信息化时代档案管理人员应具备的素质

苏杭

[摘 要]在我国新时期经济不断发展和优化的过程中，科学技术和信息技术较过去有了大程度提升，在此背景下，各单位也开始提升自身的现代化信息水平。尤其是现阶段的档案管理工作，都逐渐趋向于互联网化和信息化，档案管理内容较过去也发生了质的改变，因此新时期的档案管理方式也要与时俱进、不断创新，对档案管理人员提出了更高的要求。本文以此为着入点，对现阶段档案管理工作的特点进行了有效阐述，并对现阶段档案管理人员的素质要求进行了科学分析。与此同时，针对如何提升档案管理人员的综合素质和业务水平提出了相应的对策。

[关键词]信息化时代；档案管理；素质要求

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.073

[中图分类号]G271.6 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）04-0-02

0 引 言

21世纪，无论是我国还是世界都面临着信息化改革，迎来了信息化发展的时代，拓展了人们认识世界和改变世界的方式，同时也大大提升了社会的整体效益。随着电子档案的应用和发展，档案的收集方式和存储方式也发生了转变，进一步提高了档案管理的科学性、准确性以及安全性。同时，随着档案管理水平的提高，档案管理人员也要积极主动地提升自身的专业素质，才能有效满足信息化时代档案管理的要求，这是档案管理实现信息化的基础和关键。

1 现阶段电子档案的应用特点

电子档案和传统纸质档案在本质上是有区别的，所依托的载体也有很大的不同，在此基础上其实际的应用特点也就存在明显的差异。首先，由于利用现代化的互联网技术收集档案数据，电子档案在信息采集过程中的效率比较高、数据也相对准确。其次，现代化的电子档案在查阅和整理的过程中更加便捷。在电子档案的归纳和整理的过程中，档案管理人员可以利用现代化的技术手段对不同档案进行分类管理，在搜索和查阅过程中，只要输入关键字就能快速调取所需要的档案资料。最后，电子档案的安全性也更高。新时期的电子档案保管只采用计算机系统存储和优盘的有效备份，不仅规避了传统纸质档案存放受损的问题，也大大提高了电子档案的安全性。

2 新时期档案管理人员应具备的综合素质

2.1 思想政治素质

思想政治素质是档案管理人员应该具备的基础素质。档案管理人员管理着一些机密文件，对于我国济建设具有重要的影响，因此档案管理人员要具备一定的思想政治素质，严格遵守单位的档案管理制度，只有这样才能有效保证档案管理工作的安全性和科学性。

2.2 岗位专业素质

档案管理本身具有一定的综合性和复杂性，因此作为档案管理人员也不单单是负责档案保管，也要具备档案收集、归档以及后续整理等工作技能，保证档案的完整性，因此，档案管理人员需要具备相应的岗位专业素质，积极掌握相关的档案整理以及保管方法，如档案著录方法、编制目录方法以及电子文件归档的相关业务办法，从而提高档案管理工作的科学性。不仅如此，随着电子档案的不断创新和推广，档案管理人员也要具备一定的计算机业务技能和理论知识，有效运用现代化的计算机技术来修复管理漏洞，只有这样才能保证新时期档案管理工作的安全性和稳定性。

2.3 创新素质

现代化的档案管理工作和传统的档案管理工作，除了在本质上具有明显的区别之外，新时期的档案管理工作还要具有一定的时效性，因为现代化的电子档案以计算机为载体，其本身是随着时代发展而发展。要想保证电子档案的完整性，现阶段的档案信息化管理系统也要及时创新，这对于档案管理工作人员来说，就需要具备一定的创新精神，及时发现电子档案管理中存在的问题，从而不断提升信息化时代档案管理的水平和效率。

2.4 职业道德素质

职业道德素质是在行业发展的过程中，对于相关责任人所形成的一种行为约束，作为档案管理人员也不例外，要具有职业道德素质，严格遵守管理制度。从某种意义上来看，职业道德素质是指由于档案管理部门涉及单位的管理机密，档案管理人员在面对社会上的诱惑时，要时刻坚守自身的岗位职责底线，强化自身的职业道德素质，时刻保持爱岗敬业的精神，才能不断提升自身的岗位技能和职业素质。总之，职业道德素质对于档案管理人员具有一定的行为约束作用。

