高校科研项目与资金管理融合设计与实现

夏丽君 陈国旗

[摘 要] 本文分析了高校科研项目与资金管理的现状，为提高科研项目的管理质量和管理效率，提出了项目管理和资金管理相融合的方法，给出了设计和实现的具体过程。

[关键词] 高校；科研项目；资金管理；系统融合

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 012

[中图分类号] G475 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）05- 0028- 02

0 引 言

随着创新驱动发展战略的深入实施，国家对科研经费的投入在逐年增长，高校得到科研项目的数量和资金也在逐年增加。科研项目、资金的管理已成为高校的重要工作，也是管理工作中的难点之一。科研项目管理涉及的部门和层级比较多，管好科研项目，需要理顺和协调好科技处、财务处、设备处、二级学院、项目组等多个部门、层次之间的关系。在这些关系中，笔者认为最为重要的关系无疑是科研项目与资金管理，处理好这两者之间关系，对提高工作效率、规范科研项目和资金管理具有非常现实的意义。

1 科研项目管理与财务资金管理融合的必要性

根据《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》和《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》的要求，为深化改革，更好的激发广大科研人员积极性，需进一步推进简政放权、放管结合、优化服务，改革和创新科研经费使用和管理方式，促进形成充满活力的科技管理和运行机制，这就要求高校必须提高科研项目和科研资金的管理水平。现高校科研项目与资金管理还存在一些不足，主要表现为科研项目管理和科研财务管理脱节[1]，高校需要结合实际，制定和完善科研项目与资金管理相关的管理办法，改革创新科研项目与资金管理手段， 提高科研管理水平。为解决项目管理与资金管理脱节的问题，对高校科研管理现状进行如下分析。

1.1 科研项目与资金管理分属不同部门

高校的科研项目与资金管理职能分属于科技处与财务处这两个部门，一般来讲，这两个部门职责如下：

（1）科技处负责科技项目合同审核和管理，项目中期检查、结题验收和成果管理，配合财务处做好科技项目经费预算、经费使用以及合作经费外拨等审核、监督工作，承担相应的科研管理责任。

（2）财务处负责科技项目经费的财务管理、会计核算和结算报销等工作，指导项目负责人编制项目经费预算，审核项目经费决算，监督和指导项目负责人规范、有效地使用项目经费，承担相应的财务管理责任。

从以上分工可以看出，科技处负责科研项目的立项、预算、合同管理、验收管理，财务处负责项目经费的资金管理，包括项目经费核算、预算的执行和监督。资金使用管理是以预算和合同为基础的，项目结题验收以资金的决算为重要的依据之一。为提高管理水平和工作效率，很有必要将两种管理的信息進行相互融合。

1.2 科研项目与资金管理所需的共同信息相互独立

科技处和财务处为实现自己的管理职责，都根据自己的工作需求实施了信息化管理，科研管理系统和财务管理系统都实现了各自的流程任务，但两套系统的信息相互独立，还不能有效沟通，形成了信息“孤岛”。在科研项目立项和资金核算中，财务系统需要科研系统中的立项、合同、预算等信息，在结题和科研项目公开中，科研系统也需要项目的预算执行情况、支出明细、决算报表等财务信息，因两个系统之间没有接口互联，不能实现信息流动与交互，利用手动方式设置和同步，造成信息反馈不及时、效率低下，容易造成项目资金管理风险，有必要开发接口程序，实现两个系统的互联融合和信息交换。

2 科研项目管理与经费管理融合实施过程

2.1 科研系统与财务系统所需要的共同信息与交换信息

在科研管理实务中，两个系统所需要的共同信息如下：

（1）科研项目合同信息。项目编号、名称、负责人代码、负责人姓名、开始日期、结束日期、合同金额、课题类别、部门代码、部门名称等。这些信息对应于财务立项信息。

（2）科研项目预算信息。项目编号、预算科目代码、预算科目名称、预算金额等。这些信息同财务项目预算（额度）信息相对应。

（3）科研项目收入费用信息。项目编号、收入编号、到账金额、费用名称、费率、费用金额等。这些信息同财务的收入、管理费、税费相对应。

（4）科研项目结题信息。项目编号、部门代码、预算代码、预算结余金额、项目余额、结题时间等。同财务的结题结转信息相对应。

（5）项目预算调整信息。项目编号、预算代码、调整金额等，对应于财务信息中的额度调整信息。

（6）财务预算执行情况信息。部门代码、项目编号、预算额度、执行额度等信息，对应于科研系统的项目决算表。

（7）项目执行明细信息。日期、项目编号、科目编号、科目名称、摘要、支出金额、经办人等。对应于科研系统中的项目收支明细表。

2.2 信息交换功能的设计

（1）立项管理。在财务信息系统中，通过科研接口，把科技信息系统的项目合同信息、项目预算信息接收过来，形成财务系统科研项目信息。

（2）项目执行和预算调整。在财务系统确认收入的同时，调取科研项目系统中管理费、税费等费用的核算指令，进行项目费用核算。科研系统的预算调整信息通过接口传给财务系统，财务系统按规则调整预算。财务系统中核算的收支明细通过接口传递到科研系统，项目预算的执行情况也会传递到科研系统。

