信息化时代办公室档案管理存在的不足及完善策略分析

刘爽

摘要：为了保证信息化背景下办公室当中档案管理工作能有良好质量，应认识信息化技术对于办公室当中档案管理工作的重要性，并能结合办公室当中档案管理工作需要制定科学的档案管理方案。本文就信息化背景下办公室当中档案管理工作的不足以及完善方式进行了分析。

关键词：信息化；办公室；档案管理；完善；策略

档案中记录了大量关键信息，对于办公室工作正常开展有基础性的保障作用，而在社会发展实现信息化之后也更需要办公室当中的档案管理工作质量能随之提升。但在办公室实际开展档案管理工作的时候，仍存在不足，需要办公室当中档案管理人员使用信息技术强化档案管理质量。

一、信息化背景下办公室当中档案管理不足

（一）信息风险意识偏低。

在进入到新时代后，办公室当中档案管理工也在不断发展，不但在档案管理工作中使用的设备更加现代化，同时在管理理念方面也取得了突破，让办公室当中档案管理工作质量获得了全面提升。但网络普及范围增大、使用人员增多之后，网络上也出现一些网络黑客，这些不法分子的网络攻击行为直接对信息数据安全性、完成性造成了较大影响，在这种情况下同样也使得办公室当中的档案管理安全性受到了影响。由于办公室是企业或者是单位主要的办公场所，因此在办公室当中工作人员在开展工作的时候也就会涉及大量的档案文件信息，其中不乏极为重要的档案信息。一旦办公室当中的信息系统遭受了黑客攻击出现了档案信息的丢失、破损，那么就会导致相应的企业、单位出现经济损失，甚至会导致企业、单位发展速度受到限制。但在当前办公室当中的档案管理方面，部分工作人员对于档案信息安全性重视程度较轻、缺乏强烈的安全意识，再加之档案信息的内容种类较多、内容复杂，最终导致办公室当中档案管理方面泄密情况时有发生。

（二）档案管理人员工作方式和企业发展存在冲突。

当办公室当中档案管理工作在设备现代化程度、管理理念技术均发生了优化之后，也需要办公室当中档案管理人员个人能力能有同步成长，要能掌握各种类型档案信息的管理方法、管理技术以及管理关键点。但在实际的档案中，部分档案管理人员未能跟上时代信息化的发展速度，在工作中未使用先进的云端储存以及档案归类技术，而是继续沿用了过去的档案整理以及档案管理方式，导致办公室当中档案管理工作质量受到了影响，档案管理工作效率难以稳步提升，甚至还会在工作中出现重文件、档案丢失的情况。另外，在采用人工整理、管理模式对档案文件进行分类、编辑、储存管理的时候，受到工作人员注意力、个人专业素质等多方面因素的影响，也会增大档案文件丢失的情况，人工操作失误会让管理工作难度有所增加。

（三）档案管理方面机械设备落后的问题。

档案管理工作中涉及的档案文件信息数量大、类型多，因此对档案文件管理方案的机械设备要求也较高，否则就会由于设备性能问题影响档案管理工作的正常开展。尤其对计算机硬件设备、管理软件性能以及机械设备整体维护工作质量有了较高要求。但从当前办公室档案管理方面设备组成来看，由于部分企业在档案管理方面投入的资金较少，因此办公室也就未能购进高性能的机械设备，影响了办公室管理工作的正常开展。

二、完善办公室当中档案管理工作的措施

（一）强化工作人员管理意识。

办公室当中的档案管理人员承担了主要的档案管理工作，工作人员的管理意识、个人专业性也就会直接对管理工作质量产生影响。因此在信息化背景下强化档案管理质量的时候要能做好工作人员管理意识的强化工作，通过学习先进的信息化档案管理技术以及理念，实现管理工作质量的强化，并通过高质量档案管理工作的开展，让企业当中的各个部门均能受到积极影响，促进企业核心竞争力的强化，让企业在未来有蓬勃发展。在日常进行信息化模式下档案管理的时候，应能对档案类型进行准确划分，让管理工作能实现体系化、现代化发展，这种现代化的管理模式也就能让方案管理工作质量获得显著提升。另外，办公室当中的档案管理人员还应能做好相应文件信息的保密工作，对档案管理中需要使用的软硬件设备中均能做好加密处理，并通过设置权限进一步强化档案信息的安全性。

（二）提高档案信息管理意识措施。

档案信息管理系统的建立，需要樹立全新的管理意识，突破传统档案管理意识中存在的缺陷，充分认识到办公室档案管理的重要性。加强管理意识重视的基础上，还需要投入大量管理资金，为档案信息管理提供保障，奠定坚实基础。档案信息系统建设完善过程中，需要涉及很多信息技术以及设备，因此需要花费大量的资金，所以在资金方面一定要保证充足。例如档案信息管理系统中，包含档案管理系统、档案采集系统以及网上查阅系统，不同档案系统在建设以及完善上包含很多不同，档案管理系统主要职责是对档案材料进行收集、鉴别以及整理、保管等，其包含不同模块，比如说业务管理、系统维护等。档案采集系统主要是将纸质档案归档到数字化档案形式的过程。

（三）推进数字化发展。

首先是制定办公室档案数字化建设工作计划，包含人、财、物等多个方面，并定期进行检查和监督，确保各项工作的开展落实到位。其次是建立双套归案制度。要将电子档案和纸质档案通过光盘、网上输入等方式，实现电子化归档，努力健全检索机制，提升档案的查准率和查全率。在此基础上，还应该加快资源共享机制的建设，将档案管理系统和网上办公系统相融合，可以使一些档案自动生成、整理和归档，方便业务部门的查询和调用。

三、结束语

办公室档案管理工作者要客观全面地认识到办公室档案管理工作中的不足，反思自身问题，积极认真地采取措施进行完善解决，建立健全办公室档案管理制度，合理组织档案管理部门，规范档案管理工作流程；紧跟时代步伐，顺应时代发展，提升档案管理信息化水平，实现档案管理的现代化、信息化管理。

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