2.5 法律素质

随着社会的不断发展，我国进一步加强了法治社会建设，因此在档案管理中，档案管理工作人员也要具备一定的法律素质，确保档案管理工作能够合法开展，能够提高档案管理工作的科学性。因此，档案管理工作人员在进行档案管理的过程中，要严格遵守基础的法律规章制度，并根据我国档案管理法的要求，对档案进行有效管理，杜绝档案造假、私自销毁档案等行为。

3 信息化档案管理工作的发展现状

3.1 电子档案信息收集和管理的效率较低

现阶段，從信息化档案管理工作的发展来看，很多单位的档案管理工作人员没有对电子档案进行有效应用和管理，导致电子档案的信息收集和管理效率低，具体表现在以下两个方面。一方面，电子档案采集需要档案管理人员和相关责人员进行对接，在对接的过程中由于存在信息不对称性以及其他潜在的不确定因素，导致电子档案收集存在很大困难。另一方面，在电子档案管理的过程中，由于受技术水平以及管理人员综合素质的影响，实际管理效率低下。

3.2 缺乏专业的档案管理人员

目前，从电子档案管理工作的发展来看，针对信息化时代发展的档案管理人员还比较少，专业化的岗位人员也日益紧缺。一方面，大部分高校学生对档案管理没有兴趣，导致档案管理专业的学生比较少，和现阶段信息化社会档案管理岗位的人才需求产生矛盾。另一方面，就目前现有的档案管理人员队伍来看，大多都是非专业的人员或是其他岗位的兼职人员，缺乏系统科学的电子档案管理理念，无法为新时期档案管理工作开展提供相关指导。除此之外，很多档案管理人员也不了解现代化的计算机系统和信息技术，大大降低了档案管理工作的效率。

3.3 缺乏可靠的信息化档案管理系统和硬件设施

电子档案管理工作的有效实施，还要以基础的信息化档案管理系统和计算机硬件设施为基础。但就目前社会发展来看，很多单位都没有专业化、可靠的信息化档案管理系统，大都将信息档案随意保存在计算机中，也没有建立专门的档案管理机构，这就大大降低了信息档案的管理质量，给档案管理的安全性带来很大隐患。同时，相关的档案管理基础硬件设施也具有一定的滞后性，大大降低了信息化档案管理的效率，这在一定程度上也违背了相关的档案管理制度。

4 信息化时代如何提升档案管理人员的综合素质

4.1 创新档案管理手段

新时期，随着我国信息技术和科学技术的不断发展，档案管理人员在电子档案管理工作中，也要进一步完善和创新档案管理手段，在利用计算机等现代技术的同时，也要有效运用科学的档案管理方法指导档案管理工作。例如，引进先进、科学的档案管理系统以及档案安全监控设备，进一步提高信息化时代档案管理工作的效率，提升电子档案的安全性和科学性。

4.2 提高档案管理人员对计算机和现代信息设备的应用水平

现阶段，随着计算机和现代信息技术的快速发展，创新了传统档案管理人员的工作方式和工作内容，凭借传统的档案管理经验和方法已经不能胜任现阶段的电子档案管理工作，因此档案管理人员也要积极提高自身的计算机和现代信息设备的应用水平。档案管理人员在电子档案管理系统的日常维护和管理中，要熟悉和了解现代化的计算机档案管理系统，掌握一定的计算机技能。同时，21世纪，科学技术的快速发展进一步实现了无纸化办公，档案管理人员就要具备熟练操作现代化设备的能力。

4.3 加强专业知识学习

新时期，档案管理工作是一个不断创新和完善的工作，对此作为岗位的负责人，档案管理人员也要积极汲取和完善自身的专业知识，不算提升自身的岗位技能。首先，单位要积极为档案管理人员提供系统培训和学习的机会，帮助档案管理人员获取先进的档案管理思想和理念，完善现有的档案管理工作方法。其次，档案管理人员也要树立自主学习的意识，积极学习自身岗位所涉及的知识，丰富自身的档案专业知识，并积极学习相关的政策法规和先进的档案保护技术。

5 结 语

随着我国现代化技术水平的不断提高，传统的档案管理方式需要创新，对档案管理人员的综合素质也提出了更高的要求。因此档案管理工作人员要积极站在社会发展与时代变革的全局角度上，不断提高自身的岗位技能和业务素质，还要具备一定的创新意识和法律素养。本文的研究成果能够为档案管理工作创新提供指导，并为提高档案管理水平奠定基础。

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