如何做好人事档案管理工作

刘波

摘要：在提高全社会人事档案意识和人事档案工作者整体素质的基础上，维护人事档案的真实性，建立和完善人事档案管理规章制度，加大人事档案信息资源的利用价值，人事档案工作才能真正焕发新的生机和活力。人事档案管理工作是一个具有复杂性、科学性的系统工程。在新形势下，人事档案管理工作必须抓住机遇，与时俱进，在实践中不断探索出解决问题的新方法、新举措，以适应社会发展的需要。

关键词：人事档案；管理；方法

人事档案管理工作是一个具有复杂性、科学性的系统工程。在新形势下，人事档案管理工作必须抓住机遇，与时俱进，在实践中不断探索出解决问题的新方法、新举措，以适应社会发展的需要。在提高全社会人事档案意识和人事档案工作者整体素质的基础上，维护人事档案的真实性，建立和完善人事档案管理规章制度，加大人事档案信息资源的利用价值，人事档案工作才能真正焕发新的生机和活力。

1.强化法律意识，严格档案管理。认真学习《档案法》，尤其是档案管理人员和单位领导，应通过对《档案法》及有关档案管理规定的学习，把人事档案管理工作放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。建立档案管理领导小组，切实加强管理，使之能有效地服务于改革开放振兴经济的大局。

2.强化队伍建设，提高人事档案管理人员的综合素质和业务水平。从事人事档案工作的人员不仅具有要有较高的政治素质和较强的服务观念，还必须具有较强的业务能力。在加强队伍建设方面可采取以下措施：一要确保档案人员数量。按照有关规定，管理千卷以上档案的单位，要配备一名专职档案工作人员；千卷以下的要有兼职工作人员，并且要以主要精力从事干部人事档案工作。二要严格挑选档案管理人员。除了要注重选拔党性强、作风正、事业心强、守纪律、守机密、具有一定工作能力和文字水平的党员干部从事档案工作外，还要根据新形势的需要，选配比较年轻、学历层次比较高并能熟练运用计算机的同志从事这项工作。三要建立檔案人员持证上岗制。档案人员应当在通过人事档案主管部门培训、考核取得岗位合格证后才能上岗。四要加大档案管理人员的继续教育、培训力度。通过举办专题培训班、在职自学、以整代训、开展研讨等方式提高档案专业人员的业务素质。

4.加大投入，实现档案的现代化管理。事业单位要对人事档案工作加大投入，切实改变档案管理不适应工作需要的局面。与时俱进，配备相关设施，档案管理人员更要努力学习掌握现代档案管理知识并学会新技术的运用，以便档案管理实现动态化管理和维护，在条件许可的情况下，积极开发研制档案管理软件，建立人才信息收集、反馈和跟踪系统，建立数字档案和多媒体档案，实行联网，实现档案的现代化管理。通过技术与管理创新，实现档案信息电子化，以充分发挥计算机功能，为提高社会效益和经济效益服务。

5.提高对人事档案管理工作的认识。人事档案工作是一项艰苦细致、默默无闻的事业，不仅需要档案工作人员自身努力，更需要各级领导的大力支持和全体员工的积极配合。各级领导应该把人事档案管理工作提上议事日程，把人事档案管理工作作为重要的基础工作抓紧抓好，切实加强工作领导，定期检查，听取汇报，建立健全规章制度，配备专业人员及设备，及时制定相应方针政策解决有关问题，为人事档案管理工作创造有利的工作条件和工作环境。同时，档案管理工作人员要强化服务意识，要具有奉献精神，勤勤恳恳，兢兢业业，切实提高自身素质和工作水平。找准档案工作的切入点，把人事档案工作延伸到工作内部，积极探索人事档案发展管理的新途径和新方式。

6.增强档案管理队伍建设。人事档案管理工作是一项政策性、专业性、保密性很强的工作，要促进高校人事档案工作的发展，就必须提高档案管理工作人员的素质，建设一支好的队伍。队伍建设可从以下三个方面着手：挖掘现有可用人才鼓励现有的骨干人才进行再学习、再教育。在不影响正常工作的情况下，通过自身学习和努力，提高自身素质，以适应现阶段人事档案管理工作发展的客观要求。直接引进所需人才。从应届毕业的高等院校毕业生中选择优秀人员进行上岗培训，再让他们到工作中积累经验，提高业务工作水平和管理能力。提高全员整体素质。通过举办培训班、进修班等方式，对工作人员进行科学文化、岗位技能的知识更新教育，同时以点带面，平时在开展正常的业务学习时加强基本业务技能和制度的掌控，使工作人员的整体素质跟上现代化档案管理发展的需求。

8.建立计算机信息网络管理。随着信息时代的到来，计算机技术和网络技术迅速发展，势必要求档案管理工作的相应变革。采用计算机技术进行档案管理是档案工作现代化的必要条件和重要标志。现阶段的人事档案管理工作必须采取先进的、高起点的管理模式，建立有效的、规范的、科学的人事档案管理信息网络，加强人事档案信息的宏观管理，提高现代化管理水平，拓宽人事档案材料的信息来源和信息收集渠道及组织手段，并且充分利用现代化设备的高速、准确和资源共享特点，切实提高人事档案的利用水平和效率。采用现代化管理手段，提高人事档案在工作中的利用效率，充分发挥人事档案在人才资源开发中的积极作用。

9.加大人事档案的利用价值。人事档案的价值是潜在的，只有大力开发人事档案信息资源，提供多方位、多层次服务，其价值才能得以实现。运用人事档案信息资源，是发现人才的重要渠道之一。在人事档案开发利用中，一方面要对已掌握的档案材料归档整理，编辑有关人事资料，为准确选人用人、人才合理流动提供重要依据；同时又可以利用互联网做好档案工作信息的综合分析，全面提供可靠的人事整体状况资料，发挥人事档案在员工绩效考核、人力资源管理方面的能动作用，当好单位档案的“管家”。

10.建立和完善档案管理规章制度。完善规章制度是人事档案工作健康发展的重要保证。在新形势下，为推动人事档案管理的科学化、规范化进程，人事档案工作要吸取以前的经验和教训，继承和发扬原来的规章制度中的科学合理部分，结合实际，建立一整套全新的合理统一的人事档案管理工作模式，同时健全人事档案管理的各项规章制度，一手抓目标建立，一手抓制度落实。把重点放到制度落实上，采取有效措施逐级抓制度落实，既要考虑到工作中的一些必要的连续性，又能保证人事档案工作的收集、鉴别、分类、归档以及保管、保密、传递、检查和核对等各项任务工作的正常化，在日常工作中取长补短，自我完善，自我提高，从而在根本上保证人事档案工作符合时代的特征要求，以适应时代的发展。