浅谈信息化时代人事档案外包管理

◎冯文敏

（广西大学商学院 广西壮族自治区 南宁 530022）

新形势下人事档案管理面临新的挑战，在信息化时代，纸质档案已逐渐向数字档案进行转变，而档案数字化的呈现，需要数据库建立、管理系统研发、信息网络建设等一系列准备工作，这对普通企事业单位而言是难以实现的。在当前的信息化时代，企事业单位大多趋向于将人事档案管理工作外包给专业的人事档案外包服务机构。现在的人已不再认为外包的业务是企业劣势环节的体现，而是将其看作是企业将资源进行优化配置、高效运作的智慧。也就是指把专业的事情交给专业的人来做，企业既可降低人力成本、管理成本，企业HR也可以节省更多的精力投入至人力资源核心业务中去。因此，档案数字化将成为信息化时代下人事档案管理外包的新业态，并将得到空前地发展。

一、档案业务外包涵义

档案业务外包是档案管理单位与外部专业档案管理机构依据服务合同协议，将全部或部分档案工作委托给外部专业档案管理机构承担或执行的一种档案管理工作模式，是企事业单位资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益、实现档案信息资源开发、共享的必然趋势。

二、人事档案管理的意义

目前，中国正处于知识经济发展时期，与以前的农业、工业经济不同的是，它不是以物力资源和体力资源为依托，而是以个人的知识、能力和智慧为依托。国家实施“人才强国”战略，广西推崇“人才强桂”战略，彰显了人力资源工作是国家建设和社会发展过程中的重中之重。人事档案管理是人力资源管理工作中的重要组成部分，是人力资源管理信息生成和保存的载体。做好各个人员的人事档案管理工作，有利于激发单位用人机制，调动用人单位及各类人才的积极性，提高单位市场竞争力，促进社会人才合理配置，使社会人才资源真正实现人尽其才、才尽其用的最佳配置。

人事档案管理是为了人事档案内容足够完善。通过人事档案，单位可以对员工进行深入的了解，了解他们的过去和现在、了解他们的经历和表现、了解他们的兴趣和爱好。通过档案记载结合实际情况，对人员的岗位进行合理安排，优化劳动力组合，获取最佳效益；通过人事档案记载反映出个人的真实记录，单位可以结合档案内容对员工提出合理的培训、学习建议，有利于单位更好的培养、提拔人才。从另一角度来说，单位结合人事档案开展人力资源管理工作，促进了员工的工作积极性，有效激励员工，为员工提供了良好的工作环境。可见，人事档案管理机制无论是对单位还是个人，都具备相互促进发展、相辅相成的作用。人事档案管理在为单位提供合理人才的同时，也调动了各方面的积极性，使员工扬长避短，为企业的发展铺平道路。

三、人事档案管理新模式

由上述可知，人事档案管理是为了适应国家市场经济发展、社会人才管理战略需要的一种人事管理方式，具有重大的实践意义。伴随着信息化时代的到来，互联网的飞速发展，大数据的广泛应用，人事档案管理不能再按照以往老旧的方式进行管理，继续停滞不前[1]。以往企事业单位在录用、任免、提拔一个人时，企事业单位需要派查档人员拿着介绍信到员工存档机构进行查档，为了查几位员工的档案通常要耗费查档人员半天的时间，路途遥远的甚至要耗费几天时间，而且在查档的过程中不能现场拍照，所以在看到档案后查档人员只能用一张白纸把需要的信息点一点点地记录下来，效率极其低下，手工记录的出错率极高。这是对企事业单位人力物力极大的浪费。因此，专业的人事档案外包服务机构为了提升自身的竞争力，找准市场空白点，结合国家政策，对人事档案管理工作进行改革创新，人事档案信息化管理应运而生。

（一）人事档案管理系统建设

企事业单位将人事档案外包出去，最担心的就是档案安全问题。因此人事档案管理系统作为承载众多档案信息数据的重要工具，在设计和研发上必须把系统安全性和稳定性作为第一考虑的要素[2]。而作为人事档案外包机构应更重视这个问题，考虑到方便单位使用，保证服务器和客户端数据实现实时同步，人事档案管理系统必须使用网联版系统，也使系统的安全需求变得更高。所以不管是在服务器还是在客户端，或者是在数据的传输过程中，对数据信息都要做多重保护措施。客户端的登录可以采用登陆密码和手机动态验证码同步验证的方式进行登陆，类似于手机银行的操作，并且还可以对系统进更高一级的设置，使用密钥登录，以进一步做好信息安全的防护。系统的使用功能除可以支持每个基础信息点的录入外，还要包含几个主要功能：一是数字档案远程查阅；二是OCR图文检索；三是数据统计报表等。

（二）人事档案数字化加工

1.整理

按照《干部档案整理工作细则（组通字〔1991〕11号）》及《中组部关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知（组通字〔2012〕28号）》的标准对档案进行技术加工（清理、修裱、加边、折叠、粘贴和剪裁）、分类、排序、编制目录、换盒（袋）。（整齐美观规范）

2.扫描

使用300DPI高分辨率影像设备按照《纸质档案数字化规范》相关标准对档案材料进行扫描，完整记录纸质原貌，将传统的纸质档案材料转化为以计算机磁盘等设备为存储介质的电子影像档案。（数字档案可长时间保存）

