?综合性本科院校教务秘书队伍现状分析及优化

吴爱琴

摘  要 综合性本科院校教学、教务管理队伍的主要力量是教务秘书，承担所在学院的教学、教研等多项管理工作。以江苏师范大学为例，教务秘书队伍现状存在三个方面的特点：工作量大，任务重，缺乏培训;队伍相对稳定，缺乏高素质管理人员;岗位编制设置趋向合理，缺少激励机制。针对现状提出优化措施：通过人事制度改革，加强培训，建立高素质的教务秘书队伍。

关键词 综合性本科院校;教务秘书;教学管理

中图分类号：G655    文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2018）18-0013-03

1 前言

随着我国高等教育大众化时代的到来，在校学生数不断增加，通识教育、教学改革不断推进，跨学科、跨专业学习成为趋势，对外交流不断增强，跨校、跨国学习成为可能并逐渐发展。这一切都打破了原有的教学管理模式，使得综合性本科院校教学管理工作日益复杂、繁重和开放。全面提高高等教育质量是高等教育发展的核心任务，是建设高等教育强国的基本要求，教学工作始终是学校的中心工作[1]。高效完成教学工作，提高教育质量，对教学管理队伍提出更高的建设要求和明确的发展方向。教务秘书属于教学管理人员梯队最基层，教务秘书队伍的素质状况和管理水平将直接影响整个教学管理的过程和质量[2]。

2 教务秘书队伍现状分析

工作量大，任务重，缺少培训  当前，高等教育已进入大众化发展阶段，在校生人数在1999年扩招后仍持续小幅度增加。经济社会发展对应用型、复合型人才需求日益增加，這与高校同质化人才培养相矛盾，转型发展已经成为中央、地方和高校的基本共识。综合性本科院校应对转型发展，人才培养目标应从过去的学术型向应用型转变。教学管理要顺应转型后新的教学模式和教学方法，必须更具体、更系统、更精准，才能满足高校的转型需求。因此，教务秘书的工作量翻倍，对从事教学教育管理的人员素质提出更高的要求。

以江苏师范大学为例，学校实行二级学院管理。学校有23个学院，现有87个本科招生专业，在校普通全日制本科生近三万人，还有注册学籍的外国留学生。学校教学、教务管理队伍由教务处领导、教务处各科室、二级学院教学院长和教务秘书、教务员等组成。教务处由学籍科、教务科、考务科、信息科、实践课、教研科、督导科、语委办、质量工程办公室和质量监控与评估办公室等10个科室组成。目前全校教务秘书和教务员总共49人。教务秘书承担二级学院教务和教研管理工作，部分学院的教务秘书还承担继续教育学院、独立学院科文学院的相关教务管理工作。每个二级学院教务秘书和教务员情况见表1。目前，二级学院教务秘书和教务员中有编制或人事代理的有44人，五人是临时聘用。

教务秘书具体承担的工作，包括所在学院师生日常教学、教务管理。一方面是在校生学籍，每学期的排课、排考，成绩录入，期中期末教学检查，暑期见习、教育实习、专业实习、毕业（设计）论文等教学教务日常管理，年终教师教学工作量核算等工作;另一方面，协助教学院长全面负责学院的教学教研工作，协助教学院长组织系主任、教研室主任制订培养方案，撰写教学大纲，组织教师申报教研课题、项目等。

目前，学校教务秘书上岗前一般没有接受过业务培训，基本是边工作边摸索，对教务管理岗位的职能、学校规章制度和相关条例的认识不清晰，对学科、专业、课程体系等吃不透;处理教学问题时不能从容应对，影响办事效率，甚至激发三者之间的矛盾。由于缺少岗前培训，一些教务秘书在学校教学规章规定解读中存在偏颇、误导现象。因此，要使教务秘书有效地开展工作，岗前培训和日常培训显得尤为重要[3]。

队伍相对稳定，缺乏高素质的管理人员  教务人员的年龄情况如图1所示，20～29岁有九人，30～39岁有20人，40～49岁有15人，50～59有五人，整体上年龄分布合理，以青壮年为主。

教务人员的学历情况如图2所示，总体以本科和研究生为主，达到47人（其中研究生26人）;专科及以下两人。

职称分布如图3所示，总体以讲师和其他中级职称为主，达到25人（其中讲师有九人，其他中级16人）;初级职称13人，未评级八人;两人是副教授，一人是其他副高级。

根据问卷调查，目前二级学院教务秘书主要有新进的年轻的研究生学历的教师，顶岗的实验员、辅导员，年龄偏大、职称上不去而转岗的专任教师，引进高层次人才需要照顾的配偶等。

通过访谈，多数教务秘书对所在学院的各专业知识体系不甚了解，缺乏科班出身或从事过教学一线工作的人员。教务秘书每天疲于应付教务处各职能科室的各项日常工作，少有时间和精力学习所在学院各专业相关的专业知识和研究如何提高管理工作水平;由于专业不对口，换岗、转岗相对频繁;缺乏从事教务管理所需的高等教育管理理论知识，对工作中出现的问题难以做出理性思考，更谈不上管理创新;由于缺乏管理知识，缺乏创新意识，无法应对发展变化的新形势和新问题。

