对档案管理工作重要性的探讨

史美娇(伊春市第一医院，黑龙江 伊春 153000)

档案和档案管理作为记录事物的记事簿和还原历史的重要工作，它的真实记录成为人们日后不断观察和研究的依据。社会的进步促使档案工作逐渐深入到人们的生活，利用科学和与时俱进的管理方式进行档案管理，才能实现档案管理工作的价值。因此，做好档案管理工作，对任何一个管理单位或企业来说都具有一定的重要性。

一、档案管理工作的意义及作用

合理科学的对档案进行管理，不但可以对企业或单位的业绩给予衡量，还可以对企业或单位的管理水平给予衡量。由于档案中所记录的内容包括着发展过程的优秀成果，因此，档案可以为曰后企业或单位的发展提供最完全的准备资料，方便做出科学合理的分析，是制定发展方向最好的参考资料。随着我国的全面发展与进步，档案管理工作不仅在观念上需要改变，在管理的方式上同样需要改变，利用新的理念与方式从全面角度反映出现状和成果。因为企业或单位的资源取向，模式、战略，以及未来的发展都受档案管理工作的影响，所以档案管理工作为企业或单位取得市场竞争，全面发展有着重要的意义。

档案管理工作主要有两项重要的作用：其一，作为考察依据的作用。作为历史的鉴证与其它的文献是不一样的，档案具有法律的效应。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式，使档案的记录更具客观性，成为更容易令人信服的证据，因此，档案作为真实凭证而存在。例如：企业重要文件存档、手稿、印信等；其二，作为参考的作用。由于档案属于最可靠的参考材料，没有被篡改过，很多都涉及亲笔签名或是手稿，有些还包含着照片或是录音带等，因此是反映历史最为客观的材料，是最有利的实事凭据。同时，档案的参考性和内容非常广泛与丰富，任何地区或公司等都有自己的档案管理工作室，所以，当所涉及的难题需要参考档案的时候。只要到有关档案工作室就能找到答案。由此我们可以知道档案管理工作的重要性。作为档案管理工作的工作者，要定期接受和保管好档案，在树立法制观念的同时做好档案的保密工作，并热爱档案管理工作等。

二、档案管理工作的重要性

首先，档案管理工作的规范化。由于档案管理工作具有保密性，因此，只有对档案管理工作采取集中式的管理以后，才能确保档案的卷案质量和不泄露。不仅对档案袋实行统一的印制，对工作人员进行统一的培训，还统一确定档案整理及验收的方式，制定一个标准。对每个环节的档案工作严格控制，例如：档案的借阅和复印等。只有严格统一使档案管理工作规范化，才能为日后档案管理工作奠定稳定基础。对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻地影响，档案服务创新很好的带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。在过去的几年，我国许多地区的档案馆对于全宗学理论、文书立卷方法改革的实践、归档文件整理方法改革的具体做法、档案信息数字化、电子文件，文档一体化和与改革创新配套的档案法律、法规、行政规章建设等许多问题进行了大胆的创新实践与理论研究，取得了很多有益的经验。档案服务创新的开展，使得档案馆的档案接收、档案保管、档案整理、档案编目等一系列任务的工作量，相对于传统的手工劳动方式得到增大。

其次，档案管理工作的信息化。档案人录的及时与灵活性，影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。改变了档案管理工作的及时和灵活性，用现代合理科学的管理方式，实现信息化，不仅提高了档案管理的成果，还提高了档案管理的效率。最后，档案管理工作的安全性。由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关，不管是在档案的查阅上，还是在建立档案的过程中都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下才能确保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是档案管理工作中的重要性之一。随着目前档案管理工作实行集中式的管理以后，档案管理工作的安全度得到很好的提高。在档案的建立上，采取了严格的监督机制。在档案的查阅上，则制定了非与档案相关的人员或没有通过批准的人员是不能进行查阅的。这样一来就使档案管理工作得到了保证。

三，档案管理工作篆略

随着档案需求的剧增，只有不断做好具有重要性的档案管理工作，改变管理者的内外素质，增强其专业的知识，实现档案共享价值，才能使档案管理工作跟上企业和单位发展步伐。

其一，强化管理者的管理意识和综合素质。并进行规范式的管理不断改革。在档案管理工作中，为了防止在档案办理完毕以后造成档案材料的丢失，因此.要加强管理工作人员对材料的及时归档，提高归档和管理意识，及时做好收集和整理、编目和鉴定，以及保管和统计、检索等相关的工作。由于档案管理工作的质量问题会受到管理者综合素质水平的因索影响，作为重要任务的管理者，必须要具有很高的积极主动与创造性，因此要加大对管理者的练合水平进行培养。目前档案管理工作越来越现代和多样化，所以在管理的方式上也要不断的进行改革，只有具有专业知识的管理者，才能够顺利完成现代化的档案管理工作。

其二，加强档案管理工作的保密与安全性，合理利用档案进行开发。由于档案管理工作的重要性，确保档案的丢失、泄密，因此，要委派专门的档案管理人员进行管理，同时也要在安全工作上做好一切措施.例如：做好防盗、防火，以及防蛀等。除了档案管理工作的保密与安全性之外，档案所具有价值和共享也是人们不断关注的焦点，所以，我们应该采用多种形式，及时，准确、迅速的开发和利用档案资源，档案管理人员不但要熟悉、精通和掌握各种档案工作，还能够恰到好处的进行利用，在遇到问题时能够及时解决，以满足工作需求，使档案得到最高的利用价值。

总而言之，我国的发展变化，使档案管理工作在新形势和任务的条件下，不仅要学会和认识、理解档案管理工作的中的重要性及作用，还要使档案资源成为所需要的财富。由于档案所记录的内容反映着以往历史的情况，是最为有效的考察依据，因此，基于它所具有的重要性，作为档案管理工作的企业和单位就必须从基础做好档案管理工作，并进行妥当的保管。