3.图像处理

对图片文件进行专业纠偏（确保偏斜度不超过0.5°，以便于材料调用、阅读）、去污（处理杂质、黑边、污点、孔洞等）、图像拼接（适用于A4以上版面材料）、裁边（去除多余白边、暗影）、覆盖定制水印（可由发包方定制水印名称）等处理。（较传统图像更适合阅读）

4.OCR全文检索

OCR技术是光学字符识别的缩写(Optical Character Recognition)，是通过扫描等光学输入方式将各种票据、报刊、书籍、文稿及其它印刷品的文字转化为图像信息，再利用文字识别技术将图像信息转化为可以使用的计算机输入技术。（例如：可查询某人材料中是否包含某关键字的内容，便于档案快速查阅搜索）。

5.挂接

对图片文件进行专业编码命名，确保档案号和顺序号的一致性和唯一性，使之与档案目录形成正确链接（可实现电子书式阅读体验，减轻视觉及身体疲劳）。

6.上传

将制作完成的数字档案文件上传至接包方配套的数字档案管理平台系统中。（可在配套系统中实现远程调阅、数据共享、支持多终端同时对同一档案协同办公）

（三）电子档案库房搭建服务

在完成人事档案数字化加工的基础上，为每一个单位单独建立一个单位集体户，把同一单位的员工归集在一个户下。因此，一家人事档案外包服务机构可以使用一套人事档案管理平台同时承接多家单位发包出来的业务。就相当于一个大的柜子里分隔出很多小柜子，每个小柜子存放一家单位的档案，并给每个小柜子，也就是每一个单位的电子档案库房设置一个唯一的编码。当单位需要查阅自己员工档案时，可通过配套系统登录已设定好的账号、密码及手机验证码进行档案查阅。每个单位只能查看自己单位户下员工的档案。可查看到的内容包括两部分：一是档案记载的重要信息点，含有员工基本信息、档案流转、户籍信息、学历学位、转正定级、职称、党员信息、档案清单、档案目录、增补材料等；二是数字档案，即档案原貌的高清图片。一个单位可以同时设定多个账号，但必须保证一人一号，这样可以记录每一个人的操作日志，以保证档案数据出现问题时可以有迹可查和追究责任人。

（四）人事档案增补材料信息化更新

单位只需提供增补的材料，人事档案外包服务机构即可派专人上门对材料进行清点整理核对接收，材料拿回来后马上进行信息化处理，同时通过人事档案管理系统第一时间扫描上传，便于单位人员能尽快进行查询，以避免因录入的时间差问题，造成因系统查阅到的材料不齐而使单位对员工产生误解。人事档案进行扫描生成数字档案，就是为了方便查阅和利于保存，避免因客观因素对档案造成破损和缺失，同时也能大大的提高单位的工作效率，节省人力物力的耗损。

（五）物理档案库房的搭建

人事档案进行扫描生成数字档案，就是为了方便查阅和利于保存，避免因客观因素对档案造成破损和缺失。因此作为人事档案管理外包机构，一个规范库房的配备必不可少，所谓规范是指要采用档案密集架管理，密集架承重板做到每一块板可以承重500牛顿以上，同时做到防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防盗、防有害生物、防水、防高温“十防”标准，24小时实时监控。此外，还要为各个服务单位划定专区，实现纸质档案与数字档案都同步做到建立单位专用库房。

四、适度公开，打破“保密”枷锁

在传统的干部人事档案管理体制下，我国干部人事档案由组织人事部门管理，档案内容属于国家机密范围，规定本人不能查看自己的档案，也不能私自查阅亲属的人事档案。现实中，人事档案中的内容是否应该完全保密，绝对不允许当事人查看和接触？其实不然。人事档案的内容里除学籍材料外，大部分为劳动合同、工作证明、离职证明、履历表、年度考核表、职称材料、转正定级、党员材料等。这些材料中，绝大部分内容是经本人手补充的，内容也是由本人填写后再由相关部门审批盖章而成，可见，档案里的材料大部分内容都是本人已经了解的内容。只有少数材料如：犯罪记录、政治审查、鉴定等本人只知道结果，不知道具体内容及过程的材料是不应该对本人公开的。人事档案管理的这种完全保密规定，其实是过分保密了。

人事档案管理观念转变，首先要摘掉“严格”“保密”的帽子，彻底改变以前的从严观，个人信息的保护并不等同于完全的保密，应当遵循适度公开的“半开放”原则，即个人资料信息的收集、处理与利用应对本人保持公开，本人有权获悉自己人事档案里的资料信息，随时了解这些材料的收集、处理与利用情况。但是档案管理开放也仍然要保持权限制管理原则，个人信息的查询、资料的利用应当保持在合理范围内，个人隐私方面的信息坚持保密原则。只有兼顾好两个方面，才能做到人事档案“半开放”，对于个人或是用人单位来说，才具有社会意义。

五、营造人事档案管理信息化氛围

新形势下，要想推动档案管理信息化建设，人事档案外包中介机构应积极发展企业文化，营造出良好的氛围，对档案管理人员进行系统应用操作培训，将信息化技术成果真正地融入到人事档案管理工作中，这样才能促进人事档案管理信息化全面建设。

在当前市场经济条件下，信息资源是一种重要资源，应将科学发展观进行积极落实，同时加强人事档案管理的全面优化。在一定程度上讲，积极开展人事档案信息化全面建设，才能够发挥人才价值，实现资源的共享，进而促进工作效率的提高，同时才能促使人事档案管理与时代发展相同步。