海洋科考仪器技术档案管理

应瑞功

（中国科学院海洋研究所，山东青岛 266071）

0 引言

党的十九大报告提出“加快建设海洋强国”的战略举措，在“海洋强国”发展战略的指导下，海洋事业得到了长足的发展，对海洋调查仪器设备的使用管理也提出了严格要求。为了满足新时代海洋资源开发利用的需要，获取高质量的数据和样品，工作人员需要对海洋科考仪器进行更好的管理与维护，并根据需要研制新的设备，因此做好调查仪器的技术档案工作显得十分重要。

1 技术档案工作的重要性

海洋科考仪器设备的技术档案可以让人们掌握仪器设备的运行及性能状况，是仪器设备技术工作和日常管理的重要技术资料，为设备正常运行及维护保养、故障处理、技术改造等提供了技术支持，对提高海洋科考仪设备完好率，充分发挥仪器潜力、提高海洋仪器的使用效益都有重要作用。与此同时，也对新仪器的购置研发提供了重要参考依据。完整、准确的海洋科考仪器技术档案可以让人们对设备的型号、使用情况、维护情况等进行全面了解，可以了解设备的故障并迅速排查，且让人们查询到需求的备品备件物料清单，并针对航次指导备航，为海洋科考的顺利实现提供了支撑，避免因计划不当或决策失误而影响科考航次的顺利进行。海洋调查资料的质量，除了受调查仪器的影响之外，还与海上调查的现场质量也有很大关系。通过技术档案记录可以查询当时作业的具体情况，能分析产生异常数据的原因，为航次的数据质量提供保障。

2 海洋科考仪器技术档案的内容和范围

海洋科考仪器技术档案的收集整理是一个长期的过程，贯穿于整个设备的生命周期，从购买（生产）之日起到报废阶段为止整个过程中所产生的技术资料信息。需要针对性确定海洋科考仪器技术档案的范围内容，倘若范围内容不明确，将给技术档案的收集整理等带来困难。以仪器设备投入使用前为时间节点确定技术档案的内容和范围，投入使用前的技术档案资料包括：使用说明书、维护保养手册、安装软件、操作说明书及技术规格书等，安装调试资料，设备组成明细表（附件、工具、备品备件）等。仪器投入使用后，就产生包括记录工作情况、运行时间、工作内容、操作人员等的运行记录；运行时出现故障，应及时填写故障时间、现象、维修处理过程、故障原因分析等内容，修复后还要考核主要性能指标，记录相关数据、图表，由维修人员和操作人员签名。

根据海洋调查仪器运行过程，整理了所产生的技术资料：航前检查表、仪器海上测试记录表、值班日志 交接班记录设备班报、运行记录、维护保养记录、监测记录，备件耗材使用记录、故障报告、技术资料、航次计划-航次总结、配置参数的修订，数据处理的设置等，操作软件，照片等。

在海上作业过程中必须认真填写调查值班日志，内容要包括仪器安装调试情况、参数配置情况、导航信息、经纬度信息、气象信息等，调查中遇到的特殊海洋现象及处理情况等。注意海上观测各项记录表格要按规定的要求填写，海上观测结果必须立即记入规定的记录表中。

3 技术档案工作存在的问题与面临的挑战

随着海洋科考任务的增多，对设备的使用越来越频繁，海洋科考仪器的技术档案的内容日渐复杂，工作量也日渐增多，技术档案管理工作也面临各方面的挑战。

3.1 技术档案专业性强、涉及内容范围广给管理带来了难度

海洋科考仪器技术档案涉及到的内容很多，包括设备运行维护、校准标定、数据观测等工作，除纸质档案外，还包括大量的光盘等技术档案资料。所形成的技术档案资料内容范围广，形式也极为多样。在电子文件等内容的收集和整理上，由于具体的管理环节不同，管理要求也存在很大差异。有了完整的技术档案，才能在今后该设备的使用和维修中准确地利用。

此外，海洋科考项目本身具备很强的专业性，科研工作的研究范围也较广，如物理海洋、海洋气象、地质情况等，这其中还包括专业仪器设备的使用。在此过程中，所形成的具体技术材料同样具备很强的技术性，与一般行业的文书档案展现出明显不同。在海洋环境调查过程中，所形成的文件内容应该涵盖值班日志、导航记录、航次总结等多项内容，如果无法保证技术档案的完整程度，便会为后续海洋科考仪器技术档案的管理带来不必要的麻烦。

3.2 技术档案牵涉人员太多，普遍档案意识不强

科考任务负责单位以及航次队员、船载实验室人员的档案意识与最终的技术档案质量有着直接关系。海洋科考仪器出海时使用设备的人员较多，人员变动大。每个航次的调查队伍都来自不同的单位、不同的部门，缺乏相应的档案知识。出海作业比较重视设备的使用，对使用过程中产生的技术资料不注重收集。如果各个部门人员档案意识不强，对档案工作重视不够，在海洋调查过程中也会将海洋科考仪器技术档案管理工作忽略，往往是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况，不能规范的进行整理。

