水文工程档案管理存在的问题及对策

于 鹏

（烟台市水文局，山东 烟台 264000）

烟台市水文局从2009年开始，进入了水文工程建设的高速发展时期，先后进行了17座大、中型水库除险加固水文设施工程，以及2011年度、2012年度、2013—2014年度三个阶段的中小河流水文监测系统工程建设，共建设完成水库水文设施17处、雨量站195处、水位站10处、改造水文站7处、巡测水文站26处、中心水文站6处、巡测基地1处，现已全部投入运行使用。本人作为档案负责人参加了全部的工程建设，现就水文工程档案管理过程存在的问题进行分析，对如何提高水文工程档案质量进行探讨。

1 水文工程档案管理存在的问题

1.1 传统重建设轻档案思想普遍存在

由于水文行业相对比较封闭，与外界单位联系不密切，对新事物敏感度不高，所以，在水文工程施工建设过程，从上到下普遍存在重视工程的施工建设，忽视工程档案的收集、整理的现象。由于施工过程中缺失对档案资料的监管，导致大多数工程都先施工后整档案，工程建设与档案管理脱节，造成很多有时效性的档案资料消失，无法归档，严重影响工程档案的质量。

1.2 水文行业现状与档案管理需求人员的矛盾

随着水文行业整体的快速发展，水文职能的不断扩大，日益繁重的工作量与现有编制不增加的矛盾越来越突出。现有的水文骨干力量基本都身兼数职，而档案管理工作对人员素质要求较高，需要细心、责任心强、有良好的学习能力的人员担任，这样的人员往往是单位的骨干力量，在人员紧缺的情况下，不可能专职负责水文工程档案工作，这就形成了人员工作安排上的矛盾。

1.3 水文现有人员缺乏相关专业知识

受行业特性限制，水文从业人员专业技术较单一，基本不存在具有相关档案管理知识的复合型人才。想要胜任这项工作必须是边干边学，注定要耗费大量精力在专业知识的学习上，在繁重的工作压力下，很多人都是应付了事，这也是造成水文档案质量不高的一个主要原因。

1.4 工程施工中档案资料监督手段缺乏

水文工程的特点是点多面广，规模较小，投资不大，周期较短，位置偏远。很多档案人员在施工过程中，对工程档案情况不闻不问，只有在整个工程完工后，才对工程的档案资料进行审核。这就造成了工程施工过程中容易发现的小问题变成了大问题，应该保留下来的资料没有保留下来。这不仅给后期的档案归档和整改工作带麻烦，有时甚至影响到整个单位工程的验收。

1.5 缺乏对水文工程档案系统性认识

各市水文局，作为省水文局在各市的现场建管单位，很多档案工作人员对水文工程整体应该有哪些档案还不了解。水文工程档案包括建设、设计、监理、施工等各个方面，因为有些档案工作人员在实际工作中，有的只对施工单位的档案进行检查、管理，忽略了设计、监理等单位的档案资料，造成了各个单位的工程档案资料的一致性、系统性存在问题。

2 提高水文工程档案质量的措施

2.1 领导重视

领导重视，是做好水文工程档案工作的重要前提。领导对这项工作的重视程度，往往决定了这项工作的最终质量。烟台市水文局从工程建设初期就非常重视这项工程，专门成立了烟台建设管理处下设工程部、档案部、财务部、安全部等各个部门，制定了各个部门的规章制度以及每个工作岗位的岗位职责，并专门开会部署，要求以全局之力完成好水文工程建设工作。为整个水文工程的顺利进行，以及水文工程档案的规范管理，提供了强有力的保障。

2.2 加强人员培训

对档案人员进行专业知识培训，强化其专业知识的学习至关重要。只有具备了相关专业知识的档案管理人员，才能管理出优秀的水文工程档案。山东省水文局为了完成好水文工程档案管理工作，先后举办了“水库除险加固水文工程档案培训”、“中小河流水文监测系统建设项目档案管理培训班”等多次档案专业知识培训，并印发了《山东省中小河流水文监测系统工程验收管理手册》，极大提高了各局档案管理人员的档案管理水平，并统一了各市局水文工程档案管理的标准、内容、格式。

2.3 落实人员，强化责任

根据水文行业工作现状，安排2～3人对工程档案进行“兼管”是较好的选择。这些人员在保证完成自己日常工作的同时负责工程档案管理工作。在工程档案工作繁忙时，以工程档案工作为主，其它工作为档案工作让路。

多人参与这项工作，首先必须分工明确，避免推诿扯皮现象发生。其次要保证参与人员都具有一定相关专业水平，这样才能在工作中达到查缺补漏。档案工作人员一定要尽可能的固定，不要开展工作后随意的进行更换，以避免造成档案管理工作断层，或在档案管理过程中发生责任推诿现象，严重影响档案管理质量。

2.4 档案管理人员必须“走出去”

水文工程档案管理工作贯穿于整个水文工程建设过程，很多档案管理人员认为，档案管理就是最后检查一下每个单位的档案资料，对照要求看看齐全不齐全就行了，整个施工过程甚至没去过一次工程现场。自己对整个工程没有一个清晰的认识，那档案管理工作只能是“应付了事”、“形同虚设”。“走出去”还指水文工程档案管理人员要定期配合其他现场管理人员对工程进行现场检查，主要对工程进度、质量、档案资料进行合理把控，做好检查记录，做到心中有数。只有加大检查力度，才能达到水文工程档案与水文施工建设“同建设，同完工”的要求。

水文工程建设规模虽小，但具有较强的行业专业性，很多工程设施都有严格的规范要求。只有多跑现场，多与设计、施工、监理单位交流，才能尽可能避免工程完工后，达不到最终的使用目标，而发生整改、重建现象。

2.5 做好监理的“文章”

在水文工程建设中，监理单位作为具有专业技术的工程参建第三方，很多档案管理人员不知道加以管理、利用，往往容易做出很多出力不讨好的事情。监理的专业知识无疑比大部分的档案管理人员要高，调动监理的积极性，使他们为水文档案管理把好关、服好务，是提高水文档案质量的有效手段。

烟台市水文局通过成立工程督导小组，组织监理与督导小组一起对在建工程的进度、质量、档案进行联合检查。在水文工程档案汇总阶段，通过组织水文局档案管理人员、监理、施工单位资料员联合办公手段，使整个工程档案顺利归档，极大提高了水文工程档案的质量。

3 结语

在水库除险加固工程和中小河流水文监测系统工程建设中，烟台市水文局经历了档案管理工作无从下手的阵痛，也积累了如何把水文档案资料收集好、管理好、保存好的宝贵经验。作为水文工程建设的重要“痕迹”，水文工程档案管理工作意义重大，相信档案管理对今后的工程审计、资料查询方面会发挥更加重大的作用。