中学档案管理工作问题与工作效率提升方式

曾小亮

内容摘要：随着我国教育改革的深入和深化，对于构建更加完善合理的学校内部管理的重视也逐渐呈现稳步增长的趋势。对加强中学档案管理工作的重视，不仅能够提升中学学校的综合管理水平，而且能够为学校教职工的整体素质水平的提高，提供全方位的历史经验和学习资料，对提高工作效率、深化教育改革具有重要的发展意义。本文主要分析了我国中学档案管理的现状和存在的问题，重点探讨如何提升中学档案管理工作效率的方式方法，旨在加强中学档案管理力度，优化管理方案，让中学档案管理在提升学校综合管理水平中发挥更大的作用。

关键词：中学档案 档案管理问题 效率提升方式 绩效考核工作制度 创新管理方式

中学档案管理在中学的发展阶段中起着不可替代的重要作用。它利用文字、图表、影音等各种形式记载着学校中发生过的一切事情，资料健全，信息丰富，形式多样化，对中学教育的不断发展提供详尽真实的资料信息和宝贵的经验，为中学教育的发展提供可靠的数据依据和执行依据。所以，中学要加强对中学档案管理的重视，及时发现现行的档案管理工作中存在的问题，并研究探讨出有效的改进方式方法，来提高档案管理工作的水平和效率。

一.中学档案管理工作存在的问题分析

中学档案管理主要包括两大部分，一是关于中学教师日常教学工作的档案。这类档案主要包含教师在教学过程中积累下的优秀的、可供参考的教学方法、教学效果、教学管理等非常具有传承价值和创新价值的教学资料信息。这类档案主要是通过教师在每个学期期末，对这个学期的工作情况进行收集，然后通过整理优化使之更加完善和系统化，最后交予学校档案管理处进行存档备用。另外一部分档案是学校的资料性档案，主要是关于学校固定资产、人事、文书等资料的存档，具有一定的文献参考价值，如果丢失，将对研究学校的发展历程研究造成严重的影响，所以要及时提交归档。虽然我国中学档案管理中都有一定的管理制度，但是仍然很不健全，存在诸多的问题，例如重视程度不高、不及时归档、专业水平不够、与时代发展严重脱节等现象的存在。

（一）重视程度不高

纵观我国现行档案管理现状，在我国大多数的中学档案管理中，管理人员都只是对档案进行简单的整理、归档，然后保存管理就完事，没有进一步地完善相关后续工作。在这种简单的工作状态下，不仅不能让中学档案在中学教育中发挥其应有的指导和参考作用，长此以往，而且会让中学档案管理不规范的问题越来越严重。档案管理在时代发展中也需要跟上时代发展的步伐，顺应时代发展的新潮流，一层不变的工作状况和长期得不到重视，势必导致中学档案管理落后于时代发展的步伐，不利于中学档案管理的科学发展。对中学档案管理不够重视，会在以后的档案管理工作中造成一系列的严重影响，比如，管理人员专业水平得不到提高，对相关档案的分析度不够合理，归纳归类工作的落后导致档案管理效益不明显等因素接踵而至，档案管理方式方法得不到更新等问题会随之层出不穷，需要我们相关部门加以重视。

（二）专业水平不够

新时代发展，中学档案管理在工作方面要求顺应新时代发展要求，然而，纵观现阶段中学档案管理现状，工作人员专业水平还将有待提高。由于对档案管理工作不够重视，再者资金投入不充足，导致学校往往只是雇佣一些退休的或是年纪很大的老人来管理档案，这就成为我国中学档案管理工作中普遍存在的一个问题。这些老人普遍都不是专业出身，更没有进行过与档案管理工作相关的培训和系统的学习，这就导致在整理和归纳中学档案的工作中总是存在一些问题，他们只是凭借自己的工作经验和直觉，比较刻板地对档案进行整理归纳，没有科学性和系统性的管理，导致在查阅档案时非常不方便，耗时耗力，出现资源浪费的不利局面。

（三）与时代发展脱节

受到档案管理不够重视以及专业水平低下的影响，中学档案管理工作方式始终是沿用传统的方式方法，与时代发展严重脱节，没有引进任何的现代化管理设施和科学化的管理方式，致使档案管理工作效率不高，严重时甚至会导致重要的档案资料丢失等问题的出现，严重影响中学教育教学工作的進展。档案管理的传统模式在不少中学档案管理中仍将占据主导地位，这不利于档案管理的创新发展，也很难满足现代化教育发展的根本需要。中学档案管理工作与新教育时代发展相脱节，导致很多中学在教育发展中固步自封，教育工作很难发展到新的层面上来，教育发展步伐步履维艰，这不利于我国中学教育的高效发展。