多数教务秘书忙于日常教学管理，没有更多时间和精力提升业务水平，造成队伍结构与人员素质不能适应教学管理和学生培养的要求。有潜能的教务秘书得不到应有的提升和重视，转岗或调离。部分领导认为教务管理岗位是辅助岗，是安置人员的岗位，由此阻碍高素质管理人才进入教务秘书队伍[3]。

岗位编制设置趋向合理，缺少激励机制  对教务秘书队伍的数量、年龄、学历、职称等进行分析，发现江苏师范大学教务秘书队伍目前人员总量的配置相对合理，不同学院存在较大差异，最多的有五人，最少的才一人。考虑二级学院学生数的差异，这样的人员布局不能很好地完成教务管理工作，实际运行中也存在这样的问题。教务秘书工作的上级部门是教务处及相关处室，同样的工作量下达给一个人和五个人来完成，可想而知一个人的工作量有多重多大，工作完成的结果可想而知，对教务秘书身心健康也是不利的。

在个人晋升渠道上，教务学秘书也是缺少发展空间。专任教师学历以博士研究生为主，新进的专任教师为优博或有海外经历。职称晋升上，教务秘书相对更难更慢，很多教务秘书评上中级后就没有提升空间了。教务秘书手头少有课题、项目，很少发表教学教务管理方面的论文、著作，没有研究，没有管理方面的创新。江苏师范大学教务秘书岗位设置为科级，而学校的輔导员既可以走行政级别，也可以走教师职称，造成教务秘书工作积极性不高，加上日常工作繁重细碎，学习时间少，晋升能力不足。学校针对教务秘书工作业绩的表彰和奖励少之又少。因此，教务秘书对工作缺乏热情，工作主动性也不够，导致业务能力强的工作人员将教务秘书岗位作为临时过渡，一定程度上造成教务秘书管理队伍的不稳定。对优秀的高校教育管理者来说，教务秘书工作岗位是缺少岗位吸引力的。

3 优化综合性本科院校教务秘书队伍的措施

通过人事制度改革，建立高素质的教务秘书队伍  要想拥有一支高素质的教务秘书队伍，就必须进行人事制度改革，建立一套完善的、符合教育发展规律的综合性本科院校人事管理制度，人员能进能出，职务能升能降，待遇能上能下，具有竞争，充满生机与活力。

首先，加强队伍人员配备。教务管理人员的编制数应由教务处会同人事处根据各院系学生人数及教学管理工作量的实际需要核定，统一协调安排各学院教务秘书及教务员。

其次，采用现代化的科学方法，对教务秘书的工作业绩做出客观公正的评价。考核结果作为对教务秘书的奖励、晋升、培训依据，与薪酬挂钩，使优秀人才脱颖而出，劳有所得。此举有利于教务秘书队伍留住人才，激发队伍的活力和创造性，促进队伍人员的自主学习和自我提升，从而提升整个队伍的综合实力。

加强培训，使教务管理队伍趋于优化  学校建立健全教务秘书岗位的岗前培训、日常培训与进修制度，使得教学管理人员具有教务管理的相关知识和技能、教学档案材料处理能力、良好的组织和协调能力，以及起草、制定重要文件、重要报告的书写和表达能力等;有相应的机构如人事处或教务处对培训和进修人员进行考评，不参加、不学习、不通过的予以筛选淘汰或转到适合岗位;增加向兄弟院校学习的机会，开阔教务秘书的视野，交流经验，彼此学习，提高教务秘书的管理水平和创新能力。通过培训与进修使得教务秘书职业化，可更专业、科学有效地为师生服务。具有一定管理知识和能力的教务秘书组成的队伍更能形成教学管理合力，打造高校教学管理的屏障，更好地服务于教学。

4 结语

建设一支结构合理、队伍稳定、专业化的教学管理队伍，是综合性本科高校加强教务秘书队伍建设的方向和目标[3]。高校必须重视教务秘书队伍建设，意识到教务秘书队伍成长对学校管理与发展的重要性。为了能适应新形势下的教学管理模式，教务秘书必须加强学习，提高管理水平，培养职业自豪感和正确的从业观念。高校通过制定相应的政策并有效执行，促进教务秘书队伍得以有充足的成长空间，使得高校的教学管理活动有序、高效、有活力地运转。

参考文献

[1]刘延慧.关于加强新建本科院校教学管理的思考[J].广州化工，2014（22）：193-194.

[2]王娟.新建本科高校教学秘书队伍建设现状的调查研究：以陕西学前师范学院为例[J].价值工程，2015（6）：326-327.

[3]邬迪，袁伟.新形势下高校二级学院教务管理工作现状分析[J].文教资料，2016（18）：137-138.