关于国有企业档案管理工作的思考

韦晓媛

[摘要]本文通过剖析国有企业档案管理现状及原因，从健全体系、统筹规划、资源利用和创新管理四个方面提出强化国有企业档案管理工作的对策，以期提高国有企业档案管理水平，为新形势下国有企业的向好发展提供必要的数据支持和市场竞争信息盾牌。

[关键词]档案管理 国有企业 创新

档案管理是国有企业日常管理工作的重要组成部分，反映着企业内部管理的层次水平，全面真实客观的反映企业经营管理的全貌，为企业工作的开展提供资料支持，对国有企业在新形势下的顺利转型和变革起着重要的作用。

一、国企档案管理的现状及原因分析

（一）国企内部结构变革，为档案管理工作提出新要求

随着市场经济改革浪潮的兴起，国有企业纷纷进行层级结构、经营方式和管理手段的内部调整及优化，以不断适应市场经济新要求。国有企业档案管理一是客观存在着因体制机制的制约和制度流程的繁冗而导致的档案种类繁多、内容复杂的现状，迫切需要以新的标准和要求对档案管理工作进行优化调整；二是在国有企业市场化调整的过程中，企业顺应市场变化而进行的管理模式改革，也对新形势下档案管理工作提出新要求；三是由于国有企业改革而进行的产品产业结构调整，由此带来的企业管理环节调整，成为国有企业档案管理应重视和加强的薄弱环节。

（二）档案管理工作遵制守旧，本质作用未充分发挥

一是部分国有企业中，档案管理往往不是专职人员，在实际工作中会出现突击应付的现象，“档案管理就是看好资料”的错误现象普遍存在；二是部分企业的档案管理工作流于表面和形式，囫囵吞枣、照搬照抄其它单位的档案管理制度和体系，或者是生硬搬套中央或上级单位关于档案管理的要求，适合本企业长远发展的档案管理体系相对不完善；三是部分新兴国企片面追求眼前效益，缺乏长远观念和统筹意识，对档案管理的真正目的和对企业发展的重要作用缺乏了解，将档案管理工作放于管理末流，造成档案管理人员的工作热情偏低，工作积极性差。

（三）档案管理培训工作不到位，执行力度差

一是由于档案管理培训不到位，业务部门忽视档案管理的重要性，不注重日常档案资料的收集整理而造成的工作积压以及重要原始档案丢失的现象层出不穷；二是档案借阅人员对档案的保护意识不到位，造成已归档档案缺损、丢失，甚至重要企业机密档案泄密，档案管理漏洞大，工作执行力度差；三是企业自身的应付过关心态使档案管理工作缺乏长远性和连续性，日常管理突击做，无人胜任临时雇，资料不齐重金买，这在增加企业管理成本的同时，也造成了许多无法挽回的资料损失；四是由于人员岗位变动频繁，档案岗位培训不及时，造成档案管理工作被动，拉低了档案管理工作的整体水平。

二、强化国有企业档案管理工作的对策思考

（一）健全档案管理体系，提高档案管理意识

新常态、新形势要求国有企业必须转变观念，积极探索适应企业变革的档案管理体系和运行机制。一是根据企业及行业特点，建立适应企业长期发展的，易于执行的档案管理体系和考核办法，从制度层面降低档案管理风险；二是企业管理者、档案管理人员必须紧跟时代与企业发展的步伐，以全新的档案管理理念构建适应市场变化的档案管理机制；三是加强档案管理专业人才配置，提高企业档案管理重要作用的认知，本着全员参与的原则，将档案管理覆盖企业管理的方方面面，真正实现档案管理对企业发展的推动作用。

（二）针对企业发展特点，制定企业档案管理规划

新形势下国有企业的档案管理工作应站在企业战略发展的高度不断调整和完善，并与企业其他工作流程实现对接，提供准确的信息资料。因此，国有企业一是应将档案管理纳入企业整体规划中，作为企业日常工作的重要组成部分，进行系统周密的规划部署，实现企业经营的整体协同管理；二是国有企业档案管理规划，应参考行业对档案管理的标准，统筹兼顾企业转型升级的需求，结合同类企业发展特点，制定具有高度可行性的国有企业档案管理规划；三是在企业转型的关键时刻，国有企业档案应结合数据分析，为企业丰富产品结构、理顺上下游关系、供应商维护等提供合理规划和建议，为提高企业竞争力提供坚实的基础。

（三）强化对档案资料的深入开发，提高档案资源利用率

国有企业应从战略角度出发，重视档案资源的综合开发与利用。通过对档案的再次归纳、整理、提炼、浓缩等工作，充分挖掘原始档案的真正价值，实现档案资源的二次开发。一是通过对现有档案数据的分类分析，找出企业运行管理的薄弱环节和关键位置，通过预警和管控等方式，优化国有企业管理模式；二是通过对现有档案的二次和三次利用开发，全盘挖掘和掌握企业现有资源，有针对性的对现有资源进行优化整合，释放产能，提升效益；三是通过档案整理的系统摸底，明确企业参与市场竞争的优劣势，扩大优势、补齐短板，提高企业综合竞争力。

（四）创新档案管理手段，加强档案电子信息化管理

在信息时代，档案的电子信息化进程也在逐步加快，在实际工作中，国有企业一是应对现有档案进行电子录入、电子备份与硬盘保存，通过高科技手段对现有档案资料进行数据信息存储；二是应根据企业发展特点与实际，将档案管理信息化系统与企业现行的各类系统有机结合，实现档案归档的日常化、程序化、电子化；三是在合理范围内建立电子档案共享机制，在确保安全保密的前提下，提高档案的利用效率。

三、结束语

国有企业档案管理工作作为保存企业信息资源的重要载体，在企业发展进程中起着至关重要的作用，维护档案工作的严肃性，提高档案工作水平和效率，创新档案管理方式，有利于从根本上提高防范企业经营风险的能力，为国有企业在新形势下的快速发展提供數据信息保障。