保险业电子发票的推广准备及应对

李爱民 李涛

电子发票相对传统的纸质发票有着低能耗、查找便捷、容易保存、投递方便等诸多优点，被广大消费者认可，现已广泛运用电商、电信、快递、公用事业。根据国家税务总局《关于推行增值税电子发票有关问题的通告》（国家税务总局公告2015年84号）、《关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》（税总发［2017］31号）等相关规定，金融业已被国家税务总局正式纳入推行使用电子发票的范围内。

2017年3月以来，许多保险企业已着手对自身发票管理系统进行改造，向税务部门提出使用电子发票的申请。在当前保险业推广使用电子发票的过程中，企业应做那些准备，可能面临那些问题，面对存在的问题如何进行有效解决，笔者根据工作实践来谈一谈自己看法。

一、保险业电子发票推广前的准备

保险业作为一个特殊行业，在经营活动中具有与其它行业不同的特点：

在业务经营上，主要以销售保险产品为主，以保险合同为载体，按合同约定，由投保人缴纳保险费，保险公司向投保人出具保单及保险费收费凭证；在收费方式上，存在保单一次性收费与多次收费的情形；在组织架构上，更多的是要实现总分机构内部发票系统的设计与管理，由保险公司总部完成电子发票管理系统的改造、升级，保险公司的分支机构按属地原则，向其机构所在地国税机关办理申领、使用及核销发票。

保险行业的上述特点，决定了保险业在电子发票推广中相对独立核算机构而言更为复杂。为此，推广前务必进行充分调研，做好软硬件设施的准备，开发或完善自身的发票管理系统、修改财务管理流程，在做好系统测试的基础上，通过培训宣传，才能为电子发票的顺利推广提供有力保障。

一是保险公司必须根据国家税务总局对电子发票的管理要求，开发或完善自身的发票管理系统，实现与自身业务管理系统、国税局电子发票管理系统进行对接。2016年5月保险业推开增值税以来，保险公司已建立自身发票管理系统，实现了与营改增后涉税业务系统对接，完成系统推送纸质发票开具，并与国税局发票管理系统进行了实时对接。但由于电子发票有着自身的特点，需要根据国家税务总局《关于发布增值税发票系统升级版与电子发票系统数据接口规范的公告》（国家税务总局公告2015年第53号）的要求，对原有企业的发票管理系统进行升级改造，实现纳税人登记信息查询、发票库存查询、发票开具和发票查询等功能。做到发票管理系统能有效接收国税局推送电子发票号段，能将发票信息上传税务机关，同时传输给对接的发票管理系统，生成带纳税人签章的电子发票及其图像文件，从而实现电子发票管理的所有功能。

二是保险公司应根据组织架构及管理要求，明确总分机构电子发票管理与开具的职责，做好各开票部门的软硬件配置。保险公司一般都实行总分机构的管理模式，发票的开具由分支机构来完成，每一家分支机构都是一个开票单位，都均需采购核心板、报税盘，同时由分支机构向当地税务机构申请办理电子发票的发行工作；各分支机构在硬件准备完成后，总机构需通过税控服务器中按开票单位建立电子发票终端完成发票的领用，实现自身发票管理系统对电子发票的分发；各分支机构按税务部门的管理规定，向其总机构申请制作电子发票专用章用于自建电子发票平台所开具的增值税电子发票，完成电子发票开票前的硬件准备。

三是保险公司应根据保险业务的特点及要求，确定电子发票开具的范围及发票推送方式。保险公司应根据自身开办保险业务的险种、风险管控类别，确定电子发票的开具范围、票面基础信息，完成自身发票管理系统的设定。同时，要根据保险业务各渠道销售的特点及消费者的实际需要，确定电子发票的推送方法以及发票信息的查询方式，从而提升客户的满意度。

四是保险公司应根据自身实际，建立健全电子发票的管理制度及操作流程。保险公司应明确总分公司机构电子发票的管理职责、管理流程及管理要求；对自建发票管理系统，制作下发操作手册，明确系统操作及系统维护的权限，同时，对系统升级、系统故障的处理要明确责任。

五是保险公司推广实施电子发票，要做好广泛宣导，先行试点，在达到预期结果的基础上进行推广，避免少走弯路。推广使用电子发票与其他系统的推广一样，上线前必须事前做好测试与试点工作，检测自身系统的开发是否满足原设计的要求，是否与国税部门对发票管理系统要求一致，有无系统漏洞与差异，对测试发现的问题应及时着手排查，并对系统进行维护与完善。同时，对上线的保险分支机构要做好宣传，特别对操作人员要进行系统培训，使其掌握系统操作技能。

二、保险业电子发票开具及使用面临的问题及应对

从其他行业使用电子发票及部分保险企业试点情况来看，电子发票在保险业推广及使用仍面临着一些问题，短期内可能会引起客户投诉，加大保险公司自身发票管理风险，主要体现在以下两个方面：

一是保险业电子发票的开具与客户要求存在差异，时效性仍不能满足客户的要求，电子发票的下载打印还不便捷。目前保险业的电子发票推广还处于初级阶段，电子发票使用范围还较窄，没有全面铺开。一方面由于存在共保等一些特殊业务，系统还不能实现自动化，需要人工进行处理，时效性还不能满足客户的要求；另一方面保险业电子发票开具的申请，需要公司内部人员通过自身业务系统、电话、公众号进行发票申请，渠道单一，难以满足客户要求；加之电子发票的下载地址存在一定局限性，客户下载打印仍不方便，与客户的需求存在一定差距。

二是保险业使用电子发票，与其他行业一样，费用报销时取得的电子发票仍存在发票不合规，发票报销重复的风险，短期内需要人工对报销的电子发票进行台账登记来管控，人工控制成本高、效率低，无法有效防范电子发票不合规及重复报销的风险。

随着发票改革的不断深入，电子发票取代现有纸质发票已是发票改革未来的趋势，保险业如何有效化解电子发票推广中存在的问题，防范发票管理风险，笔者认为可以从以下两个方面入手：

一是保险总公司应高度重视电子发票在系统内的推广工作，从全局思考发票在未来企业管理中的作用，对发票管理系统进行深层次的改造。同时，根据客户要求，向税务部门提需求，为客户电子发票申请、查询、打印提供更为开放、便捷的渠道。当前，保险公司应扩大电子发票的开具范围；提供客户更为方便的发票申请推送渠道、查询渠道，方便客户下载打印；同时，争取税务部门的支持，充分实现客户发票验证简捷，真正做到资源共享。

二是保险公司应建立适应电子发票报销管理制度，开发电子发票报销管理系统，从源头上治理电子发票不合规及重复报销的风险。随着电子发票使用量的增大，保险公司应着手修改原有的发票管理制度，明确电子发票的取得人员、报销人员、审批人员的职责，拒绝不合规电子发票报销；同时，建立电子发票管理系统，对报销的电子发票信息进行采集，并与税务系统进行对接，解决手工电子发票的验证与发票重复报销的问题。