浅谈如何做好档案信息化管理工作

安洋

[摘 要] 在普及互联网和信息化条件下，研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动规律，探索和建立基于信息化的管理理念、管理模式意义重大。信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。作为档案管理人员，应提高认识，不断学习新的档案知识，而档案管理部门，要适当加大管理投入，及时配备相应的人才与设施，以加快档案信息化建设的步伐。

[关键词] 信息化；档案建设；管理模式

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 03. 061

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）03- 0149- 03

0 前 言

中国的档案事业正面临着时代的机遇和挑战，正逐步从计划经济走向市场经济，从工业社会走向信息社会，走向以现代科学技术为核心，建立在知识和信息的生产、分配和使用基础上的知识经济的时代。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。在普及互联网和信息化条件下，研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动规律，探索和建立基于信息化的管理理念、管理模式。信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给人们提出了很多基于数字化概念的新问题。

1 档案管理基础工作存在的主要问题分析

那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲提供档案资料是其他各项工作的一项重要工作，其直接面对着大数据的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等任务，传统档案的管理方式方法已明显感觉有些吃力。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号、一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范，有标题、但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍。三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重，如有按時间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是人事工作中一项必不可少的基础工作。人事档案管理人员要在思想上充分认识到此项工作的重要性，提高思想认识，增强做好档案工作的责任感和紧迫感。增强做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感。严格执行档案管理规定，促进档案管理与达标。根据《档案法》和《档案管理条例》，紧密结合《各类档案归档范围及保管期限的规定（试行）》以及《〈归档文件整理规则〉实施细则》，把单位的行政档案做好分类归档保存。

2 信息化档案管理的路径和对策

2.1 全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.2 重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

2.3 规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准率，因此在著录时要统一规范题名。笔者认为规范题名应掌握的原则与要点首先是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。其次是提名要素填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词，还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

2.4 建立档案资源管理中心

信息化技术支持庞大数据的存储和处理，使档案资源进化成为可能。为了维护档案的安全及对档案资源数据的综合掌握，许多单位的档案室虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，在这个信息爆炸的时代，方便快捷地获取更多有效的信息，可以较高的响应和较强的保证高质量档案信息服务的决定性因素，是建立档案资源管理中心的强大推动力。

2.5 结合本单位实际提高档案管理人员的综合素质

档案工作是一项政治性、机密性很强的工作，因此档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。但是由于各个单位的档案员的业务水平不同，而管理方式的现代化也使得其对管理人员的综合素质有着更高的要求，需要加强档案管理的队伍建设，提高档案管理人员的综合素质。具体来说，主要包括三个方面：首先，加强对高素质专职档案管理人员的培训和培养，增强他们的服务意识、大局意识和责任意识，提高他们的专业素养和管理技能；其次，要积极进行兼职管理队伍的素质建设，明确兼职人员的工作内容和具体职责，并在奖罚、职务晋升、培训、考核等方面作出详细的规定，充分调动管理人员的工作热情和积极性；最后，加强档案管理有效机制的建立，并通过培训、激励和引进等方式来积极培养档案管理方面应用型高素质的专业人才。

3 加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环節中信息化数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些工程类档案时间较长的综合性档案来讲由于案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理，这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2 分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3 分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

3.4 用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。怎样取其利避其弊？笔者认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设一事的关键词有人写“基本建设”、有人写“基建”、有人写“厂房建设”，在进行信息化后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题分属关系。

4 结 语

近年来在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作，提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系，为实行信息化管理打下了扎实的基础。随着网络信息化技术的快速发展，网络安全问题逐渐成为信息化档案管理工作中面临的重要挑战。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

主要参考文献

[1]胡琼.浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径[J].中国科教创新导刊，2014，10（7）：162-163.

[2]裘晶晶. 浅谈做好新形势下的档案管理工作[EB/OL]. http：//www.nbdaj.gov.cn/daxh/xsyt/201605/t20160524_737584.html， 2017-05-14.