提高高校光学仪器设备管理水平的途径

(南京工业大学 江苏省柔性电子重点实验室 先进材料研究院江苏先进生物与化学制造协同创新中心柔性电子研究部,江苏 南京 211816)

1 引言

随着双一流大学建设等新政策不断推进,对高校科研人员科研水平的要求越来越高,而科研水平的提高离不开学校的硬件设施配套,如大型测试仪器的配备，这就要求高校仪器设备管理水平要不断提升,为创造一流学术成果提供强有力保障。

2 现代高校光学仪器管理中存在的问题

2.1 光学仪器设备使用率低

实验室光学设备利用率不高的主要原因有:一是购置不合理,因为某个科研项目而盲目购置,调研不充分,或是选型落后,或是功能过高;二是大型光学仪器购买成本高,运行维护成本也高,有些单位无足够经费用来维护仪器,导致仪器损坏后无法维修;三是有些部门存在重复购置现象,喜新厌旧,旧的仪器就被闲置下来;四是目前国内高校从事光学方向的研究人员相对较少。

2.2 光学仪器设备缺少专业的管理人员

光学仪器的精密性决定了其在使用过程中操作者必须严格遵守操作规程,并且仪器必须处于干燥、透气、清洁的工作环境中。有些高校为了节省开支,不给二级单位配置专职的光学仪器设备管理人员及专门的超净实验室,或者即使配置了,但是由于管理人员的地位低、待遇低,管理员严重流失,现有的管理人员缺少相关的光学专业理论知识和管理技能,且配置的超净实验室无法达到仪器要求的运行环境,导致仪器光学元件出现发霉、生雾、蒙灰以及机械部分锈蚀、机械结构变形、动作失灵等情况,使得仪器无法正常使用,甚至损坏,增加了学校的经济负担。

2.3 光学仪器管理规章制度不完善

俗话说：无规矩难成方圆。科学健全的管理制度是仪器有序运行的根本保障。部分高校的二级学院生搬硬套其他部门或其他相关专业的仪器管理制度,只注重一般仪器操作使用过程的说明,仪器预约、收费及惩罚制度不够细化,未考虑光学仪器的具体管理要求,致使仪器出现问题无法得到及时解决。

2.4 光学仪器设备缺少定期检修、维护和保养

大型光学精密仪器只有定期检修维护,才能保障其正常运行。而现有的仪器管理制度存在重使用、轻维护的问题。国家教育部《高等学校仪器设备管理办法》明确规定：“大型仪器设备购置后,应保证每年的运行维修费所需不低于购置费的6%”。但是部分学校部门根本没有专门的维修经费,导致仪器出现问题不能及时处理;还有些学校部门在最开始制定光学仪器管理制度时,就未能明确维修责任,导致仪器出现故障后,无人担责。

2.5 光学仪器设备缺少信息化智能管理体系

国内现有的仪器管理预约系统多是半人工半智能模式,光学仪器也不例外,如预约系统无法智能控制仪器开关机,导致使用者经常超时使用；无法实现跨部门跨地区预约扣费；对于一些大型仪器特殊功能扣费无法做到精细区分,多数还是要使用纸质版的预约申请单预约申请、缴纳机时费等。

2.6 光学仪器设备缺少有效地开放共享机制

目前,部分高校成立了相应的分析测试中心,在网站上公开光学仪器信息及相关负责人联系方式,但是,多数高校都没有分析测试中心,许多大型光学精密设备也没有在部门网站公开,只是对本部门开放使用,这就导致其他高校和企业无法知悉并使用。大大降低了高校与高校、高校与企业之间的合作交流,无法实现互利共赢,使得光学仪器使用率大大降低,同时也增加了仪器自身维修负担。

2.7 光学仪器设备管理缺少有效的绩效考核评估机制

目前,在部分高校,相对于专职科研岗位,实验技术岗不受重视,待遇相对偏低,使得实验技术岗位人员普遍工作积极性不够,处于被动工作状态,加之,部分高校人员对实验技术岗位人员考核相对粗略,不能根据仪器的资产原值、精密程度、年使用机时、年维护维修次数、管理仪器数量及实验室间数来衡量管理者的工作量,一概而论,奖惩不明,严重影响了光学仪器管理员的积极性。

3 高校光学仪器设备管理提升途径

3.1 加强光学仪器管理人员的培训,提升其管理水平

目前,光学仪器设备的自动化水平越来越高,实验人员的技术水平直接影响着实验结果的准确性和仪器设备的利用率,所以需要为光学相关实验技术人员积极创造条件,通过短期培训、学习深造、考察交流、参加学术会议等多种途径,了解光学仪器设备发展动态和学科前沿技术,学习相关仪器管理方面的理论和操作技能,使每一位管理员对所管理的仪器设备性能完全了解,进一步提升其管理水平。同时明确管理员的岗位责任,鼓励其参加职称评定,根据大家的实际需要为管理人员提供进修、提升通道，进一步激发管理人员的创新意识,调动大家的积极性和创造性,达到提升管理水平的目的。