3.3 技术档案资料内容不完整，归档整理不及时

档案工作是一项规范性非常强的工作，实验室的档案管理制度不健全，导致相关工作中既缺少规范的依据，也缺少对相关工作人员的约束。档案资料实际上来自于日常的每一项工作，注意在日常工作中时时刻刻进行积累。日常对工作材料积累不足，到了需要汇总形成档案的时候，往往出现东拼西凑的情况。有些重要的资料由于没有及时收集、整理而无法形成档案的情况也时有发生。各个工作人员自主性或随意性也对自身工作内容所形成的档案信息的归档形成了困难。另外重结果轻过程造成归档的内容不完整。运行维护过程中形成的很多过程性的和背景性的数据都被忽略了。而这些原始的实验数据无论是成功的还是失败的都具有重要价值，但是往往只重视最终结果。由此，一些部件的修改，线路的改进，参数的配置，修改前后缺乏对文档的校核，造成了内容的不完整。

3.4 设备的共享带来技术档案的管理的困难

随着共享经济的到来，海洋科考仪器共享使用。为技术档案资料的归档带来了挑战。仪器共享期间的使用、维护的过程，缺少专人管理，非专业人员不仅因为操作不熟悉，工作效率低下，且会操作不当导致故障率提高，使用寿命缩短。

4 加强技术档案管理的措施

4.1 加强学习培训，提高工作水平和档案意识

海洋科考仪器技术档案管理工作具有较强的专业性和技术性，相关管理人员需要具备一定的档案业务和专业技术知识。需要邀请专业档案管理人员定期讲解，并对相关工作进行指导，促使相关工作人员对技术档案的性质和内容等进行了解；同时组织仪器技术管理和业务知识培训学习，对一些精密仪器的使用原理和性能进行总结，这其中还涉及一些维护方面的基础知识，从而维护技术档案的完整性和安全性。

4.2 明确工作责任，强化技术档案资料的收集整理

技术档案资料的收集工作，是海洋科考仪器设备档案建设工作难点。工作人员应采取各种措施做好技术档案资料收集工作，要求做到全员参与，重点管理。设备使用人负责档案的收集与管理。船载实验室负责档案资料的收集，岸基负责整理归档。实验室留有仪器的技术档案，并负责运行、使用、维护等资料的收集整理工作。岸基支撑定期（如每个航次结束时，设备保养结束时）向船载实验室要技术档案资料并记录相关资料，确保资料的完整性和一致性。

技术资料归档应以航次为节点，航次结束资料上交。资料归档的目的是规范技术资料，确保技术资料的真实性、完 整性、有效性和安全性。归档的电子版技术资料应与相应的纸质技术资料在内容 、相关说明及描述上保持一致。归档电子版技术资料应由交接双方对其真实性、完整性、有效性进行检验，经责任人签署意见后办理移交归档手续。电子版技术资料未经批准不得私自复制、拷贝或传送他人。在档案信息归档过程中，应保证各种形式的资料内容一一对应，确保管理流程的合理性。

4.3 严格控制技术档案的质量，做好检验标定工作

海洋科考仪器作业过程必须如实规范记录海洋调查过程中所产生的技术资料，如航前检查表、测试及参数配置情况、海上测试记录表、运行记录、维护记录、监测记录，保养记录、备件使用记录、故障报告、设备班报、值班日志、交接班记录等，特别是作业过程中遇到的特殊情况的处理及科考仪器存在的问题等。为了保证记录的正确，在每张记录纸上，记录人、计算人和校对人都应签名，以示负责。观测得到的所有资料，必须妥善保存，其资料应指定专人保管，必要时必须备份。以确保技术档案资料的完整性和质量。

另外，为了确保仪器具备较高的性能和精度，海洋科考仪器应依据统一的调查标准并进行计量认证，必须按规定定期经国家法定计量机构鉴定，或自行用正确的方法和允许的准确度及时测试其系统的参数；例如通过国家海洋标准计量中心对CTD（Committee on Trade and Development，贸易发展局）进行定期标定，对多波束、浅剖等定期进行自校。在每次校检之后，都应该做好记录工作，并留档保存。通过定期校验可以掌握仪器的性能变化情况，保证数据的质量，提高数据的科学价值。

4.4 保证海洋科考仪器技术档案与海洋科考航次管理工作同步实施

海洋科考仪器技术档案在形成过程中具有较强的周期性特点，只有保证相关档案的形成工作与海洋科考管理工作同步实施，才能为海洋科考仪器技术档案内容的完善提供基础条件，提升档案的整体质量。在科考任务的下达初期，航次首席科学家和船载实验室负责人需要对技术档案信息的收集和整理工作进行明确，将不同工作人员的工作职责突显出来，并安排专门的工作人员对技术档案信息进行收集和整理。航次结束时对文件材料的形成情况进行全面预览，检查是否符合标准，并对其中缺少的技术内容进行补充，确保技术档案资料完整性和科学性全面提升。

5 结束语

海洋科考仪器技术档案是仪器设备技术工作和日常管理的重要技术资料，为设备正常运行及维护保养、故障处理、技术改造等提供了基本技术支持，对提高海洋科考仪设备完好率，充分发挥仪器潜力、提高海洋仪器的使用效益都有重要作用。同时也对新仪器的购置研发提供了重要参考依据。它既有普通档案管理的属性，又有专业技术管理的个性。要做好海洋科考仪器技术档案管理工作，就要将档案管理的标准要求与海洋科考仪器专业技术有机结合起来，满足对海洋科考仪器技术档案管理的需求。