新制度下的会计档案研究

蔡建玲

（云南省德宏州人民医院，云南德宏 678400）

近年来，伴随着社会经济、计算机技术的快速发展及应用，会计档案管理工作也发生了极大的改变，在2016年1月1日实施《会计档案管理办法》之后，会计档案管理工作出现了新的挑战。因此，在实际中，必须立足于新制度的要求，对会计档案管理工作进行改革、创新，从而更好地发挥出会计档案的作用，实现会计档案管理工作的现代化建设。

1 新制度下的会计档案作用

对于会计档案，在实际经营中发挥着十分重要的作用，首先，会计档案是开展经济活动的重要依据。在市场经济深入发展的今天，会计档案是开展经济活动时的第一手资料，其记录着原始数据凭证，并且在经济调节发展中有十分关键的作用，是国家、政府、单位进行经济管理的重要工具。其次，会计档案是领导层决策的重要依据，在实际中，领导决策层在进行相关决策时，往往需要通过对各种决策数据进行分析，而这些决策数据有80%来源于会计档案，所以会计档案的真实性、准确性将会直接影响到领导决策的科学性，所有全面加强会计档案管理对于单位发展具有极其重要的意义。

2 当前会计档案工作存在的问题

2.1 没有准确定位会计档案的作用

在实际中，会计档案是单位出现经济活动后的重要证据、资料，记录了单位从成立至今的运行轨迹。政府审计部门、税务机构等在对单位开展财务检查活动时，通过会计档案可以准确地将单位是否有弄虚作假、违法乱纪等行为反映出来，同时会计档案还可以为单位提供更加详细的经济资料，为单位的经营决策提供帮助，但是从实际情况看，单位还并没有充分意识到会计档案的重要性，部分领导过于看重资金的管理，忽视了会计资料的管理、监督，将会计资料随意的保存在柜子里，从而造成了会计资料管理不到位。

2.2 对新制度宣传不到位

伴随着新制度的实施，会计档案管理工作也面临着新的挑战，这就要求单位及时结合新制度，对现行的会计档案管理制度进行相应的调整，从而更好地开展会计档案管理工作。而从当前的实际情况看，并没有对新制度进行宣传，导致单位依然沿用传统的会计档案管理制度，使得会计档案管理工作仅仅停留在不损坏、不丢失、不能散乱的状态，并没有加强其他方面的会计档案管理制度建设，从而极大的影响到会计档案管理工作的开展。

2.3 会计档案日常管理存在缺陷

首先是会计资料装订不规范，如发票粘贴不规范、票据粘贴在装订线外，导致在进行查账时，部分内容无法看清，影响到会计档案管理质量。在新时期下，会计电算化已经广泛应用在各个领域，同时单位为了满足会计电算化的运行需求，也要求对会计软件进行相应的升级，但是在升级过程中，并没有对之前的财务软件版本进行相应的保存，从而造成了部分电子档案信息丢失。其次在进行日常的会计档案管理中，没有对会计档案进行严格的控制，加上会计人员在工作变动时，没有办理好相应的会计档案交接手续，也没有建立相应的会计档案查阅登记体系，很容易造成会计档案丢失、篡改，不利于会计档案信息的真实性和完整性。最后是会计档案资料的应用效率不高，实施会计档案管理的最终目的是服务经济发展，而在实际中，单位对会计档案的管理仅仅是停留在日常工作上，如收集档案资料、归档保存等，并没有充分发挥现有档案资料的价值，也没有利用会计档案进行相应的监管，难以充分发挥会计档案的价值。

3 新制度下的会计档案管理策略

3.1 提高对会计档案的重视力度

会计档案是单位生产经营中最为重要的档案资料之一，因此，在实际中，各级领导都需要充分意识到会计档案对于单位发展的重要意义，切实提高对会计档案管理的重视力度，并将会计档案管理工作纳入单位的发展战略中，实现会计档案管理的规范化、科学化。同时，单位还需要进一步加强对档案管理人员的业务培训，要不断提升档案管理工作人员的管理知识、管理技能，保证档案管理人员可以更加规范地开展档案管理活动。单位应该主动的宣传、讲解新制度，使得每一个档案管理人员都可以熟知新制度，并且能严格地按照新制度进行会计档案管理工作。

3.2 制定明确的会计档案管理体系

在实际中，单位应该对现行的会计档案管理制度进行全方位的分析，寻找其与新制度不匹配的地方，然后根据新制度对现有的会计档案管理制度进行完善、补充，特别是关于电子会计档案管理这一块，更是要制定更加健全的管理体系，从而防止出现会计档案资料丢失、泄密、毁坏等情况。由于实施会计电算化以后，会计档案数据的存储主要是在磁性介质上，如果发生火灾、盗窃等情况，会有极大的可能出现会计档案资料损毁的情况，因此，在实际中，还需要制定严格的会计电算化软件管理制度，从而保证会计信息系统的安全运行。另外，在会计档案保存中，还应该做好备份归档工作，为会计电算化可以得到更加深层次的发展提供良好保障。

3.3 注重会计档案日常管理

会计档案是单位发展的重要信息来源，各类税务机关、审计机关等的检查以及财务部门的日常查询，都是需要会计档案资料支撑的，所以在实际中，需要全面加强会计档案的管控，明确每一个档案管理人员的职责，并对会计档案管理进行优化控制，从而更好地发挥会计档案的作用。在实际中，单位还需要进一步加强会计档案的收集整理工作，要保证收集到的会计档案资料真实、完整、原始、规范，这样才可以为后续的会计档案管理工作打下良好基础。在会计档案管理工作中，还应该严格地按照相关要求，做好本单位会计档案管理的新旧衔接工作，特别是不同类型的会计档案保管期间、电子会计档案资料归档衔接等问题，能实现新旧会计档案的良好过度。此外，单位还应该进一步加强对新制度的实施情况进行指导、监督，要制定相应的监督管理方法，定期开展自我监督工作，对于会计档案管理中存在的重点、难点问题进行分析，并与上级领导进行沟通协商，保证新制度可以更好地落实在实际，从而更好地发挥会计档案管理的作用。

4 结语

综上所述，会计档案是单位生产经营中，对记载会计核算类数据、资料整理而来的数据档案资料，对于单位的经营决策有极大的影响，因此，在实际中，必须充分意识到当前会计档案工作存在的问题，结合具体情况，对会计档案工作进行改革创新，提高对会计档案的重视力度，制定明确的会计档案管理体系，注重会计档案日常管理，从而更好地满足各方面发展需求。