（3）项目结题。财务系统接收科研系统的结项指令，进行结题核算，生成结题资金决算报表，收回预算，剩余资金转入科研基金，项目做结题处理，生成的结题文件、数据通过接口返回科研系统。

2.3 信息交换接口设计与实现

2.3.1 信息交换的中间数据库设计

因科研系统和财务系统有不同的开发商供应，数据代码在两个系统中有不同的存在形式，编码的规则也不同，需要设计一个中间数据库来完成两个系统之间的代码对应和各自推送信息的数据表。科研系统和财务系统对信息的安全要求比较高，通过中间数据库可以实现数据按一定的规则自动推送，两个系统可以按需主动接受数据，满足各自信息的需求。主要设计数据表如下：（1）数据对应关系表。项目类型对应表：解决科研部门科研来源与财务部门的科研类型的对应关系；部门对应关系表：解决科研系统的部门编码同财务系统部门编码对应问题；预算对应表：解决科研系统的项目预算同财务系统的预算额度对应关系。

（2）交换信息表。科研系统的数据表有：合同信息表、合同预算信息表、费用指标表、收入入账表、预算调整表等；财务系统的数据表有：项目收支明细表、预算执行情况表等。

2.3.2 接口设计

为实现科研与财务系统互联和信息交换同步，接口采用了ETL和WebService服务实现，具体的实现过程如下：

科研系统采用数据转换、抽取、传输（ETL）到中间数据库，即科研项目的立项信息、合同信息、预算信息、预算调整信息、费用分配信息、结题信息等以数据规范格式传输到中间数据库。科研系统定时通过ETL把中间数据库中相关的财务信息读取到科研数据库中。

财务系统通过WebService技术，调用相关的操作函数把中间数据库的科研项目信息读取到财务数据库中，完成项目的立项、项目预算、费用分配等工作后，把已处理完的结果返回中间数据库。财务数据生成的项目收支明细信息，预算执行情况信息通过ETL定时传给中间数据库。

在WebService服务中，设计了立项业务相关接口、项目预算和收入调整相关接口、项目经费转出业务相关接口、结项业务接口等，这些接口完成科研项目的立项、预算、收入费用分配、结题等相关业务。

3 科研项目管理与资金管理融合实施效果

科研项目管理中科研类型比较多，每类项目的预算内容不尽相同，根据科研项目类型在财务系统中设计了不同预算模版。以国基金类的项目为例，模版中设计的经济科目与科研项目预算相对应，对应关系如下：

科研系统项目预算{（测试/计算/分析费）、（能源/动力费）、（会议/差旅费）、（出版/文献/信息传播事务费）、（原材料/试剂/药瓶购置费）、（仪器设备购置费）、（實验室改造费）、（协作费）、（项目组成员出国合作交流）、（境外专家来华合作交流）、（劳务费）、（管理费）}分别对应财务系统的经济科目{（委托业务费—化验加工测试费、（燃料动力费、电费）、（会议费、差旅费）、（印刷费、邮电费、委托业务费—专利申请费、资料讲义费）、（材料费）、（专用设备购置费）、（维修费）、（委托业务费—项目合作费）、（因公出国（境）费）、（外事活动费）、（科研劳务费）、（管理费）}

从对应关系可以看出，科研项目部分预算科目与财务经济科目存在一对多关系，通过设计项目预算模版和接口程序，能实现项目预算自动转换为财务的经费支出控制额度，科研人员在使用资金时，不会出现超预算现象。在两套系统融合之前，科研项目预算通过财务的资金控制需要手动协同，经常会出现额度控制滞后，数据不一致现象，影响项目经费核算的及时性和准确性。接口系统实施后，从科研项目立项、预算、收入费用核算到结项、科研决算，都实现了两套系统的协同，提高了管理效率和质量。项目资金的使用信息传入科研系统，也为科研项目公开的自动实现提供了新渠道。

主要参考文献

[1]袁素琴. 谈加强高校科研财务管理[J].财会月刊，2012（2）：95-96.