，如应用于各类科研机构和学校的教学管理系统，应用于建筑领域的工程决策系统、合同管理系统、项目信息评价系统、问题诊断系统等。这些数字化程序能够在一些方面有效的代替管理者诊断与解决问题，在学校方面也可对教学工作带来帮助。因此，我国在对数字化软件的开发及应用上，也应当积极学习此类软件的优点，并尽力查找自身的不足之处，使中学档案管理系统能够对学校的教学工作起到多种多样的作用，并使学校的教学效率得到提高。

二、如何构建中学档案数字化管理体系

1.系统应满足国际通用标准 要使档案系统真正融入数字网络，就需要保证其网络具有通用性，为此网络构建所依靠的硬件、软件及网络协议都应当符合国际通用标准或工业通用标准，以此才能够顺利的结合国内及国际的网络特征，使信息的交流和使用即使在不同的环境中也能毫无阻碍的进行。

2.应用技术应与时俱进 对数字化信息管理网络进行构建时，应当与时俱进，采用国际通用的J2EE（JAVA2Enterpfise Eifion）技术，以此使该软件的开发与应用都能够对当前时代下更新迅速的计算机应用技术具有良好的适应能力，并能够跨平台通用。

3.系统应具有可扩展性 数字化信息管理网络不但需要符合国际通用的配置标准，还应当具有开放式的系统结构，以此达到与其他系统的相互链接，并能够使系统在日后的使用中能够按需求进行扩张与发展。如果其具备了灵活的扩展性可修改性，那么在网络环境出现变化时，也可以只进行一定程度的调节就能够在新环境中顺利运行，对外界环境要求较低。

4.系统应尽量提升性价比 作为一个数字化的通用信息平台，在信息管理网络的构建中应当依据学校的资源投入程度，尽量降低花费，使系统的性价比程度提升到最高。为此可以充分利用学校各部门现有的软件硬件资源，争取做到在完成本职档案管理工作的同时，以最小的投入获得最优的使用效果。

5.以多种机制保证信息安全 作为整个信息网路建设的根本保障，信息安全是系统必须着重关注的部分，因此在系统的关键部分，应采用质量可靠有保障的硬件设备，并以冗余备份设计来避免单点故障的出现，使系统能够持续稳定运作。此外，在信息数据备份系统方面也应当采取安全性强的磁盘或可读写光驱进行信息备份。在软件的安全性上，可通过管家软件对系统的实时监控，及时发现可能出现的问题。在对用户访问的管理上应设定不同的信任等级，将安全程度不同的用户进行分类，拒绝未获得操作权限的用户访问系统。此外系统安全保密机制也是必不可少的，为保证系统数据的完整和真实性，必须对重要数据进行多种保护。此外还应当通过防火墙、访问控制、子网隔离等手段组织网络病毒感染，保障系统的信息安全。

6.系统应易于维护 最后，整个数字化网络系统在稳定长久运行外，还应当方便维护，将系统的执行文件与数据分离，能够使网络便于对文件及系统的完整性进行检测，并在必要时进行备份文件的恢复。

三、中学档案数字化的安全设计原则

信息技术系统是一个具有多层次特征的拓扑结构，因此在安全防护的设计中，也应当采用多层拓扑防御设置。也就是说，一个全面的数字化信息安全管理方案，应当能够包含整个网络的多个层级，因此中学档案数字化的安全管理系统，在设计中应当遵循以下原则：

1.符合互联网的分级管理方案 由于互联网的覆盖范围与用户十分广阔，对互联网的信息安全管理往往采用三层分级的安全管理方案，由第一级（中心网络）为核心，其后依次为第二级（部门级）和第三级（用户终端）

2.符合相对性原则 由于网络的信息化及多样性，我们很难说某一网络是绝对安全的。因此在安全管理的构建中，我们通过对网络进行的性能与结构等各类研究，并预估该网络在实际运行中可能遭遇的各类威胁与风险，以此制定应对方案，这样能够使系统具有相对的安全性。

3.符合整体性原则 对数字化网络在个人、设备、信息数据等方面的地位和意义，只有综合系统的各方面特性，从一个整体的角度进行分析与研究，才能得到完整有效，具备可行性的安全管理措施。因此计算机的网络安全应当时刻符合整体性原则，以此依据既定的安全管理标准，制定合理的安全管理体系。

4.符合便捷性原则 无论构建完成的网络安全管理系统多么完美，最终都需要人工的管理与维护，如果系统操作手段过于复杂，则可能使系统的安全防范机制无法完善顺利的运作。此外，对安全管理措施的制定不能对系统本身的正常运行造成干扰，使系统的运行速度降低。

5.符合分段操作原则 随着数据时代的来临与网络系统范围的不断扩张，网络本身的安全性也将随之降低，但我们往往不能够一次性解决全部系统安全隐患与问题。同时进行信息安全管理方案也需要极大的人力物力投入，因此在网络安全管理中，可以采用分段操作的方式，循序渐进的排查与解决问题，这样不但能够保障系统的基本安全，也能够减轻学校资源压力。

四、总结

作为一种日益重要的资源，中学档案数据在信息化时代中已经日益受到管理与应用上的重视。因此，对学校档案的数字化管理必将成为信息环境下档案管理和利用的大势所趋。对构建中学档案数字化管理的分析与思考，希望能够有效推进档案数字化管理的创新与发展，并为中学档案管理工作的顺利进行提供保障。