3.2 加强和完善管理人员绩效考核评估和大型光学仪器设备考核机制

3.2.1 加强和完善管理人员绩效考核评估

把光学仪器设备总体运行情况作为仪器管理人员绩效考核评估的重要依据,对管理仪器的资产原值、测试机时情况、管理仪器数量、管理实验室数量、培训人数、科研成果、功能开发、对外服务、仪器设备完好率和运行环境良好程度、维修费用投入与产生经济效益、档案建设等进行综合评估。基于此,每年年底对所有管理人员进行综合考评,奖罚分明,进一步激励、督促管理人员提升管理水平;落实仪器管理人员编制和岗位责任制,实施实验系列职称单独评定制度，确保实验技术人员的利益,从而稳定大型仪器管理技术队伍。

3.2.2 完善大型贵重光学仪器设备考核机制

学校资产管理处每月对全校各单位、各部门的贵重仪器设备进行抽查考核，包括：(1) 预约、使用、账目相符情况;(2) 大型贵重精密仪器设备的使用率、故障率，相关管理规章制度是否健全;(3) 仪器参数资料保存是否完整等。光学仪器设备管理人员根据定期检查结果,逐项如实填写《大型仪器设备年使用情况调查表》、《贵重仪器效益考核抽查统计表》,经各单位部门设备管理员签字认可后存档备查。对大型贵重精密仪管理不到位的单位,设备管理人员应指导、督促其进行整改。

3.3 加强光学仪器设备的定期维护,建立健全的仪器设备检定制度

光学仪器设备应重维护,仪器管理员应定期对正常运行的光学仪器设备进行检查、保养,发现故障及时排除,减少故障发生率。实验室常见光学仪器有:迈克尔逊干涉仪、显微镜、单色仪、光谱仪、激光器、椭圆偏振光谱仪、光度色度仪、分光计、空间光调制器等,这些光学仪器主要由透镜、棱镜、平面镜、球面镜、光栅等光学元件组成,一些光学仪器还包括机械部分和电的部分,这就需要维护者注意实验室环境、洁净度等因素。在定期维护的同时，还需及时记录并保存各个仪器设备的使用情况、故障情况、环境条件、维护方式及保养频率等因素,为定期检修和保养做准备。对于大中型光学设备,需要设置固定的检修维护时间,定期检修、维护、校准;对于小型光学设备,在拟定详细的开关机顺序及使用流程的基础上,应列出常见故障及故障解决措施。

3.4 加强光学仪器设备的分类管理

光学实验室可以根据光学仪器设备的具体用途及运行环境要求划分种类管理。对于中小型常规仪器设备可以分散管理,由每个仪器管理员自行管理,并建立预约使用登记制度,方便查询仪器设备的预约使用、维护和维修情况,如包含有透镜等光学元件的中小型仪器就需要洁净且干燥的实验室环境。对于大型精密仪器设备可以实行集中管理,如SEM、STEM、TEM等大型仪器,由学校相关部门建立合理的管理机制,采取专管专用、专管共用和托管共用相结合的管理模式,实现资源共享,提高仪器设备的利用率。

3.5 制定并完善光学仪器设备管理规章制度

许多实验室现有的光学仪器设备管理规章制度不健全、不规范或可操作性不强,如检修后的验收、维护的具体内容、简单故障的处理方式等具体问题规定不详,导致管理人员很难按照规定执行,无法准确记录光学仪器设备的使用和维护保养情况,无法产生监督管理的效果。因此,各个仪器管理员需要制定与仪器设备相对应的规章制度,详细规定仪器预约流程、操作流程、使用注意事项、普通故障处理、质量控制流程、日常维护细则及操作失误惩罚措施等相关内容,并对规章制度的执行加强监督,确保仪器设备的规范使用。

3.6 加强仪器设备信息化管理,建立健全的网络共享平台

各学校各部门应建立仪器设备网络共享平台,如建立光学仪器设备分析测试中心,并与其他学校部门实验室联网,实现资源共享,充分利用信息化手段,提高设备管理使用效率。在管理系统中应公开仪器设备相关信息,如调研、申请、采购、安装、预约使用、检测、维修、保养和报废等相关信息,统一填写《管理单位科研设施与仪器开放服务信息公示表》,并实现随时查询功能,使各级用户能够随时查询设备参数信息及使用情况,使设备的各项信息透明化,最大限度地发挥设备的社会效益和经济效益。

4 结语

高校实验室仪器管理和维护是搞好教学和科研的基础,是建设双一流大学的重要保障,光学仪器设备是高校仪器设备的重要组成部分,对光学仪器设备的管理和维护不容忽视。本文概括了目前光学仪器管理过程中存在的问题以及提升方法,希望光学仪器管理人员通过这些方法可以进一步提升光学仪器的管理水平,更好地为教学和科研服务。