二.中学档案管理工作存在问题的解决措施

（一）重视中学档案管理工作

中学档案管理，关系到中学发展以来每一个阶段的历史发展记载和重大事件的详细记载。这给学校的发展提供有效的相关案例和数据，为学校建设和教育发展提供帮助。例如某某中学某年建校，历时多少年时间，这段历史时期发生过哪些重大事件，对国家人才培养有过多少贡献，教育发展历程如何等等相关信息，都离不开档案管理工作。对中学档案管理工作的重视，是对我国中学教育发展的重视，同时也是对中学本身教育发展的重视，因此，我们要求，中学档案管理工作的发展，需要相关管理高层给予足够的重视。同时，学校行政部门对档案管理工作应给予更多的帮助，重视中学档案管理工作，使中学档案管理工作得到不断优化和快速发展，从而能够为中学教育多作贡献。

（二）提高中学档案管理工作人员的专业水平

人才是社会发展和教育事业不断发展的有力保障。提高中学档案管理工作人员的专业水平，有助于中学档案管理在发展中能够快速、高效、与时代相融合发展。要提高中学档案管理工作人员的专业水平，就必须打破常规，从资金、人才引进、人才管理等方面进行管理，实现专业人员专业水平的不断提高。档案管理工作人员，本来就表现为人数少，部门受重视度不够的特点，我们从这方面入手，合理安排档案管理工作人员，其实难度并不高。例如对工作人员进行专业培训，同时引进档案管理专业人才，并严格要求工作人员深谙管理工作的内容，做好管理工作的本职工作，并不断创新，实现中学档案管理工作的科学发展。

（三）与时俱进，顺应时代发展新潮流

社会在不断向前发展，时代在不断进步，管理工作尤其是中学档案管理工作要求及时跟进时代发展的步伐，顺应时代发展的潮流。中学档案管理工作，是中学发展的理论依据，是实现中学管理数据化发展的根本条件。中学档案管理工作，应与时代俱进，实现与社会同步发展。例如改变传统模式，引进新型管理技术，比如运用网络技术，实现档案管理工作的自动化和智能化管理，这样，既节约管理成本，同时更好地实现中学档案管理的科学化发展。这就要求在管理人才方面应引进高能素质新型管理人才，实现人才与新型管理模式相适应。当然，新型管理模式也存在相应的弊端与不足，比如档案管理中智能管理系统的运用，如果不能够对档案信息的有效复制和保存，一旦黑客攻击，相关数据和内容将会流失，从而难以恢复。

三.提升中学档案管理工作效率方法探讨

（一）增强管理意识 加大资金投入

导致对档案管理工作不重视的原因，主要还是认识上的误差造成的。改变对档案管理工作的现状和问题，首先要矫正人们对档案管理工作的错误认识。只有从思想上真正对中学档案管理工作重视起来，才能在行动上对档案管理工作加以完善和优化。中学学校各方面，尤其是学校领导要做好带头作用，全体教职工积极配合，一起把檔案管理工作做好。没有规矩不成方圆，更重要的是要制定科学化、系统化的的管理制度，把中学档案管理工作引上正规化的方向。除此之外，学校要加大对档案管理的资金投入，确保档案管理不会受到资金缺陷的制约。

（二）提高专业素养 与现代化接轨

学校要雇佣档案管理方面的专业人才，使用科学化的管理方式来管理档案。除此之外，学校要对档案管理人员加强专业方面的相关培训和训练，邀请社会专家到学校进行相关知识演讲，提升档案管理人员的专业素养。同时要积极引进海内外先进的现代化管理设施和管理经验，构建现代化的档案管理信息平台，建立一个档案管理系统，把计算机技术、系统查询软件等科学化的方式引入到档案管理中去，将档案管理工作与时代的发展接轨，以便更好地为现代中学教育改革做出贡献。

（三）运用绩效考核工作制度，创新档案管理工作

综合历史以来管理工作经验，绩效考核对于档案管理工作有着积极的促进作用。绩效考核立足于工作者的工作效率，从工作成绩来实现对工作人员每个工作阶段来进行考核。这样，既能够提高中学档案管理的效率，同时又能够为工作者提供能力表现的平台。绩效考核制度的科学执行，对创新档案管理工作有着积极的促进作用，这就为档案管理人才的不断引入和对现行单位人才的标准化管理提供管理平台依据。例如原有的工作人员在绩效考核中进行人员中人才的合理调配，实现工作人员的优胜劣汰的工作发展目标，从而优化工作效率，增强中学档案管理工作人员的综合能力素质。

综上所述，档案管理工作是学校综合管理工作的重要组成部分。加强中学档案管理工作的重视，对于提升整个中学教育水平，推进我国中学教育的发展进程都具有重要的现实意义。除此之外，中学档案管理水平的提高对于深化我国中学教育改革进度和深度，具有不可磨灭的重要作用。虽然一直以来我们对于中学管理工作从没有懈怠，但是我国中学档案管理工作的还是存在着一些管理水平不高、管理人员专业素养不够等问题。这就要求我们中学教师以及档案管理工作者，要对档案管理引起充分的重视，及时发现问题，大胆提出问题，并积极探讨解决问题的方案和方式方法，提升中学档案的管理的整体效率。

参考文献

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（作者单位：广西南宁市三美学校）